Keberadaan divisi human resources (HR) merupakan komponen penting dari bisnis apapun, terlepas dari ukuran perusahaannya. Divisi HR bertugas memaksimalkan produktivitas karyawan dan melindungi perusahaan dari masalah yang mungkin timbul di lingkungan kerja. Tanggung jawab divisi HR antara lain kompensasi dan tunjangan, rekrutmen, pemutusan hubungan kerja, serta tetap up to date dengan hukum yang dapat mempengaruhi perusahaan beserta karyawannya. Berbagai tanggung jawab ini dapat dipermudah dengan penggunaan teknologi dalam bentuk software.
Ada dua jenis perangkat lunak yang biasa digunakan oleh divisi HR, yaitu software HRIS dan software payroll. Keduanya memang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia, tetapi mereka adalah perangkat lunak yang berbeda. Sebelum mempelajari lebih lanjut tentang perbedaan antara software HRIS dan software payroll, Anda harus memahami pengertiannya terlebih dahulu.
Pengertian Software HRIS dan Software Payroll
Human resource information system (HRIS) adalah software yang menyediakan penyimpanan terpusat master data karyawan yang dibutuhkan divisi HR untuk melaksanakan tugasnya. HRIS menyimpan, memproses, dan mengelola data karyawan, seperti nama, alamat, nomor identitas, informasi visa atau izin kerja, dan informasi tanggungan. Selain itu, HRIS menyediakan fungsi-fungsi sumber daya manusia, seperti rekrutmen, pelacakan kandidat, manajemen waktu dan kehadiran, penilaian kinerja, dan pengelolaan tunjangan.
Software payroll adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan dalam mengelola administrasi yang berhubungan dengan penggajian pegawai. Dengan payroll software ini, divisi HR dapat dengan mudah menghitung gaji untuk karyawan berdasarkan jam kerja dan kehadiran yang terintegrasi ke dalam sistem. Selain itu, software payroll bisa menghitung upah lembur, PPh 21, BPJS, dan tunjangan lainnya.
Artikel terkait:
Apa Perbedaan Software HRIS dan Software Payroll?
Walaupun keduanya berkaitan dengan sumber daya manusia, software HRIS dan software payroll memiliki perbedaan. Software HRIS cakupannya lebih luas, seperti pengelolaan database karyawan, penggajian, pembuatan laporan, serta manajemen pengeluaran, kontrak, dan cuti. Sementara itu, software payroll fokus kepada perhitungan tunjangan dan gaji karyawan. Jadi, dapat disimpulkan bahwa software payroll merupakan bagian dari software HRIS.
Mengapa Anda Harus Memiliki Kedua Software Tersebut?
Melakukan pekerjaan HR secara manual, seperti memasukkan data ke spreadsheet, mengumpulkan dokumen onboarding karyawan baru, dan menyimpan file fisik, akan membuang-buang waktu berharga Anda. Selain itu, pekerjaan manual memiliki risiko human error yang tinggi. Kedua hal tersebut dapat menurunkan efektivitas dan efisiensi manajemen Anda.
Teknologi membawa kemudahan bagi perusahaan dalam melakukan kegiatan operasionalnya, termasuk manajemen sumber daya manusia. Ketika bisnis Anda mulai berkembang dan jumlah karyawannya semakin banyak, lebih baik Anda mempertimbangkan penggunaan teknologi.
Solusi yang tepat untuk menyederhanakan proses HR adalah implementasi software, baik itu HR system maupun payroll. Kebanyakan perusahaan memilih software HRIS yang terdiri dari banyak fitur dan sudah termasuk software payroll.
Baca juga: 4 Alasan Perusahaan Harus Menggunakan Aplikasi HRIS
Software HRIS yang baik dilengkapi berbagai fitur yang dapat membantu Anda dalam menjalankan fungsi HR, antara lain:
- Manajemen penggajian. Software payroll menghitung gaji secara akurat berdasarkan waktu kerja, jam lembur, dan kehadiran karyawan.
- Database karyawan. Penyimpanan informasi karyawan, mulai dari data pribadi hingga keuangan, di platform yang tersentralisasi.
- Manajemen pengeluaran. Pengelolaan cash advance, allowance, reimbursement, dan lainnya dengan mudah beserta pembuatan laporan dalam hitungan detik.
- Kontrak karyawan. Pengelolaan kontrak karyawan kapan saja dan di mana saja serta pengingat jika masa kontrak akan habis. (Tersedia juga software khusus untuk manajemen kontrak.)
- Manajemen kehadiran. Pelacakan kehadiran karyawan dan pencatatan data dari mesin absensi secara otomatis.
- Manajemen cuti. Penyederhanaan proses pengajuan cuti, termasuk sakit, liburan, dan cuti melahirkan.
Penerapan HRIS memberikan banyak manfaat untuk Anda, antara lain pembaruan database otomatis yang menyederhanakan proses mutasi, promosi, dan penerimaan karyawan baru; integrasi dengan kalender yang membuat pemantauan jadwal meeting menjadi lebih praktis; pengajuan dapat dilacak dan diproses secara instan; serta evaluasi dapat dilakukan dengan lebih mudah berdasarkan KPI masing-masing karyawan.
Kesimpulan
Seiring perkembangan teknologi yang semakin pesat, sudah saatnya Anda meninggalkan cara konvensional dan beralih ke penggunaan software. HashMicro adalah penyedia solusi ERP yang dipercaya oleh lebih dari 250 perusahaan untuk mengotomatiskan aktivitas operasional hariannya. Kami menerapkan praktek bisnis terbaik untuk memastikan kelancaran penerapan sistem demi kepuasan dan kenyamanan pelanggan. Segera jadwalkan demo gratis disini!
