Dalam bisnis, pencatatan pekerjaan sangat penting agar setiap tugas berjalan lancar. Tanpa dokumen yang jelas, instruksi bisa terlewat dan produktivitas terganggu. Work order form membantu mengatur dan mendokumentasikan tugas secara sistematis.
Selain mencatat detail pekerjaan, work order form mempercepat proses persetujuan dan meningkatkan efisiensi operasional. Namun, jika dikelola secara manual, prosesnya bisa lambat, rentan terhadap human error, dan sulit dipantau secara real-time.
EQUIP Software Procurement hadir sebagai solusi otomatisasi yang memungkinkan pencatatan lebih akurat dan pemantauan status kerja yang lebih mudah. Dengan sistem yang terintegrasi, bisnis dapat mengelola work order tanpa risiko kesalahan manual.
Jika bisnis Anda membutuhkan work order form yang praktis, kami telah menyiapkan template siap pakai. Tersedia dalam format PDF, Word dan Excel, template ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan industri Anda.
Key Takeaways
Work order form adalah dokumen untuk menginstruksikan, mengelola, dan mencatat pekerjaan agar lebih sistematis.
Fungsi work order form untuk mencatat, memantau, dan mengelola tugas agar lebih terstruktur dan efisien.
Komponen work order form mencakup informasi pekerjaan, nomor identifikasi, waktu pelaksanaan, kontak terkait, perkiraan biaya, dan status penyelesaian.
Apa itu Work Order Form?
Work order form adalah dokumen yang digunakan perusahaan untuk menginstruksikan, mengelola, dan mencatat pekerjaan. Dokumen ini mencantumkan detail tugas, seperti deskripsi pekerjaan, tenggat waktu, dan pihak yang bertanggung jawab. Hal ini memastikan pekerjaan berjalan sistematis.
Dalam industri manufaktur, work order form digunakan untuk perencanaan produksi dan pemeliharaan mesin. Saat terjadi kerusakan, supervisor mengisinya dengan instruksi teknis dan daftar suku cadang. Tim pemeliharaan menggunakannya sebagai panduan kerja.
Selain mencatat pekerjaan, work order form juga berfungsi sebagai dokumen referensi. Informasi yang terdokumentasi dapat digunakan untuk evaluasi, audit, atau perencanaan operasional. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi kesalahan.​
Fungsi Work Order Form
Agar pekerjaan lebih terstruktur dan efisien, perusahaan membutuhkan sistem pencatatan yang jelas. Work order form hadir sebagai solusi untuk mengatur, memantau, dan mendokumentasikan setiap tugas. Berikut beberapa fungsi utama dari work order form:
- Mencatat pekerjaan secara detail: Work order form berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat tugas yang harus diselesaikan. Dokumen ini mencantumkan detail pekerjaan, alat yang dibutuhkan, serta langkah-langkah pelaksanaan agar lebih terstruktur.
- Mempermudah pemantauan progres: Dengan work order form, perusahaan dapat memantau status pekerjaan secara real-time. Dokumen ini membantu mengidentifikasi apakah tugas sudah selesai, masih dalam proses, atau mengalami kendala. Hal ini meningkatkan transparansi dan mencegah keterlambatan.
- Menjamin komunikasi yang efektif: Dokumen ini memastikan setiap pihak memahami tugas yang harus dikerjakan. Work order form membantu menyampaikan instruksi dengan jelas, sehingga mengurangi risiko kesalahan akibat miskomunikasi dalam tim.
- Sebagai referensi untuk evaluasi: Work order form berfungsi sebagai arsip yang dapat digunakan untuk evaluasi kinerja. Data dalam dokumen ini membantu mengidentifikasi hambatan kerja, meningkatkan efisiensi operasional, dan mempermudah proses audit.
- Membantu pengelolaan waktu dan sumber daya: Dengan mencatat estimasi waktu dan sumber daya yang digunakan, perusahaan dapat mengatur jadwal kerja lebih efektif. Hal ini membantu memastikan pekerjaan selesai sesuai tenggat waktu yang ditentukan.
