SOP atau Standar Operasional Prosedur yang terstandarisasi dan eksplisit sering digunakan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan atau praktik operasional dan untuk mendokumentasikan bagaimana tugas harus diselesaikan di organisasi Anda. Standar Operasional Prosedur dibuat sebagai aspek penting dari setiap sistem kualitas yang akan menghadirkan kemampuan untuk bekerja secara selaras dan sesuai standar yang ada. SOP juga bisa menjadi cara yang efektif untuk mengkomunikasikan perubahan dalam cara bisnis beroperasi kepada karyawan Anda.
Seringkali ketika sebuah perusahaan tumbuh dan baru mulai, CEO atau tim manajemen cenderung membuat semua keputusan internal. Saat perusahaan mencapai ukuran tertentu, bentuk pengambilan keputusan ini dapat membatasi kapasitasnya untuk tumbuh lebih lanjut karena CEO atau tim manajemen tidak dapat membuat semua keputusan dalam kerangka waktu yang sesuai atau terlibat dalam setiap aspek bisnis. Dalam hal ini, SOP biasanya akan mengambil alih dan bertindak sebagai dokumen yang mengatur keseluruhan proses bisnis dan akan memastikan Anda dan tim Anda beroperasi dalam proses yang formal dan terkoordinasi, ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi mengurangi risiko kesalahan.
Pengertian Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur atau SOP adalah serangkaian prosedur terdokumentasi yang perusahaan miliki untuk memastikan bahwa layanan dan produk tersampaikan secara konsisten setiap waktu. Hal ini berlaku untuk mendapatkan hasil yang sesuai keinginan dan akan menjadi panduan bagi karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan.
Sementara itu, ada beberapa ahli juga yang memiliki pendapat tentang pengertian SOP itu sendiri. Seperti, menurut Sailendra, SOP adalah panduan yang berlaku untuk memastikan kegiatan operasional dari sebuah perusahaan atau organisasi berjalan lancar.
Sementara menurut Moekijat, SOP adalah urutan langkah-langkah dalam hal pelaksanaan pekerjaan, dimana pekerjaan tersebut dilakukan. Pengertian lain dari SOP juga dikemukakan oleh Insani. Menurutnya, SOP merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis. Dokumen tersebut bersifat baku dan resmi.
Dokumen tersebut berisi serangkaian proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, dan juga siapa yang melaksanakan. Persyaratan untuk SOP dan formatnya akan berbeda dari satu industri ke industri lainnya, misalnya industri FnB akan berbeda penerapannya dengan industri retail. Persyaratan SOP juga dapat bergantung pada jenis kegiatan yang organisasi Anda lakukan, atau peraturan apa yang diatur oleh bisnis Anda.
Tujuan Pembuatan SOP
Standar Operasional Prosedur atau SOP diciptakan karena memiliki beberapa tujuan dalam pembuatannya. Hal inilah yang menjadi landasan mengapa SOP perlu ada untuk kepentingan bisnis Anda. Adapun beberapa tujuan tersebut, antara lain:
1. Meminimalisir kesalahan
Dengan adanya SOP yang berlaku, harapannya setiap pihak yang ada akan mengikutinya dan paham tentang apa saja yang perlu untuk mereka lakukan. Nantinya, hal ini akan menjadi salah satu cara untuk meminimalisir kesalahan.
2. Karyawan lebih mudah mengetahui tentang pekerjaan mereka
Berkaitan dengan cara mengurangi kesalahan. Hal ini salah satunya karena setiap karyawan akan paham tentang apa saja yang perlu mereka lakukan. Hal ini selain bisa meminimalisir kesalahan juga bisa menjadi cara untuk meningkatkan kinerja dari karyawan.
3. Karyawan baru akan mudah beradaptasi
Dengan adanya panduan ini, setiap karyawan baru akan bisa langsung tahu apa saja yang menjadi hak dan tanggung jawab mereka. Mereka juga akan menjadi lebih mudah mengetahui tentang detail pekerjaan yang perlu mereka kerjakan.
4. Membantu perusahaan mencapai target
Dengan adanya SOP, maka salah satu tujuannya adalah membantu perusahaan untuk mencapai target yang mereka terapkan. Panduan ini akan berisi panduan bagaimana bekerja dengan efektif dan efisien. Inilah yang akan menjadi salah satu cara untuk membantu perusahaan mencapai targetnya.
Baca juga: SAAS adalah Software Pendukung Perkembangan Bisnis
Fungsi Pembuatan SOP
Memiliki prosedur memang bukanlah solusi segala masalah dan tidak akan menjamin kinerja yang sangat baik atau hasil yang baik. Namun, tujuan membuat SOP adalah memastikan bahwa Anda memiliki sistem dan proses kualitas yang terstruktur, karyawan yang berkualitas, dan budaya perusahaan yang memotivasi setiap individu. SOP, dalam bentuk paling murni mendukung orang yang tepat di lingkungan yang tepat.
