Pembukuan stok barang merupakan salah satu tugas krusial dalam mengelola sebuah bisnis, terutama yang bergerak di bidang perdagangan dan manufaktur. Proses pencatatan ini membantu pemilik usaha agar dapat mengontrol persediaan barang dan meningkatkan efisiensi bisnis.
Tanpa pembukuan stok barang yang baik, operasional bisnis dapat mengalami kesulitan dalam memantau persediaan barang. Begitu pula dengan teknik pencatatan yang dilakukan secara manual, seringkali menimbulkan kekeliruan dalam perhitungan.
Hal tersebut tentu menyebabkan ketidakseimbangan persediaan yang berimbas pada kerugian bisnis. Namun, dengan menggunakan software inventaris, pembukuan stok barang dapat diotomatisasi untuk mempermudah perencanaan pengelolaan barang secara efektif.
Lalu, bagaimana sebenarnya cara pembukuan stok barang tersebut agar dapat berjalan dengan lancar? Berikut penjelasannya.
Pengertian Pembukuan Stok Barang
Pembukuan stok barang adalah proses pencatatan data terkait kuantitas produk fisik yang tersedia di gudang. Dengan mencatat jumlah ketersediaan barang, Anda dapat memastikan bahwa stok barang selalu dalam kondisi optimal, tanpa menimbulkan situasi overstock dan understock.
Dengan sistem pencatatan yang akurat, bisnis dapat berjalan dengan lebih terstruktur dan meminimalisir kerugian akibat ketersediaan stok yang tidak terkendali. Proses ini dapat dilakukan secara manual maupun memanfaatkan software stok barang untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi pencatatan barang.
Ciri-ciri Pembukuan Stok Barang
Agar pembukuan stok barang efektif, ada beberapa hal yang menjadi indikasi bahwa proses pencatatan telah berjalan dengan baik:
1. Terstruktur dan sistematis
Proses pencatatan harus sesuai dengan prosedur yang berlaku agar memudahkan pembacaan informasi dan ptroses analisisnya. Dengan pencatatan yang sistematis, pemilik usaha dapat mengelola stok barang dengan lebih efisien.
2. Memuat informasi detail
Setiap pencatatan wajib mencantumkan informasi penting seperti nama barang, jumlah dan harga. Detail ini akan memastikan keakuratan data dan memudahkan proses pelacakan stok.
3. Terupdate secara berkala
Agar tetap relevan, proses pembukuan perlu diperbarui secara berkala untuk memastikan jumlah stok secara real-time. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mengganggu operasional bisnis.
4. Akurat dan dapat dipertanggungjawabkan
Pencatatan stok harus sesuai dengan jumlah barang fisik yang tersedia di gudang agar terhindar dari selisih yang berpotensi menyebabkan kerugian. Dengan kesesuaian data yang akurat, operasional bisnis dapat berjalan dengan lancar dan meminimalisir adanya hambatan.
5. Dapat diakses dengan mudah
Sistem pembukuan, baik yang menggunakan cara manual atau digital harus memungkinkan adanya akses yang cepat dan praktis. Kemudahan ini akan membantu pemilik usaha untuk melakukan pemantauan stok kapan saja tanpa kendala.
6. Membantu pengambilan keputusan
Data stok yang lengkap dan valid menjadi dasar dalam perencanaan persediaan dan strategi bisnis. Dengan informasi akurat, pemilik usaha dapat mempertimbangkan keputusan-keputusan terbaik untuk menghindari risiko kerugian.
Fungsi Pembukuan Stok Barang bagi Perusahaan
Kegiatan pembukuan stok memiliki peran strategis dalam manajemen operasional bisnis. Dengan membuat catatan keluar masuk barang yang akurat dan terstruktur, perusahaan dapat memastikan ketersedian barang agar dapat meningkatkan efektivitas produksi.
Berikut beberapa fungsi utama dari pembukuan stok barang yang penting untuk menunjang perencanaan anggaran dan pengelolaan biaya secara efektif:
- Mengontrol ketersediaan barang: Melalui laporan stok barang, perusahaan dapat memastikan ketersediaan produk cukup untuk memenuhi permintaan pasar.
- Mengetahui pergerakan stok: Memberikan kemudahan pada proses pemantauan produk dan memberikan gambaran yang jelas tentang pergerakan stok.
- Mendukung laporan keuangan: Pencatatan stok yang akurat akan mendukung laporan keuangan dalam perhitungan biaya dan aset persediaan.
- Melihat arus penjualan: Memberikan informasi kuantitas produk agar dapat merencanakan pengadaan dan strategi pemasaran yang lebih efektif melalui analisis hubungan antara stok dan penjualan.