Komponen Penting yang Harus Ada pada Work Order Form 
Dengan berbagai fungsi tersebut, work order form menjadi alat penting dalam manajemen operasional. Agar lebih efektif, dokumen ini harus memiliki komponen yang lengkap dan sesuai standar. Berikut komponen penting yang harus ada dalam work order form:
1. Informasi pekerjaan
Deskripsi yang berisi ringkasan tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan, termasuk detail spesifik mengenai apa yang perlu dilakukan. Informasi ini membantu memastikan semua pihak memahami cakupan pekerjaan yang harus dilakukan.
2. Nomor identifikasi work order
Setiap work order harus memiliki nomor unik sebagai tanda pengenal. Nomor ini digunakan untuk melacak status pekerjaan dengan lebih mudah dan menghindari duplikasi atau kebingungan dalam proses operasional.
3. Waktu pelaksanaan
Work order perlu mencantumkan tanggal pembuatan serta estimasi penyelesaian pekerjaan. Dengan adanya informasi ini, tim dapat mengelola jadwal dengan lebih baik dan memastikan pekerjaan selesai sesuai tenggat waktu.
4. Data kontak pihak terkait
Informasi ini mencakup nama dan kontak pihak yang mengajukan permintaan serta individu atau tim yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas. Dengan demikian, komunikasi antara semua pihak yang terlibat dapat berjalan lebih lancar.
5. Perkiraan biaya
Jika pekerjaan memerlukan anggaran, work order harus mencantumkan estimasi biaya yang dibutuhkan. Hal ini berguna untuk memastikan efisiensi penggunaan sumber daya dan menghindari pembengkakan anggaran yang tidak terkontrol.
6. Status penyelesaian pekerjaan
Bagian ini berfungsi untuk memperbarui progres pekerjaan, apakah masih dalam proses, sudah selesai, atau sedang dalam tahap evaluasi akhir. Status ini membantu tim dalam memantau perkembangan pekerjaan secara real-time.
Contoh Work Order Form untuk Beberapa Industri
Work order form digunakan di berbagai industri untuk mengatur dan mendokumentasikan pekerjaan yang harus dilakukan. Berikut adalah beberapa contoh penerapan work order form dalam industri manufaktur, ritel, dan facility management:
1. Industri Manufaktur
Dalam industri manufaktur, work order form berfungsi untuk mengelola proses produksi, perbaikan mesin, dan pemeliharaan fasilitas. Dengan adanya work order form, setiap tugas dapat dilacak dengan lebih mudah dan produksi dapat berjalan lebih efisien.
Agar manajemen work order dalam industri ini lebih optimal, perusahaan dapat menggunakan software manufaktur yang membantu dalam perencanaan produksi, pelacakan pesanan, hingga pemeliharaan mesin secara otomatis.
Berikut contoh work order dalam industri manufaktur:
2. Industri Ritel
Di sektor ritel, work order form biasanya digunakan untuk mengatur restocking produk, pemeliharaan toko, atau pemasangan display promosi. Work order form memastikan bahwa operasional toko berjalan lancar dan kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi tepat waktu.
Berikut contoh work order dalam industri ritel:
3. Facility Management
Dalam pengelolaan fasilitas, work order form diperlukan untuk mengatur perawatan gedung, perbaikan alat, hingga layanan kebersihan. Dengan sistem yang terdokumentasi, pemeliharaan fasilitas menjadi lebih terstruktur dan efisien.
Berikut contoh work order dalam facility management:
Setiap industri memiliki kebutuhan yang berbeda dalam pembuatan work order form. Dengan format yang sesuai, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan setiap tugas terlaksana dengan baik.
Untuk mempermudah pengelolaan work order di berbagai sektor, penggunaan sistem ERP dapat menjadi solusi efektif. Sistem ini membantu mengintegrasikan berbagai proses bisnis, termasuk manajemen inventaris, perawatan aset, dan pemantauan tugas secara real-time.
Download Template Work Order Form
Work order form yang terstruktur membantu perusahaan dalam mengelola pekerjaan dengan lebih efisien. Namun, membuatnya dari nol bisa menjadi tugas yang memakan waktu, terutama jika harus disesuaikan dengan kebutuhan industri tertentu.
