Dalam dunia bisnis yang dinamis, mengelola hubungan dengan berbagai vendor dapat menjadi tantangan yang signifikan. Banyak perusahaan menghadapi masalah dalam mengoordinasikan komunikasi, memastikan kepatuhan, dan mengoptimalkan kinerja vendor. Kurangnya transparansi dan kontrol dapat menyebabkan inefisiensi dan biaya tambahan yang tidak diinginkan.
Vendor Management System (VMS) hadir sebagai solusi untuk mengatasi tantangan ini. Dengan VMS, perusahaan dapat mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses manajemen vendor, mulai dari pemilihan hingga evaluasi kinerja. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan standar perusahaan.
Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan pengertian VMS, tujuan utamanya, dan berbagai keuntungan yang bisa didapatkan oleh bisnis yang mengimplementasikannya. Dengan memahami dan menerapkan VMS, perusahaan dapat mengoptimalkan hubungan dengan vendor, meningkatkan kinerja, dan mencapai keuntungan kompetitif di pasar.
Pengertian Vendor Management System
Dalam menjalankan bisnis, organisasi supply chain yang baik dan segala proses dengan nilai terkait maka hal penting yang perlu Anda persiapkan adalah vendor management. Vendor management system adalah rangkaian perangkat lunak yang membantu bisnis menangani pengadaan barang dan jasa (procurement), dari kontak awal hingga kesepakatan atau membangun hubungan bisnis.
Proses pengelolaan vendor diawali dengan permintaan pendaftaran oleh vendor, pemasukan dan pembaruan (input dan update) data-data rekanan, hingga proses verifikasi vendor. Dengan menggunakan sistem ini Anda akan mendapatkan banyak manfaat seperti mempercepat proses, dokumentasi, persetujuan, pengadaan barang. Sistem ini juga akan memudahkan Anda dalam mengintegrasikan informasi, produk, layanan vendor, dan mempercepat proses evaluasi pengadaan barang dan jasa.
Baca juga: Mengenal Procurement Management dan Fungsinya bagi Perusahaan
Tujuan Vendor Management System
Vendor Management System atau VMS dibentuk dengan tujuan untuk mendapatkan informasi yang transparan terkait pengadaan barang/jasa yang dilakukan perusahaan. Sistem ini dapat membuat perusahaan mendapatkan keuntungan salah satunya mencegah adanya maverick cost. Masalah ini dapat diminimalisir karena dalam sistem ini terdapat keterbukaan informasi mengenai pemasok dan pengeluaran perusahaan yang transparan dan proses transformasi akan berjalan lebih lancar.
Tujuan utamanya adalah untuk mengumpulkan, menyelaraskan dan mengorganisir data yang berhubungan dengan pemasok, termasuk menjalin mitra yang baik dengan pemasok. Vendor management system juga dapat mengurangi risiko atas masalah yang akan timbul dan mengarahkan kegiatan pengadaan agar lebih efisien serta menghasilkan profit bagi perusahaan.
Jika dijabarkan, berikut beberapa tujuan utama dari implementasi vendor management.
- Memastikan kinerja vendor sesuai harapan.
- Meningkatkan value for money dari vendor, kerjasama yang menguntungkan antara biaya kualitas, dan keberlanjutan pemenuhan kebutuhan.
- Mengurangi risiko serta meningkatkan ketahanan pemasok apabila timbul masalah.
- Mengarahkan pengadaan barang/jasa dari yang awalnya “penghematan” menjadi “penghasil keuntungan”
- Mengelola hubungan yang baik dengan vendor.
Keuntungan Pembentukan Vendor Management System
Setelah mengetahui tujuan dari vendor yang dapat memberikan keuntungan bagi bisnis Anda. Lalu apa saja keuntungan yang akan Anda dapatkan ketika menggunakan sistem ini. Berikut ini keuntungan dari vendor management system.
1. Mendapatkan pilihan yang baik
Dengan pengaplikasian yang baik oleh sistem maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan adanya calon mitra yang luas, menghasilkan pilihan yang tepat sesuai dengan kemampuan perusahaan. Sistem ini juga akan membantu perusahaan untuk menemukan mitra atau rekanan yang sesuai dengan industri yang bisnis Anda masuki. Dengan hal tersebut maka perusahaan juga dapat mengefisiensikan pengeluaran.
2. Meningkatkan kekuatan pembelian
Dalam sistem ini akan menampilkan banyak data dari vendor atau rekanan. Dengan banyaknya data rekanan yang terdata dan hubungan yang terjaga dengan baik, maka perusahaan dapat melakukan proses konsolidasi. Anda juga dapat meningkatkan daya beli konsumen dengan menurunkan harga pembelian dengan pengadaan dalam jumlah besar dari supplier yang telah terseleksi.
3. Meningkatkan kepatuhan supplier
Dengan data-data yang ada, perusahaan akan lebih mudah mengatur supplier atau rekanan. Maka pola komunikasi, dokumentasi, serta audit dan proses due diligence dapat berjalan dengan akurat. Seperti yang Anda ketahui, bahwa data memiliki peran krusial dan menjadi kunci bagi perusahaan.
4. Manajemen performa yang baik
Sistem ini akan mengintegrasikan data dengan baik. Dengan performa keseluruhan data tersebut, maka perusahaan dapat melihat kinerja perusahaan baik atau tidak. Hal ini juga menjadi sumber pengambilan keputusan bagi perusahaan. Pengambilan keputusan yang didasarkan dengan data yang valid akan memperbesar angka keberhasilan dari keputusan tersebut.
