Tahukah Anda bahwa beberapa kesalahan dalam manajemen inventaris sering kali terjadi pada proses receiving gudang? Hal ini membuat proses receiving gudang menjadi proses krusial yang perlu diperhatikan dalam perusahaan Anda.
Proses receiving gudang biasanya dilakukan oleh staff warehouse dengan melakukan pemeriksaan dokumen, pemeriksaan barang, hingga melakukan pemeriksaan stok secara rutin. Oleh karena itu, proses receiving menjadi sangat penting untuk dilakukan dalam manajemen gudang perusahaan Anda.
Mengingat proses receiving barang memiliki langkah-langkah yang cukup panjang, proses ini memiliki kemungkinan terjadinya kesalahan. Mulai dari human error hingga kesalahan prosedur internal. Untuk menghindari menjamurnya kesalahan dalam proses receiving gudang, dibutuhkan aplikasi stok barang yang mendukung efisiensi manajemen gudang perusahaan Anda.
Simak artikel berikut untuk memahami proses receiving gudang lebih lanjut!
Apa itu Receiving Gudang?
Receiving gudang merupakan proses penerimaan barang yang dilakukan oleh staff warehouse dalam manajemen gudang perusahaan. Proses ini berfokus dalam melakukan verifikasi, pencatatan, dan pengorganisiran stock yang keluar dan masuk dalam gudang perusahaan.
Memiliki proses yang panjang, tentunya proses receiving barang memiliki kemungkinan terjadinya kesalahan akurasi catatan, ketidaksesuaian barang yang diterima, hingga kesalahan pengiriman lainnya. Kesalahan ini nantinya dapat mengganggu perusahaan Anda dalam efektivitas biaya dan efisiensi operasional inventory perusahaan.Â
Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem atau aplikasi stok barang untuk membuat proses receiving gudang menjadi lebih terstruktur.Â
Jenis-Jenis Receiving Gudang
Dalam receiving gudang, terdapat dua kategori yang berlaku berdasarkan sumber penerimaan barangnya. Dua kategori tersebut adalah barang lokal dan barang import. Berikut adalah penjelasan lebih lanjutnya:Â
1. Barang lokal
Seperti pada umumnya, receiving gudang pada barang lokal dilakukan dengan menangani penerimaan barang yang diproduksi oleh produsen lokal. Pada jenis ini, tahap yang dilakukan juga sama seperti pada umumnya sehingga lebih simpel karena tidak memiliki proses khusus yang harus dilakukan dalam penerimaan barangnya. .Â
2. Barang impor
Berbanding terbalik dengan proses receiving gudang pada barang lokal, proses yang dilakukan pada barang impor dilakukan lebih kompleks. Hal ini dikarenakan proses receiving barang yang dikirim dari luar negeri melibatkan regulasi impor yang membutuhkan dokumen khusus untuk melakukan penerimaan barang.
Selain itu, perusahaan juga harus lebih teliti dalam memastikan kualitas dan keaslian barang yang diterima sehingga sesuai dengan purchase order (PO) yang berisi detail barang yang dipesan.
Hal Penting yang Perlu Diperhatikan dalam Receiving Gudang
Dalam proses receiving gudang, terdapat hal hal penting yang perlu perusahaan Anda perhatikan sehingga dapat terhindar dari adanya kesalahan yang mengganggu proses receiving gudang. Berikut adalah hal penting yang harus Anda perhatikan:Â
1. Kesesuaian dokumen dan kondisi barang
Dalam menerima barang dari produsen maupun supplier, pastikan proses penerimaan telah dilengkapi dengan dokumen delivery order, invoice dan purchase order. Melalui dokumen tersebut, staff warehouse harus memastikan jumlah, jenis, hingga spesifikasi barang yang harus sesuai dengan apa yang sudah tertera dalam dokumen.
Selain itu, staf yang bertugas juga harus melakukan pencatatan dan dokumentasi terhadap setiap barang yang diterima. Hal ini termasuk dengan pembuatan laporan terhadap adanya barang yang tidak sesuai.Â
Hal ini bisa mengurangi resiko adanya kesalahan penerimaan hingga adanya kerusakan pada kondisi barang yang nantinya berdampak pada operasional perusahaan.
2. Efektifitas komunikasi dan koordinasi timÂ
Proses receiving gudang dilakukan di dalam manajemen inventaris perusahaan yang tidak hanya melibatkan satu ataupun dua tim. Ini artinya, setiap pekerjaan yang dilakukan dalam sebuah tim dapat mempengaruhi tim lainnya juga
Memahami hal tersebut, perusahaan harus bisa memberikan fasilitas yang memudahkan komunikasi antar tim untuk melakukan koordinasi yang bersangkutan dengan operasional perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah aplikasi stok barang yang mendukung efektivitas inventaris perusahaan.
3. Pemberlakuan audit dan evaluasi berkala
Untuk memastikan akurasi data dari proses receiving gudang yang telah dilakukan, lakukan audit dan evaluasi secara berkala. Selain membantu mengurangi adanya ketidaksesuaian data, aktivitas ini juga membantu perusahaan Anda dalam menemukan dasar untuk perbaikan berkelanjutan.Â
Memahami pentingnya receiving gudang bagi perusahaan Anda, temukan aplikasi stok barang dan kalkulasikan kebutuhan perusahaan dengan klik banner skema harga di bawah ini!
Permasalahan yang Harus Dihindari dalam Proses Receiving Gudang
Permasalahan yang biasanya terjadi dalam proses receiving gudang umumnya terjadi karena adanya dua faktor, human error atau penerapan prosedur yang tidak efektif. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai kedua faktor tersebut:
1. Human error
Human error atau biasa kita kenal sebagai kesalahan yang disebabkan oleh kelalaian manusia bisa menjadi salah satu faktor yang berpengaruh besar dalam terjadinya permasalahan receiving gudang. Kesalahan ini bisa terjadi dari adanya kecerobohan, kurangnya pelatihan, hingga kesalahan input data yang bisa mempengaruhi data inventaris perusahaan.
Faktor ini bisa dihindari dengan menggunakan aplikasi stok barang yang dapat membantu petugas gudang melakukan pendataan dan pemeriksaan secara akurat.
2. Prosedur yang tidak efektif
Prosedur perusahaan tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahan yang dapat mengganggu operasional inventaris perusahaan. Faktor prosedur ini dapat mempengaruhi proses receiving jika perusahaan tidak memberi SOP gudang yang jelas, koordinasi yang buruk antar tim, hingga sistem manajemen gudang yang tidak terintegrasi satu sama lain.
Semua permasalahan itu tentunya akan mengganggu operasional inventaris perusahaan. Oleh karena itu, digunakannya sistem inventaris yang sesuai dan dapat mengintegrasikan tugas staff secara otomatis.
Tugas Staff Warehouse dalam Receiving Gudang
Memastikan proses receiving berjalan sesuai SOP merupakan tugas yang dilakukan oleh staff warehouse. Dalam melakukan memastikan proses tersebut berjalan dengan baik, berikut adalah tugas utama sebagai staff warehouse:
1. Menerima dan memeriksa kualitas barang
Menerima barang dari supplier sudah menjadi tugas utama yang pasti dilakukan oleh staff warehouse. Namun dalam proses penerimaan barang, staff juga harus memastikan kondisi barang datang sesuai dengan standar kualitas dan barang yang diterima sesuai dengan dokumen purchase order.Â
2. Mencatat dan mendokumentasikan barang
Setelah memastikan penerimaan dan kualitas barang sesuai dengan standar, maka staff harus melakukan pencatatan terhadap semua informasi yang ada dalam proses receiving secara real-time. Selain itu, dokumen receiving gudang juga harus disimpan dalam arsip sesuai dengan prosedur yang ditentukan perusahaan Anda.
Penggunaan asset management software dapat membantu melacak dan mengelola kondisi serta lokasi peralatan pendukung, seperti pemindai barcode dan rak penyimpanan, untuk memastikan proses pencatatan berjalan lancar.
3. Melaporkan masalah dan ketidaksesuaian
Jika terdapat ketidaksesuaian atau masalah dalam proses receiving, maka staff gudang harus mencatat hal tersebut dalam bentuk laporan. Laporan ini nantinya akan diteruskan kepada pihak yang berkewajiban sehingga permasalahannya dapat ditindaklanjuti.
4. Mengorganisir barang di lokasi yang sesuai
Setelah barang sudah diterima dan diperiksa, staff akan melakukan penyimpanan barang ke dalam gudang dengan lokasi dan tata letak yang sesuai. Dalam tugas ini, staff juga bisa memberikan label pada tiap barang yang masuk ke dalam gudang sehingga mempermudah proses pelacakan barang.Â
Alur Proses Receiving Gudang
Menentukan Standard Operating Procedure (SOP) atau alur dalam proses receiving merupakan hal yang penting untuk memastikan seluruh proses berjalan sesuai dengan standar perusahaan. Dengan adanya SOP gudang, tugas yang dilakukan staff gudang akan berjalan lancar, akuret dan efisien.
Berikut adalah alur proses receiving gudang yang umumnya dilakukan oleh perusahaan:
1. Menerima dan memeriksa dokumen pengiriman
Sebelum menerima barang, staff akan menerima dokumen yang berisi informasi pengiriman seperti purchase order dan delivery order. Dengan adanya dokumen pengiriman, staff yang bertugas dapat memastikan spesifikasi barang yang akan datang.Â
Jika terdapat ketidaksesuaian dalam dokumen tersebut, maka staff dapat membuat laporan kepada atasan untuk nantinya disampaikan kepada supplier atau pihak pengirim. Selain itu, dengan adanya dokumen pengiriman, maka staff juga akan mengetahui tanggung jawab mereka terhadap proses receiving.
2. Unloading dan pemeriksaan barang
Setelah barang datang barang akan dikeluarkan dari kendaraan pengiriman dengan hati-hati untuk meminimalisir terjadinya kerusakan barang. Kemudian barang yang sudah diterima akan diperiksa jumlah, jenis, dan spesifikasinya sesuai dengan dokumen yang telah diberikan supplier.
Selain itu, kualitas dan kondisi barang yang datang juga harus diperiksa. Sehingga jika terdapat kondisi barang yang sesuai dapat dilakukan laporan masalah yang nantinya akan ditindaklanjuti.
3. Pencatatan dan pembuatan dokumen penerimaan
Selanjutnya, staff gudang harus melakukan pencatatan terhadap semua informasi barang yang sudah diterima secara real-time. Tugas ini dilakukan sebagai bukti bahwa proses receiving telah berjalan sebagaimana mestinya.Â
Selain itu dengan dilakukan pencatatan dan pengarsipan dokumen, kedua hal tersebut dapat menjadi bahan rujukan dan referensi mengenai stok di masa mendatang.
4. Pemberian label dan putaway barang
Sebelum memasukkan dan mengorganisir barang ke dalam gudang, staff harus memberikan label pada stok yang datang sesuai dengan kategori maupun barcode yang sudah ditentukan. Dengan memberikan label, barang yang disimpan dalam gudang dapat dengan mudah dilacak dan diakses.Â
Setelah label yang sudah diberikan pada tiap barang, staf akan melakukan proses putaway dengan menaruh barang pada lokasi gudang sesuai dengan barcode maupun kategori barang. Dengan melakukan proses ini, maka barang yang diterima dapat terorganisir dengan baik dan dapat diakses dengan mudah.
Optimalkan Proses Receiving Gudang Anda dengan Modul Software Inventaris
Untuk memastikan proses receiving dapat berjalan dengan efisien, perusahaan dapat menerapkan sistem yang menyediakan aplikasi stok barang untuk bisnis Anda. Anda dapat menemukan aplikasi stok barang di dalam sistem yang dilengkapi dengan modul software warehouse.Â
Berdiri sejak 2015 dan sudah memiliki ratusan klien, Equip menjadi salah satu pemberi solusi terpercaya untuk Anda mulai menerapkan software stok barang pada perusahaan Anda. Memiliki penawaran demo gratis, Anda dapat merasakan keunggulan fitur sistem software stok barang Equip secara langsung.
Berikut adalah beberapa fitur utama yang menjadi keunggulan software inventaris Equip:
- Expired tracking yang membantu Anda mendapatkan notifikasi real-time seputar informasi garansi dan masa kadaluarsa stok yang Anda miliki.
- Fleksibilitas UOM dengan memperlihatkan rincian produk secara akurat dan lengkap
- Laporan valid dan lengkap yang menghasilkan laporan valuasi inventaris barang secara detail dari berbagai gudang dan lokasi.
- Barcode yang memudahkan proses stock opname dengan dilengkapi QR/barcode scanner.
Kesimpulan
Proses receiving gudang merupakan proses manajemen gudang yang krusial karena akan sangat berpengaruh pada kualitas operasional perusahaan. Oleh karena itu, terdapat tugas penting staff gudang yang harus diperhatikan untuk menghindari terjadinya kesalahan operasional.
Sebagai upaya untuk menghindari terjadinya kesalahan operasional receiving gudang, Equip hadir untuk memberikan solusi sistem software inventaris. Dengan sistem ini, Anda dapat membuat tugas perusahaan dikerjakan menjadi lebih otomatis dan efisien.
Ingin merasakan dampak dari keunggulan sistem software inventory Equip? Coba demo gratis untuk menemukan alasan mengapa Anda harus memilih Equip.Â
