Supplier adalah elemen penting dalam rantai pasokan yang berperan besar dalam kesuksesan bisnis. Mereka menyediakan bahan baku, komponen, atau produk jadi yang esensial untuk operasional perusahaan Anda. Tanpa supplier yang andal, bisnis dapat menghadapi berbagai tantangan, mulai dari kekurangan stok hingga masalah kualitas produk.
Dalam dunia bisnis yang kompetitif, memiliki supplier yang tepat dapat menjadi keunggulan kompetitif. Supplier yang andal membantu mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kelancaran operasional bisnis Anda. Hubungan yang baik dengan supplier juga dapat membuka peluang untuk mendapatkan penawaran khusus, kredit yang lebih baik, dan prioritas dalam pengiriman.
Artikel ini akan membahas mengapa supplier adalah elemen kunci dalam keberhasilan bisnis dan bagaimana Anda dapat memilih serta mengelola supplier dengan efektif untuk mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan. Memahami peran penting supplier akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik dalam mengelola rantai pasokan dan meningkatkan daya saing bisnis Anda.
Definisi Supplier
Supplier, atau pemasok, adalah individu atau perusahaan yang menyediakan barang atau jasa kepada bisnis lain. Mereka memainkan peran kunci dalam rantai pasokan dengan memastikan perusahaan memiliki bahan baku atau produk jadi yang diperlukan untuk operasional mereka.
Mengapa Pemasok Penting untuk Bisnis Anda?
Supplier merupakan individu atau perusahaan yang berperan sebagai pemasok atau penjual bahan mentah kepada pihak lain untuk dijadikan bahan matang. Supplier adalah bagian dari rantai pasokan bisnis yang menyediakan nilai massal dari produk tertentu. Dari kedua pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa supplier merupakan pihak baik individu maupun perusahaan yang memasok atau menjual bahan mentah kepada pihak lain agar menjadi bahan jadi yang akan digunakan oleh pengguna akhir (konsumen).
Peran dari pemasok sangat penting dalam operasional bisnis Anda. Jika tidak ada pemasok maka Anda tidak akan memperoleh bahan baku sebagai sumber utama pembuatan produk Anda. Sebuah bisnis pasti perlu bekerja sama dengan pemasok untuk mendapatkan yang terbaik dari produk yang mereka jual. Supplier juga memiliki peran untuk memastikan kelancaran komunikasi dan stok dengan kualitas memadai.
Banyak orang yang menyamakan supplier dengan distributor tetapi ternyata dua hal ini adalah dua hal yang berbeda. Distributor umumnya hanya fokus dalam menyalurkan atau menjual produk kepada pengecer sehingga bisa sampai kepada konsumen akhir. Sementara supplier adalah pihak yang menyediakan produk dalam bentuk bahan baku mentah yang akan diolah oleh produsen menjadi barang jadi dan siap untuk dijual ke konsumen akhir.
Fungsi dan Tugas Supplier
Pemasok mempunyai fungsi dan tugas yang sangat penting di dalam rantai pasok sebuah bisnis, baik yang menghasilkan barang atau jasa. Tanpa adanya pemasok maka tidak akan ada barang jadi yang bisa konsumen akhir gunakan. Berikut ini adalah beberapa fungsi dan tugasnya yang bisa Anda ketahui:
- Memiliki peran sebagai pihak yang memastikan tersedianya bahan baku atau bahan mentah bagi pihak (individu atau perusahaan) yang membutuhkannya.
- Memastikan bahan baku yang dipasok masih dalam keadaan baik saat diterima oleh pihak pembeli.
- Mengatur proses penyimpanan bahan baku sebelum dikirim ke perusahaan yang membutuhkannya.
- Mengatur pengiriman bahan baku dengan tepat waktu kepada pihak yang membutuhkannya.
Baca juga: Mengenal Peran, Fungsi, dan Cara Memilih Vendor Terbaik
Jenis-jenis Supplier
Perlu Anda ketahui bahwa supplier terbagi lagi menjadi beberapa jenis. Dengan memahami jenis-jenisnya, Anda akan semakin mengetahui pemasok yang cocok untuk bisnis Anda. Berdasarkan produk yang dihasilkan, supplier terbagi menjadi dua jenis yaitu sebagai berikut:
1. Supplier produk jasa
Supplier produk jasa adalah pemasok yang mampu memasok bahan mentah untuk diolah menjadi produk jasa. Dalam hal ini, pihak pemasok hanya memasok bahan mentah agar pihak selanjutnya dapat mengolahnya menjadi produk jasa yang bisa tersalurkan kepada konsumen akhir. Contoh pemasok produk jasa adalah penyedia software kasir atau Point of Sales (POS) dan software keuangan yang memudahkan Anda dalam mengelola keuangan perusahaan.
2. Supplier produk barang
Seperti namanya, supplier barang bertugas untuk menyuplai bahan mentah kepada para produsen. Nantinya pihak lain yang akan mengolah produk mentah menjadi produk yang siap untuk jual.
Misalnya ada perusahaan gula pasir yang memerlukan bahan mentah berupa tebu serta bahan pendukung lainnya agar mampu memproduksi gula pasir. Lalu perusahaan tersebut melakukan kerjasama dengan pemasok yang mampu memasok bahan baku yang perusahaan perlukan.
Bentuk kerjasama ini bisa saja terjalin dengan beberapa pihak yang mampu menyediakan bahan baku yang berbeda. Supplier produk barang terbagi lagi menjadi dua jenis yaitu supplier bahan material fabrikasi dan supplier bahan material non-fabrikasi.
3. Supplier bahan material fabrikasi
Supplier bahan material fabrikasi adalah pemasok yang mampu menyediakan bahan atau material yang akan dipesan oleh perusahaan, tetapi harus terlebih dahulu diproses di tempat pemasok sesuai kesepakatan pihak yang telah ditentukan. Contohnya yaitu pemasok serat wol dan nilon yang memasok bahan untuk pabrik kain.
4. Supplier bahan material non-fabrikasi
Pemasok bahan material non-fabrikasi adalah pemasok yang memasok bahan produksi atau material tanpa harus melewati proses pembuatan khusus di tempat pemasok untuk kebutuhan pihak yang diperlukan. Misalnya yaitu pemasok kayu yang menyediakan bahan mentah untuk pembuatan furniture seperti meja, kursi, lemari, dan lain sebagainya.
Baca juga: 6 Langkah Sukses Memulai Usaha Jasa Pengiriman untuk Pemula
Tugas Utama Seorang Supplier
Supplier memiliki peran yang sangat penting dalam proses operasional khususnya produksi sebuah produk baik barang maupun jasa. Peran tersebut mulai dari mencari bahan mentah sampai membantu meningkatkan produksi. Kerjasama antara produsen dan pemasok harus terjalin dengan baik agar menghasilkan produk akhir yang baik. Dengan memiliki pemasok yang baik, Anda juga dapat meningkatkan daya saing bisnis atau perusahaan.
Kemajuan teknologi yang semakin canggih membuat proses kerjanya menjadi semakin mudah. Anda dapat mengajukan puluhan hingga ratusan pembelian kepada supplier melalui software procurement terbaik. Berikut ini merupakan beberapa cara kerja atau tugas utama dari seorang pemasok:
- Supplier adalah penyedia bahan baku. Proses pengadaan bahan baku bisa dikerjakan sendiri atau diperoleh lewat proses kemitraan dengan pihak lain.
- Menyediakan data terkait bahan baku. Sebelum bahan mentah yang disediakan diantar atau dijual kepada pihak berikutnya, pemasok harus menyiapkan informasi terkait bahan mentah tersebut.
- Memasarkan produk. Sama seperti produk jadi, bahan mentah juga dapat pemasok pasarkan secara online dan offline. Adanya informasi yang tersedia di internet juga akan memudahkan para produsen barang dan jasa menemukan pemasok untuk produk mereka. Selain itu, Anda dapat menggunakan melakukan kegiatan tersebut secara otomatis melalui software distribusi untuk membantu dalam proses pemasaran dan pengiriman produk sehingga lebih efisien.
- Menjalin kemitraan dengan pengusaha. Tidak hanya untuk penjualan satu atau dua kali, pemasok umumnya melakukan kerja sama jangka panjang dengan pengusaha. Tidak hanya dengan menjamin ketersediaan stok, tapi juga kualitas dari bahan mentah yang mereka sediakan.
- Mempertahankan layanan yang mereka berikan. Layanan dalam hal ini bukan hanya berhubungan dengan kualitas bahan mentahnya saja, tapi juga terkait dengan cara supplier menjalin hubungan dengan perusahaan yang bermitra dengan mereka.
Baca juga: Ketahui Fungsi Laba Sebagai Tolak Ukur Bisnis Anda!
Tips Memilih Supplier yang Tepat untuk Bisnis Anda
Memilih supplier yang tepat sangat penting jika Anda ingin mendapatkan hasil maksimal dari hubungan kerja Anda dengan mereka. Mengingat pemasok adalah indikator penting dalam menjalankan sebuah bisnis maka Anda harus teliti dan jeli dalam memilih seorang pemasok. Gunakan tips memilih supplier untuk usaha Anda sebagai berikut:
- Cari pemasok yang menawarkan harga terbaik, tetapi jangan terlalu fokus pada biaya.
- Temukan pemasok yang dapat Anda andalkan dengan ulasan dan testimoni yang bagus karena pengiriman tepat waktu, produk berkualitas, dan sebagainya.
- Pilih pemasok stabil yang sudah lama beroperasi, sehingga Anda bisa memastikan mereka memiliki reputasi yang baik.
- Pertimbangkan lokasi saat memilih pemasok karena semakin dekat, semakin cepat Anda dapat menerima barang. Hal ini menjadi krusial untuk memastikan bahwa proses produksi berjalan seperti waktu yang telah perusahaan rencanakan.
Teknologi Software Procurement untuk Mengelola Supplier
Mengelola hubungan dengan supplier dan memilih yang terbaik adalah tugas yang menantang bagi banyak bisnis. Software procurement hadir sebagai solusi yang efisien untuk mengatasi tantangan ini. Berikut adalah cara-cara bagaimana software procurement dapat membantu Anda dalam memilih supplier dengan lebih efektif.
Pengumpulan Data Supplier
Software procurement memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan menyimpan data penting tentang berbagai supplier di satu tempat. Data ini meliputi informasi tentang produk, harga, kualitas, kapasitas, dan rekam jejak kinerja. Dengan memiliki semua data ini terpusat, perusahaan dapat dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat.
Evaluasi dan Penilaian Supplier
Salah satu fitur utama dari software procurement adalah kemampuan untuk mengevaluasi dan menilai supplier berdasarkan berbagai metrik. Metrik ini bisa meliputi kualitas produk, ketepatan waktu pengiriman, harga, dan layanan pelanggan. Dengan fitur ini, perusahaan dapat membuat perbandingan objektif antara beberapa supplier, sehingga lebih mudah untuk memilih yang terbaik.
Otomatisasi Proses Seleksi
Software procurement mengotomatiskan banyak proses yang terkait dengan pemilihan supplier. Mulai dari pengiriman permintaan proposal (RFP), analisis penawaran, hingga pemilihan akhir, semua dapat dilakukan secara otomatis. Otomatisasi ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia, memastikan proses seleksi berjalan lebih efisien dan akurat.
Manajemen Hubungan Supplier
Menjaga hubungan baik dengan supplier adalah kunci sukses dalam pengelolaan rantai pasokan. Software procurement menyediakan alat untuk mengelola komunikasi dengan supplier, memantau kinerja mereka, dan menyelesaikan masalah yang mungkin timbul. Dengan fitur-fitur ini, perusahaan dapat membangun dan memelihara hubungan yang lebih baik dengan supplier, yang pada gilirannya meningkatkan efisiensi operasional.
Pelaporan dan Analitik
Software procurement dilengkapi dengan alat pelaporan dan analitik yang mendalam. Alat ini menyediakan laporan kinerja supplier yang terperinci, membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan berbasis data. Analitik ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi tren, mengevaluasi kinerja supplier secara historis, dan merumuskan strategi pemilihan supplier yang lebih baik.
Kepatuhan dan Risiko
Memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar industri adalah aspek penting dalam manajemen supplier. Software procurement membantu perusahaan memastikan bahwa semua supplier mematuhi regulasi yang berlaku.
Selain itu, software ini juga membantu dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan supplier, seperti ketidakpatuhan atau masalah kualitas, sehingga perusahaan dapat lebih proaktif dalam menangani potensi masalah.
Baca juga: Ide Bisnis Online Tanpa Modal yang Menguntungkan
Kesimpulan
Supplier adalah elemen krusial dalam rantai pasokan yang berperan besar dalam kesuksesan bisnis. Mereka memastikan ketersediaan bahan baku, komponen, atau produk jadi yang dibutuhkan untuk operasi perusahaan. Pemilihan supplier yang tepat dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan kelancaran operasional.
Software procurement menawarkan solusi canggih untuk mengelola hubungan dengan supplier. Dengan fitur pengumpulan data, evaluasi dan penilaian, otomatisasi proses seleksi, manajemen hubungan, pelaporan dan analitik, serta kepatuhan dan risiko, software ini membantu perusahaan memilih dan mengelola supplier secara efektif. Menggunakan software procurement dapat memberikan keuntungan kompetitif yang signifikan dan mendorong pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Untuk lebih memahami manfaatnya, Anda dapat mencoba demo gratis software procurement EQUIP dan lihat sendiri bagaimana solusi ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen supplier Anda. Langkah ini tidak hanya akan mengoptimalkan operasi bisnis tetapi juga memberikan kepastian dalam mengelola rantai pasokan secara keseluruhan.