5. Mengurangi biaya
Penggunaan vendor management bukan hanya sebatas agar perusahaan mendapatkan harga termurah dari pemasok. Dengan sistem ini perusahaan juga dapat melihat transparansi dari pemasok atau rekanan, menentukan nilai produk terbaik, dan melihat biaya-biaya yang tidak terduga yang perusahaan tidak ketahui. Hal tersebut membuat perusahaan dapat mengendalikan laju pengeluaran perusahaan untuk melakukan penghematan.
Bagi sebuah perusahaan pengendalian keuangan tentu sangat penting. Dengan penggunaan vendor management system yang tepat maka perusahaan akan memperoleh keuntungan agar dapat menjalankan strategi perusahaan dengan baik.
Baca juga: Mengapa Software Akuntansi Penting dalam Kegiatan Bisnis?
Tips Sukses Menerapkan Vendor Management
Apakah Anda sudah tertarik untuk mengimplementasikan sistem ini dalam bisnis? Namun sebelum itu ketahuilah beberapa tips dan strategi untuk mensukseskan proses implementasi vendor management system pada perusahaan, sebagai berikut.
1. Transparansi informasi
Dengan adanya keterbukaan informasi mengenai pemasok atau rekanan dan pengeluaran perusahaan yang transparan, proses transformasi akan berjalan lebih lancar. Peningkatan supply chain visibility juga mungkin saja terjadi dan saling selaras yang dapat mencegah terjadinya bullwhip effect. Semua aliran barang dan informasi dapat diprediksi dengan baik dengan tingkat akurasi yang tinggi.
2. Membangun relasi jangka panjang
Prinsip dalam vendor management adalah memiliki tujuan untuk membangun hubungan jangka panjang antara penjual dan pembeli. Selain itu, juga hubungan antara pemilik usaha dengan rekanan. Hubungan jangka panjang ini bertujuan untuk menjaga kualitas dari barang/jasa yang bisnis Anda tawarkan.
3. Kolaborasi vendor dengan vendor management system
Kolaborasi yang sukses akan menghasilkan hubungan yang baik bagi perusahaan baik ke pembeli maupun ke penjual. Banyak perusahaan yang berkolaborasi dengan vendor untuk meningkatkan daya saing dari perusahaan. Kolaborasi yang sukses ini akan memberikan hasil dan keuntungan yang nyata bagi kedua belah pihak. Selain itu, perusahaan dapat menghemat biaya dengan nilai atau value produk yang tetap sesuai standar perusahaan.
4. Management risiko
Manajemen risiko merupakan proses identifikasi, penilaian, dan pencegahan risiko pada supply chain perusahaan. Seorang pengadaan yang baik akan memiliki standar praktik untuk memantau pemasok atau vendor yang ada. Perusahaan juga harus memiliki rencana-rencana seperti strategi, implementasi, dan performa perusahaan.
5. Segmentasi vendor
Kesuksesan pengimplemenasian sistem ini juga dipengaruhi dengan pembagian yang tepat untuk daftar pemasok yang dimiliki. Misalnya saat perusahaan dapat mengklasifikasikan menggunakan matriks Kraljic untuk memetakan vendor menjadi 4 kelompok dengan mempertimbangkan manfaat dan risiko yang perusahaan dapatkan.
Pentingnya Vendor Management System untuk Bisnis
Vendor Management System menjadi penting dalam sebuah bisnis karena sistem ini dapat mengintegrasikan informasi yang transparan terkait pengadaan yang perusahaan lakukan. Sistem ini juga dapat membantu Anda dalam proses identifikasi penilaian dan mencegah risiko pada proses pengadaan barang.
Selain itu, jika terjalin hubungan yang baik dengan vendor maka dapat memberikan hasil dan keuntungan bagi kedua belah pihak. Mengimplementasikan sistem ini pada bisnis Anda bukan hanya sebatas agar perusahaan mendapatkan harga termurah dari pemasok, namun juga mempertimbangkan nilai produk terbaik dan kualitas produk.
Bukan hanya itu, dengan implementasi yang tepat maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan adanya calon mitra yang luas. Sehingga perusahaan dapat memilih vendor yang paling tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Hal tersebut juga dapat mengefisiensikan pengeluaran perusahaan. Dengan sistem ini, perusahaan juga akan memperoleh keuntungan agar dapat menjalankan strategi perusahaan dengan baik.
Baca juga: Menyelesaikan 4 Masalah dalam Rantai Pasok dengan Aplikasi SCM
Kesimpulan
Singkatnya, vendor management system perangkat lunak yang membantu bisnis menangani proses yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa (procurement). Dengan mengimplementasikan sistem ini yang sesuai dengan bisnis Anda maka akan memberikan banyak keuntungan bagi bisnis.
Manfaat yang Anda peroleh antara lain mempercepat proses, dokumentasi, persetujuan pengadaan barang, menyatukan informasi, produk dan layanan produk, serta mempercepat proses evaluasi pengadaan barang dan jasa.
Software purchasing terbaik EQUIP untuk memudahkan bisnis Anda dalam mengelola vendor melalui fitur Vendor Evaluation System. Sistem ini akan membantu Anda sehingga pembelian menjadi otomatis, meningkatkan efisiensi bisnis, dan memaksimalkan keuntungan. Yuk tunggu apalagi? Coba demo gratis sekarang!