Metode Pembukuan Stok Barang
Pembukuan stok barang membutuhkan metode pencatatan yang sesuai dengan karakteristik produk dan strategi bisnis. Pemilihan metode ini penting agar pengelolaan inventaris bisa berjalan lebih efisien dan akurat.
Selain menjaga ketersediaan barang, metode-metode ini akan berperan untuk mengoptimalisasi biaya dan meningkatkan produktivitas operasional. Berikut beberapa metode yang umum dalam pembukuan stok barang:
1. FIFO (First In, First Out)
FIFO menjadi metode pencatatan dengan peraturan dimana barang yang pertama masuk ke dalam gudang harus terjual lebih dahulu. Cara ini ideal untuk mengelola produk memiliki masa simpan terbatas agar terhindar dari kerugian akibat produk rusak atau kadaluarsa seperti makanan dan obat-obatan.
2. LIFO (Last In, First Out)
LIFO merupakan metode yang diterapkan pada barang yang masuk gudang di urutan terakhir, namun perlu dijual lebih dulu. Hal ini bertujuan untuk menangani harga bahan baku yang terus meningkat. Metode ini sering digunakan pada industri manufaktur
3. FEFO (First Expired, First Out)
FEFO adalah metode yang pencatatan untuk menjual barang yang memiliki tanggal kadaluarsa terdekat. Metode ini membantu perusahaan untuk memastikan kualitas dan keamanan produk selama proses penjualan.
4. Average
Average adalah metode pencatatan stok berdasarkan hitungan biaya rata-rata antara biaya barang persediaan yang akan dijual dengan jumlah unit yang tersedia. Metode ini umumnya digunakan untuk bisnis yang memproduksi barang yang tidak memiliki masa kadaluarsa seperti furnitur dan perlengkapan bangunan.
5. Metode Perpetual (Pencatatan secara berkelanjutan)
Metode perpetual adalah pencatatan stok barang yang terjadi setiap ada kegiatan transaksi, baik pemasukan atau pengeluaran persediaan barang. Dengan memanfaatkan sistem komputerisasi, metode ini memastikan agar setiap perubahan stok terbarui secara otomatis.
Metode ini digunakan pada barang dagang yang memiliki nilai jual tinggi dan frekuensi pencatatan berbanding lurus dengan frekuensi keluar masuk barang.
6. Metode Periodik (Pencatatan berkala)
Metode periodik atau metode fisik adalah cara pencatatan yang menerapkan aturan terpisah antara transaksi jual beli stok barang. Sehingga, pencatatannya berdasarkan proses pengecekan secara langsung stok barang pada akhir periode penjualan.
Metode ini cocok untuk mencatat penjualan barang dalam jumlah banyak dan memiliki frekuensi transaksi stok barang tinggi. Proses pemeriksaannya dilakukan saat melakukan stock opname untuk memperbarui jumlah persediaan stok barang dalam gudang.
Klik gambar di bawah ini untuk mengunduh skema harga software inventaris agar Anda dapat menemukan gambaran harga sistem pembukuan stok barang dengan mudah dan cepat!
Cara Membuat Pembukuan Stok Barang (Inventaris) Menggunakan Microsoft Excel
Pada dasarnya, proses pembukuan stok barang dapat Anda lakukan secara manual dan digital. Untuk membuat pembukuan stok barang secara manual, Anda bisa memanfaatkan microsoft Excel.
Secara praktis, microsoft excel memberikan kemudahan dalam proses pelacakan persediaan produk. Berikut caranya:
1. Membuat lembar kerja:
- Buat lembar kerja baru dengan nama “Data Barang”.
- Buat tabel dengan kolom yang mencakup Kode Barang, Nama Barang, Stok Awal, Barang Masuk, Barang Keluar, Stok Akhir dan Tanggal.
- Untuk membuat header, blok kolom yang diperlukan, lalu klik Insert > Table. Kemudian, pastikan opsi “My table has headers” tercentang.
2. Mengisi data barang: Pastikan data barang yang masuk ke dalam excel mencantumkan kode, nama barang dan jumlah stok awal secara akurat.
3. Membuat lembar kerja “Barang Masuk” dan “Barang Keluar”:
- Buat lembar kerja baru dengan masing-masing nama.
- Buat tabel dengan kolom yang mencakup Tanggal, Kode Barang, Nama Barang dan Jumlah.
- Catat setiap transaksi barang dengan detail yang sesuai.
4. Menghubungkan data dengan rumus excel: Gunakan rumus SUMIF untuk menjumlahkan total barang yang keluar dan masuk berdasarkan Kode Barang. Lalu, hitung Stok Akhir menggunakan rumus SUM.
5. Menambahkan validasi data dan format kondisional: Untuk menghindari kesalahan input, tambahkan validasi data pada kolom Jumlah di lembar “Barang Masuk” dan “Barang Keluar” agar dapat menghasilkan angka positif. Berikut caranya:
- Pilih kolom yang ingin Anda validasi.
- Klik Data > Data Validation.
- Pilih Whole Number, kemudian atur Minimum menjadi 1.
Tambahkan format kondisional pada kolom Stok Akhir di lembar “Data Barang” untuk menyoroti barang dengan stok terendah. Berikut caranya:
- Pilih kolom Stok Akhir.
- Klik Home > Conditional Formatting > New Rule.
- Pilih Format only cells that contain.
- Atur agar menyoroti sel dengan nilai kurang dari atau sama dengan jumlah minimum yang sesuai ketentuan.
6. Membuat laporan dengan Pivot Table:
- Gabungkan data dari lembar “Barang Masuk” dan “Barang Keluar” ke dalam satu tabel agar memudahkan proses analisis.
- Pilih data tersebut, lalu klik Insert > PivotTable.
- Buat pengaturan PivotTable sesuai kebutuhan, misalnya untuk menampilkan hasil data pada periode tertentu.
Contoh Pembukuan Stok Barang
Secara praktis, contoh pembukuan stok barang bisa Anda visualisasikan menggunakan tabel. Melalui tabel, proses pemantauan dan pengelolaan persediaan barang dapat Anda tinjau secara sistematis dan efisien.
Berikut contoh pembukuan stok barang berdasarkan cara pembuatannya menggunakan microsoft excel:
Komponen Pembukuan Stok Barang
Untuk memastikan pengelolaan stok barang berjalan dengan efisien, penting bagi setiap bisnis untuk memiliki sistem pembukuan yang jelas dan struktur. Sistem ini difungsikan untuk memonitor ketersediaan stok secara real-time berdasarkan transaksi.
Berikut adalah beberapa komponen utama yang harus ada dalam pembukuan stok barang:
- Kode Barang: Merupakan identifikasi unik yang berfungsi untuk membedakan setiap item dalam sistem pembukuan.
- Nama Barang: Deskripsi singkat yang menggambarkan jenis barang yang tercatat.
- Deskripsi Barang: Penjelasan lebih luas mengenai spesifikasi teknik, kategori atau karakteristik suatu barang.
- Jumlah Stok Awal: Jumlah barang yang tersedia pada awal periode pembukuan yang menjadi dasar perhitungan.
- Barang Masuk: Pencatatan mengenai barang yang masuk gudang dalam suatu periode tertentu, baik melalui pembelian maupun penerimaan.
- Barang Keluar: Pencatatan mengenai barang yang dikeluarkan atau digunakan selama periode pembukusan.
- Jumlah Stok Akhir: Total jumlah barang yang tersisa setelah memperhitungkan keluar dan masuknya barang pada akhir periode pembukuan.
- Harga Per Unit: Harga satuan yang berlaku untuk setiap item barang untuk menghitung total nilai persediaan.
- Tanggal Pencatatan: Menyediakan informasi terkait waktu transaksi atau pembaruan data pembukuan untuk memastikan relevansi data pada periode yang bersangkutan.
Gunakan Software Inventaris untuk Memudahkan Pembukuan Stok Barang
Sebuah perusahaan dengan skala produksi yang besar membutuhkan software inventaris untuk membantu proses pemantauan stok barang secara real-time dan akurat.
Oleh karena itu, perusahaan memerlukan bantuan teknologi yang bisa mengotomatisasi proses pencatatan keluar dan masuk barang. Salah satu perangkat lunak yang bisa Anda gunakan adalah software inventaris dari EQUIP.
Software inventaris dari EQUIP menjadi salah satu pilihan terbaik untuk sistem pembukuan stok barang. Dengan berbagai fitur canggih dan kemudahan dalam penggunaannya, akan membantu Anda agar dapat mengambil keputusan bisnis yang lebih baik.
Berikut merupakan fitur-fitur unggulan yang EQUIP tawarkan:
- Scan Barcode: Memudahkan dan mempercepat proses stock opname dengan aplikasi mobile yang memiliki fitur QR atau barcode scanner agar dapat melakukan pencatatan stok yang lebih akurat dan efisien.
- Expired Tracking: Pemantauan masa garansi dan kadaluarsa produk atau bahan baku secara real-time dengan notifikasi otomatis untuk memastikan kualitas barang dan efisiensi operasional.
- Easy to Use: Desain tampilan yang intuitif serta sistem yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan agar dapat memaksimalkan pengalaman pengguna dengan optimal.
- Estimasi Persediaan Barang: Membagikan informasi stok barang secara real-time di berbagai lokasi, memungkinkan pengelolaan persediaan yang lebih efektif dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
- Laporan Valid dan Lengkap: Menghasilkan laporan valuasi inventaris yang akurat dan mendetail dalam hitungan detik, mencakup berbagai gudang dan lokasi secara menyeluruh.
- