Software as a Service (SaaS) adalah salah satu layanan cloud yang paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk membangun dan mengembangkan bisnis karena mudah dikelola dan sangat terjangkau. Pengguna juga tidak perlu mengunduh dan memasang di masing-masing perangkat untuk menyebarkannya ke seluruh tim. Layanan ini sangat berguna bagi tim yang bekerja dengan terpisah ruang dan jarak.
Secara umum, SaaS ERP Merupakan layanan yang mengacu pada perangkat lunak (software) berbasis cloud via online melalui internet dan bisa dibeli secara berlangganan. Aplikasi tersedia dalam bentuk langganan sesuai kebutuhan pengguna atau on-demand. Jadi, pengguna tidak perlu lagi membeli lisensi dan menginstal aplikasi, melainkan cukup membayar biaya sesuai pemakaian.
SaaS ERP adalah aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang memiliki rancangan untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan. Sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas perusahaan.
Pengertian Software as a Service adalah
Dilansir dari laman Techradar, SaaS (software as a service) adalah suatu perangkat lunak yang bisa dijadikan sebagai suatu layanan yang sifatnya online. Selain itu, SaaS adalah layanan yang dibuat dengan basis komputasi awan atau cloud computing.
Saat Anda menggunakan layanan SaaS ERP, maka Anda hanya perlu menggunakan aplikasi tersebut tanpa perlu lagi memahami berbagai hal teknis yang ada pada layanan tersebut, seperti penyimpanan data, server, dan juga pengelolaan perangkat yang ada di dalamnya.
Software as a service bisa Anda akses melalui browser dan menggunakan akun yang terdaftar pada aplikasi tersebut. Layanan ini mampu mengakses program melalui internet tanpa harus di install terlebih dahulu di perangkat komputer atau laptop Anda.
Ciri-ciri Software as a Service
Beberapa karakteristik dari SaaS adalah sebagai berikut:
1. Pengelolaan dari lokasi pusat
Pelayanan jasa berbentuk perangkat lunak akan membuat setiap pengguna tidak perlu lagi mengkhawatirkan pengelolaan. Karena Pengelolaan SaaS ERP secara terpusat oleh pihak penyedianya.
2. Dapat diakses melalui internet
Karena pengelolaan SaaS ERP secara terpusat, maka agar bisa mengakses, para pengguna membutuhkan jaringan koneksi internet. Itu artinya, seluruh hal yang berhubungan dengan penggunaan aplikasi tersebut akan bergantung pada kualitas internet para penggunanya.
3. Pengguna tidak bertanggung jawab pada update hardware dan software
Ciri-ciri terakhir dari SaaS adalah terdapat pembaruan hardware maupun software yang menjadi tanggung jawab penuh pihak penyedia layanan. Untuk itu, para pengguna hanya perlu menggunakannya saja tanpa perlu memikirkan hal-hal kompleks tersebut.
Keuntungan Apabila Perusahaan Menggunakan Layanan SaaS
Bukan tanpa alasan bahwa SaaS mendominasi perkembangan IT saat ini. Software as a Service (SaaS) memiliki banyak keunggulan, antara lain:
- Dengan solusi berbasis cloud, Anda tidak perlu terus-menerus melihat komputer untuk menginstal perangkat lunak khusus. Selama Anda memiliki akses internet, Anda dapat menggunakan layanan ini di mana saja dan kapan saja.
- Selain itu, Anda juga bisa langsung memanfaatkan layanan tersebut tanpa harus membuat sendiri (in-house development). Pengguna layanan tidak perlu mengkhawatirkan tentang ketersediaan dan reliabilitas aplikasi, Karena penyedia layanan sudah menjamin hal tersebut. Pengguna layanan hanya perlu fokus pada data miliknya.
- Berhubungan dengan biaya, dengan menggunakan SaaS, perusahaan dapat menekan biaya operasional, misalnya biaya pemeliharaan serta perbaikan jaringan.
- Terakhir, Model Software as a Service juga memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dalam memilih produk teknologi yang ada. Pengguna selaku konsumen lebih mudah dalam memilih aplikasi yang ingin mereka gunakan dan berhenti menggunakan aplikasi yang tidak lagi perusahaan butuhkan.
Hal yang Harus Anda Perhatikan dalam Memilih Layanan SaaS
Saat pengguna memilih SaaS untuk diterapkan pada bisnisnya, maka terdapat berbagai hal yang harus diperhatikan selama proses perkiraan kredibilitas software tersebut. Nah, beberapa hal yang harus Anda perhatikan sebelum memilih layanan software as a service adalah sebagai berikut:
1. Keamanan data
Hal pertama yang harus Anda pertimbangkan saat memilih layanan SaaS adalah tentang keamanan data. Di dalam dunia internet, terdapat banyak sekali kegiatan transfer data. Jadi, data adalah suatu hal yang sensitif untuk setiap perusahaan.