Sebagai solusi, Anda dapat menggunakan template work order form yang sudah siap pakai. Tersedia dalam format PDF, Word, dan Excel, template ini dapat langsung digunakan serta disesuaikan dengan kebutuhan operasional bisnis Anda.
template-work-order-form-excel
Cara Membuat Work Order Form yang Efektif
Agar work order form dapat berfungsi secara optimal, ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam proses pembuatannya. Berikut adalah cara membuat work order form yang efektif:
1. Menentukan tujuan dan kebutuhan
Setiap industri memiliki kebutuhan yang berbeda dalam penggunaan work order form. Oleh karena itu, perlu ditentukan tujuan utama formulir ini, apakah untuk perawatan aset, manajemen produksi, atau layanan pelanggan.
2. Menggunakan format yang jelas dan mudah dipahami
Pastikan formulir memiliki struktur yang rapi dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat. Gunakan tabel atau kategori yang memisahkan informasi utama seperti deskripsi tugas, tenggat waktu, dan nama pihak yang bertanggung jawab.
3. Mencantumkan informasi yang lengkap dan relevan
Work order form harus mencakup elemen-elemen penting seperti nomor order, detail pekerjaan, lokasi, serta estimasi biaya dan waktu penyelesaian. Informasi yang jelas akan meminimalkan kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
4. Menggunakan sistem digital untuk otomasi
Agar lebih efisien, pertimbangkan penggunaan sistem digital atau software ERP yang dapat mengotomatiskan proses pembuatan, pemantauan, dan pengelolaan work order. Hal ini akan meningkatkan akurasi serta mengurangi pekerjaan manual.
5. Memastikan alur persetujuan dan pemantauan yang jelas
Penting untuk menentukan pihak yang berwenang dalam menyetujui work order sebelum tugas dijalankan. Selain itu, sistem pemantauan harus disiapkan agar progres pekerjaan dapat dilacak secara real-time.
Optimalkan Pengelolaan Work Order dengan EQUIP Software ERP
Mengelola work order secara manual dapat menjadi tantangan yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan work order, penggunaan sistem terintegrasi seperti EQUIP Software Procurement menjadi solusi yang tepat.
Fitur EQUIP Software Procurement:
- Modul manajemen pemeliharaan: Membuat dan melacak work order untuk pemeliharaan rutin atau perbaikan aset, peralatan, dan mesin agar operasional tetap optimal.
- Modul manajemen layanan: Mengelola work order untuk layanan eksternal, seperti instalasi, perbaikan, atau perawatan yang melibatkan pihak ketiga atau penyedia jasa.
- Modul pengadaan: Memproses pengadaan barang atau jasa dengan mudah melalui pembuatan work order yang terorganisir dan sesuai kebutuhan pekerjaan.
- Modul manajemen proyek: Merencanakan dan mengelola proyek dengan efisien melalui work order yang mengatur setiap tugas dan pekerjaan yang perlu diselesaikan.
- Online mobile access: Memantau seluruh aktivitas dan perkembangan bisnis secara real-time dari mana saja dan kapan saja melalui berbagai perangkat.
- Database berbasis cloud: Menyimpan, mengelola, dan berkolaborasi dengan data dari seluruh departemen dalam satu database online yang aman.
Dengan fitur-fitur tersebut, EQUIP membantu perusahaan mengotomatisasi dan menyederhanakan proses bisnis, termasuk pengelolaan work order. Sistem ini meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, dan memastikan setiap tugas berjalan optimal.
Jangan ragu untuk mencoba sendiri bagaimana EQUIP dapat mengoptimalkan manajemen bisnis Anda. Dapatkan demo gratis sekarang dan rasakan kemudahan dalam mengelola work order secara digital!
Kesimpulan
Work order form berperan penting dalam proses pengadaan, membantu bisnis mencatat dan mengelola setiap permintaan dengan lebih sistematis. Dengan dokumen ini, setiap pesanan dan tugas dapat berjalan sesuai prosedur, meningkatkan efisiensi, serta mengurangi risiko kesalahan operasional.
Dengan EQUIP Software Procurement, pengelolaan work order menjadi lebih efisien dan terstruktur. Prosesnya terotomatisasi, meminimalkan risiko human error, serta memungkinkan pemantauan status pesanan secara real-time.Â
Optimalkan sistem pengadaan bisnis Anda dengan solusi digital yang lebih cerdas. Coba demo gratis EQUIP Software Procurement sekarang!
