Definisi Purchasing, Proses, dan Peran Pentingnya

Purchasing adalah fungsi vital dalam perusahaan, karena rata-rata perusahaan mengalokasikan hingga 60% dari pendapatannya untuk pembelian. Efisiensi dan strategi dalam proses pengadaan barang sangat menentukan keberhasilan operasional perusahaan. Purchasing mencakup semua kegiatan terkait pengadaan barang atau jasa yang diperlukan perusahaan untuk menunjang proses produksi, mulai dari pencarian sumber hingga pemesanan. Pengadaan barang juga bertanggung jawab atas pengelolaan kualitas produk dan pembukuan yang detail, sehingga memastikan setiap item yang dibeli memiliki kualitas dan nilai optimal

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang pentingnya fungsi pengadaan barang dalam perusahaan dan langkah-langkah yang terlibat dalam proses pengadaaan barang. Dengan strategi yang efektif, tim pengadaan barang dapat memainkan peran krusial dalam menjaga kelancaran operasional dan efisiensi biaya perusahaan.

Pengertian Purchasing

Purchasing atau pembelian adalah sebuah komponen kunci dalam operasional perusahaan yang melibatkan pengadaan barang atau jasa yang diperlukan guna memastikan proses produksi berjalan lancar. Ini mengharuskan orientasi pada kualitas dan nilai yang ditawarkan oleh barang dan jasa tersebut. Dengan efisiensi purchasing yang baik, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasional serta meningkatkan daya saing dalam industrinya.

Definisi Purchasing

Secara umum, purchasing adalah aktivitas yang dilakukan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Hal ini mencakup berbagai tahapan seperti pengajuan permohonan pembelian (Purchase Requisition – PR), penerbitan Purchase Order (PO) yang sudah disetujui, penerimaan barang atau jasa yang dipesan, hingga pembayaran ke supplier.

Terdapat empat jenis purchasing berdasarkan penerapan barang dan jasa, yaitu Personal, Mercantile, Industrial, dan Institutionalized atau Government.

Tujuan dan Manfaat Purchasing

Tujuan utama dari purchasing adalah untuk meminimalkan biaya modal bagi stok barang, menjaga aliran barang masuk dan keluar secara efisien, serta memperkuat daya saing organisasi. Selain itu, pembelian yang efektif dapat meningkatkan efisiensi biaya dengan persentase hingga 60% dari pendapatan perusahaan diinvestasikan dalam pembelian.

Ini menunjukkan pentingnya peranan pembelian dalam mengendalikan biaya dan memaksimalkan penghasilan perusahaan di masa mendatang. Untuk mencapai tujuan ini, salah satu strategi yang digunakan adalah Analisis Total Cost of Ownership (TCO), yang membandingkan beberapa opsi pembelian berdasarkan rincian biaya yang dikeluarkan agar perusahaan dapat memilih yang terbaik.

Perbedaan Purchasing dan Procurement

Sering kali, perbedaan procurement dan purchasing membawa kebingungan. Purchasing adalah bagian dari procurement yang berfokus pada aspek teknis, seperti penerbitan PO dan penerimaan barang.

Sementara, procurement lebih luas cakupannya; ia mencakup keseluruhan proses strategis, termasuk negosiasi kontrak dan aliansi jangka panjang dengan supplier untuk mendukung pengadaan barang dan jasa secara keseluruhan. Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan dapat menetapkan fungsi purchasing dalam perusahaan secara lebih efisien, memastikan setiap tahap berjalan dengan baik dan terkoordinasi.

Baca juga : Purchase Order, Pentingkah untuk Bisnis?

Proses Purchasing

Proses purchasing yang terimplementasi dengan baik akan memastikan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta terjamin kualitas maupun waktunya. Setiap tahap dalam alur kerja pembelian harus dijalankan dengan cermat untuk menjaga efisiensi dan efektifitas.

Tahapan Proses Purchasing

Terdapat beberapa tahapan penting dalam proses pembelian yang harus dilalui, dimulai dengan Purchase Requisition (PR). PR adalah permohonan persetujuan untuk pembelian barang atau jasa dan biasanya mencakup detail seperti spesifikasi barang, kapan barang akan dibeli, dan nilai barang.

Setelah PR disetujui, langkah berikutnya adalah penerbitan Purchase Order (PO). PO ini diterbitkan setelah proses bidding untuk memilih supplier yang paling sesuai telah dilakukan, dan PO kemudian ditandatangani sesuai dengan kontrak yang ada.

Alur Kerja Purchasing di Perusahaan

Sistem purchasing di perusahaan sering kali mencakup beberapa langkah teknis. Setelah PO diterbitkan, berikutnya adalah proses Goods Receipt/Service Receipt yang melibatkan penerimaan barang atau penyelesaian pekerjaan jasa berdasarkan PO yang telah disetujui.

Langkah ini sangat krusial karena menyangkut penerimaan fisik dari barang yang telah dipesan, memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati. Tahap terakhir dalam alur ini adalah Payment, yaitu pembayaran invoice oleh customer kepada supplier/vendor setelah semua barang diterima dengan baik.

Keberhasilan dalam proses pembelian tidak hanya bergantung pada sistem yang ada tetapi juga pada ketekunan dan keterampilan tim pembelian dalam menjalankan tugas mereka, mulai dari pengajuan PR hingga pencatatan pembayaran yang rapi.

Baca juga : Apa itu Sistem Pembelian, Pengertian serta Manfaatnya untuk Bisnis

Peran dan Tugas Staff Purchasing

Di tengah dinamika operasional perusahaan, tanggung jawab petugas pengadaan barang memegang peran krusial dalam memastikan kelancaran aliran barang dan jasa yang mendukung keseluruhan produksi.

Dengan tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan secara rutin, peran ini tidak hanya terbatas pada pembuatan dan pengiriman Purchase Order (PO) tetapi juga pemantauan pengiriman hingga pembuatan laporan pembelian yang akurat.

Tugas dan Tanggung Jawab Staff Purchasing

Mengeksekusi tugas purchasing berarti Anda harus menguasai berbagai fungsi mulai dari riset pasar untuk memantau harga dan kualitas produk, hingga evaluasi kinerja vendor dengan kriteria yang ketat seperti kualitas produk, ketepatan waktu, dan harga.

Selain itu, budgeting menjadi elemen penting untuk memastikan pengadaan dilakukan dengan efisien, tanpa mengorbankan mutu produk. Tanggung jawab petugas pembelian juga mencakup koordinasi dengan departemen lain seperti keuangan dan logistik untuk mengoptimalkan proses pengadaan.

Keterampilan yang Dibutuhkan dalam Purchasing

Untuk menjadi seorang petugas pengadaan barang yang efektif, Anda perlu menanamkan empat keterampilan penting: ketekunan, kemampuan membangun hubungan, negosiasi, dan integritas.

Ketekunan dalam memantau detail pengiriman atau kualitas produk, kemampuan menjalin hubungan baik dengan vendor, keterampilan strategi negosiasi untuk mendapatkan harga terbaik, serta integritas dalam menjalankan etika profesional, adalah kunci sukses dalam menjalankan tugas pembelian.

Resiko Pekerjaan Purchasing

Risiko pekerjaan purchasing meliputi kegagalan dalam menjaga kualitas barang atau pengiriman yang tepat waktu, yang dapat berdampak negatif pada produksi.

Oleh karena itu, penting bagi petugas pembelian untuk selalu mengawasi setiap proses pengadaan dengan cermat dan mengembangkan strategi mitigasi risiko yang efektif untuk meminimalisir dampak buruk tersebut.

Gaji dan Jenjang Karir Purchasing

Gaji staff purchasing bervariasi tergantung lokasi dan pengalaman, dengan kisaran mulai dari Rp1.836.059,00 di Bekasi hingga Rp7.000.000,00 di Batam. Seiring berjalannya waktu dan peningkatan keterampilan, peluang untuk menaikkan gaji juga meningkat, terutama jika karir Anda berkembang menjadi posisi kepala pengadaan atau sejenisnya.

Namun, ini membutuhkan komitmen untuk terus memperbaiki performa dan menambah keterampilan secara berkelanjutan.

Baca juga : Bagaimana Proses Procurement dan Purchasing dalam Bisnis Manufaktur?

Jenis-jenis Purchasing

Dalam dunia bisnis, terdapat berbagai jenis purchasing yang perlu Anda ketahui demi efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan. Dengan memahami jenis-jenis purchasing, Anda dapat menentukan strategi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan dan situasi perusahaan Anda. Mulai dari pembelian langsung hingga tidak langsung, serta pembelian barang dan jasa, mari kita telusuri lebih jauh.

Purchasing Langsung dan Tidak Langsung

Purchasing langsung merujuk pada pembelian barang atau bahan baku yang digunakan langsung dalam proses produksi. Contoh sederhana adalah pembelian bahan mentah seperti baja untuk pabrik manufaktur. Proses ini sering kali melibatkan perencanaan matang dan pemilihan supplier yang tepat untuk memastikan kualitas barang serta kecepatan pengiriman.

Di sisi lain, purchasing tidak langsung adalah pembelian barang dan jasa yang tidak langsung terlibat dalam produksi akhir tetapi mendukung proses operasional perusahaan. Misalnya, pembelian peralatan kantor, bahan habis pakai, atau layanan IT. Meskipun tidak terlibat langsung dalam produksi, purchasing tidak langsung tetap krusial untuk menjaga kelancaran operasi harian.

Purchasing Barang dan Jasa

Pembelian barang mencakup berbagai aset fisik yang diperlukan oleh perusahaan. Mulai dari bahan baku, produk setengah jadi, produk jadi, hingga peralatan modal. Jenis purchasing ini mencakup semua item yang diperlukan untuk menjalankan proses produksi dan operasional perusahaan dengan optimal.

Pembelian jasa, sebaliknya, lebih fokus pada pengadaan layanan atau tenaga kerja yang diperlukan untuk mendukung operasional perusahaan. Contoh dari purchasing jasa mencakup layanan hukum, konsultasi, perawatan dan perbaikan peralatan, serta jasa transportasi. Pembelian ini sering kali membutuhkan negosiasi dan pemilihan supplier yang memiliki reputasi baik serta kemampuan untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan.

Tantangan dan Solusi dalam Purchasing

Tantangan dalam purchasing menjadi aspek kritis yang membutuhkan perhatian khusus. Menurut Bain & Company, perusahaan dapat menghabiskan 25%-60% dari total anggaran mereka pada sektor procurement dan purchasing, tergantung jenis industri yang digeluti. Tantangan-tantangan ini bervariasi mulai dari risiko pasokan, negosiasi harga, hingga menjaga kualitas produk yang dibeli.

Baca juga : Mengenal Procurement Management dan Fungsinya bagi Perusahaan

Tantangan Umum dalam Purchasing

Salah satu tantangan dalam purchasing adalah kesalahan dalam proses seleksi vendor yang dapat memakan banyak waktu untuk pemulihan. Risiko pasokan seperti risiko pasar, penipuan, biaya, kualitas, dan pengiriman menjadi ancaman utama. Selain itu, kekurangan transparansi dalam pengadaan bisa menghambat akses informasi yang akurat dan mengarah ke risiko keamanan.

Data yang tidak akurat dalam proses pembelian juga dapat mengakibatkan kekurangan atau kelebihan persediaan, yang tentunya berdampak pada keuntungan perusahaan. Selain itu, tantangan dalam e-procurement termasuk kekhawatiran keamanan, keterbatasan teknis, dan kebutuhan pelatihan yang memadai harus ditangani dengan cermat.

Strategi Efektif untuk Mengatasi Tantangan

Strategi efektif purchasing dapat diimplementasikan melalui beberapa pendekatan. Bertransaksi dengan 2-3 vendor secara bersamaan bisa membantu melebarkan relasi perusahaan dan meningkatkan daya tawar. Memperkuat teknologi keamanan dan rutin memperbarui sistem adalah langkah penting dalam mengurangi risiko e-procurement.

Tidak kalah penting, membangun kemitraan jangka panjang dengan pemasok, serta melakukan analisa Total Cost of Ownership pada barang bisa memastikan pengadaan dilakukan secara efisien. RUN Market dari RUN System, misalnya, menawarkan solusi manajemen digital yang inovatif untuk UKM, yang membantu menghubungkan pembeli dan penjual pada satu platform, mempercepat transformasi digital dan memudahkan pencarian vendor yang cocok.

Tahapan expediting dan traffic juga perlu dilakukan secara profesional untuk memastikan proses pembelian berjalan lancar hingga barang tiba di tempat tujuan. Mengadopsi teknologi modern dan sistem integrasi dapat menjaga efisiensi dan akurasi dalam pengadaan barang serta menyediakan pelatihan dan program kesadaran yang berkelanjutan bagi para staf.

Baca juga : 3 Langkah Strategic Sourcing serta Tujuan dan Definisinya

Teknologi yang Digunakan dalam Purchasing

Purchasing, atau pengadaan barang dan jasa, adalah salah satu fungsi terpenting dalam sebuah perusahaan. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam purchasing, banyak perusahaan kini memanfaatkan berbagai teknologi canggih. Berikut ini beberapa teknologi yang sering digunakan dalam proses purchasing:

1. Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Aplikasi ERP adalah sistem manajemen yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, termasuk purchasing, dalam satu platform. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat:

• Mengelola inventaris: ERP membantu dalam pemantauan stok secara real-time, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok.
• Otomatisasi proses purchasing: Mulai dari pembuatan Purchase Order (PO) hingga pengelolaan faktur, ERP dapat mengotomatiskan banyak aspek dalam purchasing.
• Analisis data: ERP menyediakan data analitis yang membantu perusahaan membuat keputusan pembelian yang lebih baik dan efisien.

2. E-Procurement Systems

E-Procurement adalah sistem elektronik yang mengelola dan mengotomatiskan proses pengadaan barang dan jasa. Manfaat utama dari e-Procurement meliputi:

• Transparansi dan kontrol: Sistem ini memungkinkan pengawasan yang lebih baik terhadap proses pengadaan, meningkatkan transparansi dan kontrol.
• Pengurangan biaya: Dengan proses pengadaan yang lebih efisien dan transparan, biaya operasional dapat dikurangi.
• Akses supplier yang lebih luas: E-Procurement memudahkan perusahaan untuk menemukan dan bertransaksi dengan supplier dari berbagai lokasi.

3. Artificial Intelligence (AI) dan Machine Learning

AI dan machine learning dapat digunakan dalam purchasing untuk:

• Analisis prediktif: AI membantu dalam menganalisis data historis untuk memprediksi kebutuhan masa depan, sehingga perusahaan dapat melakukan pengadaan dengan lebih baik.
• Optimasi harga: AI dapat menganalisis data pasar dan memberikan rekomendasi harga terbaik untuk pembelian.
• Pendeteksian penipuan: Dengan machine learning, perusahaan dapat mengidentifikasi pola yang mencurigakan dan mengurangi risiko penipuan dalam proses pengadaan barang.

4. Blockchain Technology

Blockchain menawarkan banyak keuntungan untuk purchasing, seperti:

• Transparansi: Setiap transaksi yang dilakukan tercatat secara permanen dan tidak dapat diubah, meningkatkan transparansi.
• Keamanan: Teknologi blockchain menyediakan lapisan keamanan tambahan untuk transaksi, mengurangi risiko penipuan dan kesalahan.
• Otomatisasi kontrak: Smart contracts dalam blockchain dapat mengotomatiskan dan mengeksekusi kontrak secara otomatis ketika kondisi tertentu terpenuhi.

5. Supplier Relationship Management (SRM) Systems

SRM adalah teknologi yang membantu perusahaan mengelola hubungan dengan supplier. Manfaat utama dari SRM meliputi:

• Peningkatan kolaborasi: SRM memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik dengan supplier.
• Evaluasi kinerja supplier: Sistem ini membantu dalam mengevaluasi kinerja supplier berdasarkan berbagai metrik, seperti kualitas, ketepatan waktu pengiriman, dan harga.
• Pengembangan supplier: SRM memungkinkan perusahaan untuk bekerja sama dengan supplier dalam pengembangan produk dan proses.

6. Aplikasi Purchasing

Aplikasi purchasing adalah solusi teknologi yang memudahkan pengelolaan dan otomasi proses pengadaan barang dan jasa. Manfaat dari aplikasi purchasing meliputi:

• Efisiensi waktu: Aplikasi ini mempercepat proses pengadaan barang dengan mengotomatiskan pembuatan dan pengelolaan PO.
• Akurasi data: Aplikasi ini memastikan bahwa semua data purchasing tercatat dengan akurat dan dapat diakses dengan mudah.
• Peningkatan kontrol: Aplikasi purchasing memberikan kontrol yang lebih baik terhadap pengeluaran dan persediaan, membantu perusahaan mengelola anggaran dengan lebih efektif.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Purchasing Software Terbaik untuk Procurement di Indonesia

Kesimpulan

Bagian purchasing adalah jantung operasional perusahaan yang memastikan semua kebutuhan barang serta jasa berkualitas tersedia sesuai produksi. Sebagai contoh nyata, Purchasing Department di Hotel Ciputra Semarang memegang peran krusial, menyediakan item sehari-hari yang mendukung beragam aktivitas hotel. Ini menunjukkan bagaimana pengadaan barang membantu kelancaran operasional melalui pemantauan stok gudang dan kontrol ketat atas kualitas barang yang datang sesuai dengan Purchase Orders.

Penggunaan teknologi dalam proses pengadaan barang sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. Dengan memanfaatkan teknologi seperti ERP, e-Procurement, AI, blockchain, dan SRM, perusahaan dapat mengelola inventaris secara real-time, mengotomatiskan proses pengadaan, dan meningkatkan transparansi serta keamanan transaksi.

Aplikasi purchasing, seperti yang ditawarkan oleh EQUIP, merupakan solusi yang sangat efektif dalam mengelola dan mengotomatiskan proses pengadaan barang dan jasa. Aplikasi ini tidak hanya mempercepat proses pengadaan barang dengan mengotomatiskan pembuatan dan pengelolaan PO, tetapi juga memastikan akurasi data dan memberikan kontrol yang lebih baik terhadap pengeluaran dan persediaan. Anda juga bisa mencoba demo gratis untuk memahami bagaimana EQUIP bisa mengoptimalkan bisnis Anda dan membuatnya tetap kompetitif di pasar.