Adanya kegiatan transfer data ini cenderung mampu memunculkan kecemasan untuk setiap perusahaan. Seperti khawatir kehilangan data ataupun kompetitor mencurinya. Dalam hal ini, maka sebagai pengguna atau pebisnis, Anda harus bisa memeriksa prosedur keamanan yang penyedia layanan tersebut jamin.
Layanan SaaS harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi. Untuk itu, terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan di dalamnya, yaitu:
- Kerahasiaan: Prinsip perusahaan dalam mencegah adanya pengungkapan informasi secara tidak sah yang mungkin sengaja ataupun tidak sengaja mengacu pada kerahasiaan perusahaan.
- Integritas: Prinsip integritas informasi yang berbasis pada dua prinsip dasar, yakni mencegah adanya perubahan data dari pengguna yang tidak resmi dan mencegah adanya perubahan yang tidak resmi dari data dengan pengguna yang memiliki wewenang.
- Ketersediaan: Prinsip dalam menjamin kebutuhan dari tingkat ketersediaan data dan juga sumber daya.
- Otentikasi: Prinsip yang mengacu pada proses pengujian identitas para pengguna dan memastikan pengguna tersebut merupakan pengguna yang memang sah.
- Otorisasi: Prinsip yang mengarah pada hak istimewa yang diberikan pada individu ataupun proses yang memungkinkan individu tersebut mampu mengakses setiap data dan juga sumber daya yang ada di dalam komputasi.
- Akuntabilitas: Prinsip yang berhubungan dengan konsep menentukan tindakan dan juga perilaku individu dalam hal menggunakan suatu sistem.
2. Garansi SLA (Service Level Agreements)
SLA adalah suatu kontrak ataupun jaminan pihak penyedia layanan berikan dalam menjamin tingkat layanan dengan suatu ketentuan khusus. Garansi tersebut mencakup aksesibilitas, jaminan efisiensi yang tinggi, dan juga keamanan dalam memanfaatkan software as a service.
Pihak penyedia harus memberikan bila nantinya terjadi kondisi server breakdown, permasalah internet, atau minimnya pasokan listrik, maka pekerjaan akan langsung bisa diambil alih oleh pihak data center ataupun penyedia layanan itu sendiri.
Untuk itu, pastikanlah untuk memilih penyedia layanan yang mampu memberikan layanan 7×24 jam dan siap mengambil alih seluruh beban yang dari pengguna di dalam sistem tersebut.
3. Cara akses ke arsip data
Hal selanjutnya yang harus Anda perhatikan sebelum memilih SaaS adalah cara akses ke arsip data yang mencakup impor dan ekspor data. Beberapa pengguna layanan SaaS pasti ada yang ingin melakukan migrasi dari sistem SaaS yang satu ke sistem lainnya. Untuk itu, peran ekspor data ke sistem yang baru sangatlah penting. Anda juga harus memastikan penyedia layanan tersebut sudah mempertimbakan kondisi ini dan sudah mempunyai prosedur migrasi yang baik.
4. Pelaporan parameter
SaaS pada dasarnya berbentuk remote akses ke data pribadi, dan hal ini sudah seharusnya telah jelas di dalam kontrak SLA. Anda atau penyedia layanan SaaS harus mampu menyediakan parameter yang bisa terakses agar bisa memudahkan dalam hal melakukan kontrol dan juga laporan yang jelas. Untuk itu, syarat dan ketentuan pelaporan parameter kepada penyedia SaaS harus Anda pastikan dengan sangat jelas.
Contoh Penerapan SaaS yang Relevan untuk Bisnis Anda
SaaS memungkinkan perusahaan untuk mengakses perangkat lunak melalui internet tanpa perlu mengelola infrastruktur IT yang kompleks dan mahal. Berikut ini beberapa contoh penerapan SaaS yang dapat memberikan keuntungan nyata bagi bisnis Anda:
Aplikasi CRM (Customer Relationship Management)
Mengelola hubungan dengan pelanggan adalah kunci keberhasilan bisnis. Aplikasi CRM berbasis SaaS, seperti Salesforce, membantu perusahaan dalam melacak interaksi pelanggan, mengotomatisasi proses pemasaran, dan meningkatkan efisiensi tim penjualan.
Karena berbasis cloud, Salesforce memberikan fleksibilitas kepada tim Anda untuk mengakses data pelanggan dari mana saja, memastikan bahwa informasi penting selalu tersedia ketika dibutuhkan.
Alat Kolaborasi Tim
Efisiensi kolaborasi tim merupakan faktor penting dalam kesuksesan operasional. Alat SaaS seperti Slack dan Microsoft Teams memungkinkan komunikasi yang mulus antar anggota tim, baik dalam bentuk pesan instan, berbagi file, atau mengadakan rapat video. Ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga memungkinkan kerja jarak jauh yang lebih efektif, menjadikan kolaborasi lintas lokasi menjadi lebih mudah dan efisien.
Sistem Akuntansi dan Keuangan
Manajemen keuangan yang akurat dan efisien adalah tulang punggung bisnis yang sukses. QuickBooks Online, sebagai contoh SaaS di bidang akuntansi, menyediakan alat yang diperlukan untuk mengelola buku besar, membuat faktur, mengatur penggajian, dan memantau arus kas. Dengan akses berbasis cloud, Anda dapat memantau kesehatan keuangan bisnis Anda kapan saja, tanpa terikat pada satu lokasi atau perangkat.
Manajemen Proyek
Proyek yang dikelola dengan baik adalah cerminan dari bisnis yang terstruktur. Aplikasi manajemen proyek seperti Asana dan Trello memanfaatkan model SaaS untuk membantu tim merencanakan, melacak, dan mengeksekusi proyek dengan lebih efisien.
Dengan kemampuan untuk mengatur tugas, menetapkan deadline, dan melacak kemajuan dalam satu platform, aplikasi ini memungkinkan Anda untuk memastikan setiap proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.
Layanan Email dan Produktivitas
Untuk kebutuhan produktivitas sehari-hari, Google Workspace menawarkan berbagai alat yang terpadu dalam satu platform. Dari email hingga pembuatan dokumen dan penyimpanan cloud, solusi SaaS ini memudahkan kolaborasi real-time, memungkinkan tim Anda untuk bekerja bersama tanpa hambatan meskipun terpisah secara geografis. Fleksibilitas dan keamanan yang ditawarkan oleh Google Workspace menjadi alasan mengapa banyak bisnis mengadopsinya sebagai standar operasional.
Platform e-Commerce
Bagi bisnis ritel dan e-commerce, platform seperti Shopify menyediakan solusi lengkap untuk membangun dan mengelola toko online. Sebagai SaaS, Shopify memungkinkan Anda untuk mengelola inventaris, memproses pembayaran, dan melacak pesanan secara efisien. Ini mempermudah bisnis untuk fokus pada strategi penjualan dan pertumbuhan tanpa harus khawatir tentang infrastruktur teknis.
Contoh Layanan SaaS Terbaik di Indonesia
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang software SaaS terbaik di Indonesia yang bisa membantu kemudahan bisnis Anda, mari kita lihat pembahasan di bawah ini.
1. Equip ERP
Equip ERP adalah Penyedia SaaS ERP terbaik berbasis cloud yang membantu Anda mengelola bisnis agar menjadi lebih mudah. Keunggulan dari SaaS Equip ada pada beberapa fitur nya antara lain: manajemen inventaris, staff, pelanggan, kemudian ada juga fitur penjualan online dan CRM.
2. Hashmicro
Rekomendasi yang pertama adalah Software dari HashMicro. Software berbasis cloud di Indonesia ini adalah salah satu yang terbaik yang ada di indonesia. HashMicro menyediakan Software ERP terbaik yang telah dipercaya oleh 350+ Client.
HashMicro memiliki fitur Customizable dan Configurable yang dapat dikonfigurasi sesuai dengan jenis, struktur, kebutuhan, dan tujuan perusahaan Anda. Kelebihannya dengan adanya fitur Customizable dan Configurable ini Anda selaku owner bisnis bisa dengan mudah menyesuaikan kebutuhan bisnis Anda. Selain kelebihan tersebut HashMicro juga memiliki Tim yang terdiri dari ahli bisnis dan teknologi yang berdedikasi untuk memberikan dukungan penuh kepada Anda.
Baca juga: Definisi, Cara Kerja dan Manfaat Cloud ERP Software
Kesimpulan
SaaS adalah opsi paling bermanfaat dalam beberapa situasi bisnis Anda. Banyak sekali kegiatan dalam bisnis atau personal yang sangat membutuhkan layanan ini. Dengan solusi berbasis cloud, Anda tidak perlu secara terus-menerus memantau komputer dan menginstal perangkat lunak khusus. Selama Anda memiliki akses internet, Anda dapat menggunakan layanan SaaS kapan saja.
Setelah mempelajari mengenai SaaS, Anda seharusnya sudah mulai menyadari pentingnya penggunaan SaaS sebagai solusi terbaik untuk bisnis Anda. Equip ERP sebagai salah satu provider SaaS terpercaya yang menghadirkan Sistem Cloud ERP Indonesia yang terjangkau untuk meningkatkan bisnis Anda ke level tertinggi. Coba demo gratisnya di sini.