SOP membantu Anda mengevaluasi lebih dari apa yang Anda lakukan sekarang tetapi juga membantu Anda memutuskan bagaimana untuk maju. Misalnya, bayangkan jika organisasi Anda ingin menerapkan software akuntansi baru. Untuk menentukan software apa yang akan dibeli, Anda perlu tahu bagaimana karyawan Anda akan menggunakan software tersebut dan bagaimana hal itu akan mempengaruhi proses bisnis Anda.
Jika Anda memiliki SOP yang lengkap dan menyeluruh, Anda dapat menggunakannya untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan software akuntansi yang baru. Dengan sepenuhnya memahami proses Anda saat ini, Anda akan membuat pilihan terbaik untuk organisasi Anda. SOP adalah alat bisnis yang bermanfaat karena mengkomunikasikan cara yang benar dalam menjalankan suatu kegiatan dalam organisasi Anda.Standar Operasional Prosedur memberikan fungsi bagi bisnis Anda sebagai berikut:
- Konsistensi – Alasan nomor satu untuk memberlakukan SOP adalah konsistensi dalam cara seseorang melakukan tugas atau kegiatan tertentu. Semakin konsisten suatu proses dari orang ke orang, semakin kecil kemungkinan terjadinya masalah pada kualitas.
- Reduksi kesalahan – Prosedur tertulis merinci serangkaian instruksi untuk melakukan tugas. Selama setiap individu dalam tim Anda melakukan tugas seperti yang tertulis, ada peluang lebih besar untuk mengurangi kesalahan.
- Komunikasi – Alasan hebat lainnya Anda membutuhkan SOP di organisasi Anda adalah untuk kepentingan komunikasi. Dengan perbaikan yang dilakukan pada proses, prosedur operasi diperbarui, dan setiap pembaruan memerlukan pelatihan baru. Memperbarui SOP menyediakan metode untuk mengkomunikasikan perubahan proses kepada karyawan.
Baca juga: Pentingnya Laporan Penjualan Untuk Bisnis Anda, Simak Artikel Ini!
Langkah-Langkah Menyusun SOP
Dalam PERMENPAN Nomor 35 Tahun 2012 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, ukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum. Ada cara-cara yang bisa Anda gunakan untuk membuat SOP tanpa terlepas dari anjuran PERMENPAN. Apa sajakah?
a. Membuat Susunan Kerja
Mintalah pada seluruh manajer atau kepala bagian dalam perusahaan Anda agar berbicara dengan bawahannya untuk menentukan hal-hal apa yang harus dibahas dalam SOP.
b. Merencanakan Alur Proses
Dengan cara menentukan format, menyetujui format dan membuat template, menetapkan alur proses, menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses.
c. Lakukan Wawancara
Melakukan wawancara terhadap karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas harian mereka dalam pekerjaan dan bagaimana mereka bekerja.
d. Tulis, Bahas & Sosialisasikan
Setelah melakukan wawancara dan memeriksa dokumen tata laksana kerja, maka perusahaan mulai bisa menulis SOP, membahas kembali dengan pihak-pihak terkait dan melihat apakah masih ada kesenjangan peraturan antara pihak pegawai dan perusahaan. Apabila sudah ada kesepakatan maka sudah bisa mulai disosialisasikan.
e. Pelatihan
Setelah disepakati dan disosialisasikan, maka perlu diadakan pelatihan agar SOP bisa berjalan dengan baik dan benar sesuai apa yang diharapkan.
f. Evaluasi
Setidaknya dalam jangka waktu setahun sekali, pihak perusahaan harus mengadakan evaluasi terhadap relevansi berjalannya SOP. Apakah ada hal yang harus ditambah atau dihilangkan.
Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Membuat SOP
Selain memperhatikan langkah-langkah menyusun SOP seperti di atas, dalam pembuatan SOP juga ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan untuk membuat aturan yang efektif dan baik. Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menyusun aturan tersebut antara lain:
1. Menentukan orang yang tepat
Kamu mungkin sudah paham seberapa penting sebuah SOP bagi perusahaan. Itulah mengapa proses pembuatannya juga tidak bisa sembarangan. Karena itu juga, orang atau tim yang menyusun aturan ini tidak bisa merupakan orang yang sembarang. Dalam hal ini, selain butuh orang yang memiliki keterampilan menulis, pembuatan SOP juga memerlukan orang yang mengerti hal teknis dan non teknis dari perusahaan tersebut. Dalam beberapa kasus, SOP perusahaan juga dibuat oleh pihak eksternal yang mereka sewa.
2. Buat visual yang menarik
SOP akan berisi banyak panduan yang akan menjadi pedoman bagi banyak orang. Hal ini akan memunculkan masalah jika panduan yang ada hanya tersedia dalam format teks atau tulisan saja. Hal ini karena beberapa orang justru lebih paham jika melihat gambar. Selain itu, fungsi visual dari SOP juga adalah agar membuat orang tertarik untuk membacanya. Panduan yang berisi banyak aturan dan pedoman akan sangat membosankan jika isinya hanya teks atau tulisan saja.
3. Perhatikan gaya penulisan
Dalam hal ini maka selalu perhatikan siapa target yang kamu tuju. Kesalahan yang sering terjadi adalah SOP memiliki penulisan atau gaya bahasa yang tidak sesuai dengan target. Meskipun memiliki tujuan dan maksud yang sama, namun panduan untuk bagian teknik tidak bisa memiliki kesamaan dengan panduan untuk bagian bisnis. Hal ini karena pemahaman dari setiap orang tersebut akan berbeda. Jika hal ini terjadi, maka hanya akan menimbulkan kebingungan dalam penerjemahan pedoman itu sendiri. Untuk menghindari hal ini, maka sebaiknya ketika pembuatan SOP setiap divisi atau bagian ikut serta. Hal ini berguna untuk menyamakan pemahaman dan juga menciptakan pedoman yang lebih rinci.
4. Perhatikan kerja di lapangan
Dalam hal ini, maka setiap pembuatan SOP harus memperhatikan siapa yang akan menggunakannya dan juga bagaimana pelaksanaanya nanti. Pastikan juga jika pada penggunaanya nanti tidak menimbulkan masalah lain. Itulah pentingnya memperhatikan setiap pedoman yang sudah ada. Dengan demikian, ketika akan membuat pedoman yang baru, Anda bisa mempelajari apa saja yang kekurangannya, untuk kemudian Anda perbaiki.
5. Lakukan pengujian sebelum SOP diluncurkan
Ada baiknya, sebelum SOP tersebut menjadi aturan tetap maka lakukan pengujian dalam beberapa waktu tertentu. Hal ini berguna untuk menilai apakah aturan yang baru tersebut sudah sesuai harapan atau belum. Selain itu, pengujian ini juga akan menilai bagaimana respon dari karyawan atau pihak yang terkait. Seperti, apakah aturan yang baru ini memudahkan atau malah membuat tambah rumit.
6. Pastikan setiap aturan yang dibuat memiliki alasan
Dalam setiap aturan pasti akan memunculkan pertanyaan tentang mengapa aturan tersebut kamu buat. Di sini, maka kamu perlu memberi jawaban atas pertanyaan tersebut. Berikan alasan yang masuk akal tentang mengapa aturan tersebut ada. Jangan sampai ada pihak yang berpikir jika aturan tersebut hanya untuk menguntungkan pihak yang lain.
7. Pastikan semua pihak setuju
Karena pelaksanaan SOP ini akan merupakan tanggung jawab bersama, maka cukup penting juga untuk memastikan semua pihak yang terlibat setuju atas aturan tersebut. Persetujuan ini juga untuk menghindari munculnya konflik di kemudian hari.
8. Selalu tinjau SOP yang sudah ada
Aturan yang berlaku saat ini adalah perbaikan dari aturan yang berlaku sebelumnya. Hal ini juga menegaskan jika aturan yang ada saat ini masih mungkin untuk mengalami perubahan. Hal ini bisa karena aturan tersebut sudah tidak relevan, kondisi yang berubah, ataupun faktor lain. Di sinilah pentingnya untuk selalu memantau setiap aturan yang berlaku. Jika mulai terasa muncul banyak kekurangan, maka aturan tersebut bisa langsung Anda ubah. Tentunya, setiap perubahan ini juga harus semua pihak ketahui.
Baca juga: Sistem Barcode: Pengertian, Fungsi dan Kegunaannya
Contoh SOP Perusahaan (Tujuan dan Prosedur Kerja)
1. SOP restoran
a. Tujuan
- Memberikan pelayanan yang baik bagi pelanggan yang berkunjung.
- Menyiapkan hidangan yang pelanggan pesan.
- Menjaga kebersihan dan ketertiban restoran.
- Mempermudah pekerjaan karyawan restoran.
- Memberikan rekomendasi kepada pelanggan yang hendak memesan hidangan.
b. Prosedur kerja (Estimasi restoran buka 08.00-21.00)
- Karyawan masuk setiap hari sesuai waktu shift.
- Jam 7:00 pagi karyawan shift pertama sudah harus sampai di restoran.
- Mulai membersihkan restoran dan tidak boleh ada yang menganggur,
- Jam 8:00 jam buka restoran, semua karyawan shift pertama melakukan pekerjaannya masing-masing,
- Jam 14:00 karyawan shift kedua sudah harus sampai di restoran.
- Mulai mempersiapkan diri dan melakukan kerja sesuai tugas masing masing,
- Jam 15:00 semua karyawan shift pertama boleh pulang meninggalkan tempat kerja.
- Pukul 20:30, close pelayanan, para karyawan wajib untuk menyelesaikan pekerjaan dan membersihkan kembali restoran,
- Jam 21:00 restoran tutup dan semua karyawan shift kedua boleh pulang meninggalkan tempat kerja.
Baca juga: Product Life Cycle Untuk Memaksimalkan Bisnis Anda
2. SOP housekeeping hotel
a. Tujuan
- Memberikan pelayanan yang baik terhadap tamu hotel.
- Menyediakan layanan berupa room service.
- Menjaga kebersihan dan ketertiban kamar dan lingkungan hotel.
- Memberikan rekomendasi tempat liburan untuk turis dalam negeri maupun mancanegara yang ingin berlibur.
- Menyediakan layanan resepsionis dan security 24 jam.
b. Prosedur Kerja
- Karyawan masuk setiap hari sesuai waktu shift.
- Jam 07:00 pagi karyawan shift pertama sudah harus sampai di hotel.
- Jam 08:00 semua karyawan shift ketiga boleh pulang meninggalkan tempat kerja.
- Mulai membersihkan area kerja dan tidak boleh ada yang menganggur,
- Jam 15:00 karyawan shift kedua sudah harus sampai di hotel.
- Mulai mempersiapkan diri dan melakukan kerja sesuai tugas masing masing,
- Jam 16:00 semua karyawan shift pertama boleh pulang meninggalkan tempat kerja.
- Jam 23:00 karyawan shift ketiga sudah harus sampai di restoran.
- Mulai mempersiapkan diri dan melakukan kerja sesuai tugas masing masing,
- Jam 00:00 semua karyawan shift kedua boleh pulang meninggalkan tempat kerja.
3. SOP retail
a. Tujuan
- Memberikan pelayanan yang baik bagi customer.
- Menyediakan layanan berupa ruang ganti.
- Membantu mempermudah kerjaan karyawan toko retail.
- Menyediakan layanan yang nyaman buat customer.
- Memberikan rekomendasi untuk customer.
- Menyediakan layanan garansi barang.
b. Prosedur kerja (Estimasi toko buka 08.00-21.00)
- Karyawan masuk setiap hari sesuai waktu shift.
- Jam 7:00 pagi karyawan shift pertama sudah harus sampai di toko.
- Mulai membersihkan toko dan tidak boleh ada yang menganggur,
- Jam 8:00 jam buka toko, semua karyawan shift pertama melakukan pekerjaannya masing-masing,
- Jam 14:00 karyawan shift kedua sudah harus sampai di toko.
- Mulai mempersiapkan diri dan melakukan kerja sesuai tugas masing masing,
- Jam 15:00 semua karyawan shift pertama boleh pulang meninggalkan tempat kerja.
- Pukul 20:30, close pelayanan, para karyawan wajib untuk menyelesaikan pekerjaan dan membersihkan kembali toko,
- Jam 21:00 toko tutup dan semua karyawan shift kedua boleh pulang meninggalkan tempat kerja.
Baca juga: Panduan Lengkap SOP Gudang untuk Efisiensi
Kesimpulan
Itulah beberapa hal mengenai SOP secara mendalam. Untuk bisnis apapun, memastikan semua karyawan Anda tahu cara menyelesaikan tugas dengan baik adalah cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas bisnis Anda dan mengurangi tingkat kegagalan dalam bisnis. Dengan menerapkan pengetahuan tersebut dan membuat SOP yang sesuai kebutuhan organisasi dalam setiap bisnis, Anda akan meningkatkan produktivitas tim Anda dan memastikan kualitas dan konsistensi keberhasilan dalam bisnis.
Bagi Anda pemilik usaha yang ingin mengotomatiskan seluruh aspek operasional bisnis Anda, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi terbaik di Indonesia dan banyak pengguna dari berbagai jenis bisnis telah mempercayakannya yaitu Equip ERP, software ERP yang memiliki fitur terlengkap. Dengan harga sepadan sangat cocok untuk Anda pelaku usaha dalam mengembangkan bisnis ke level tertinggi. Mudahkan perancangan SOP untuk usaha Anda dengan demo gratis software EQUIP ERP.
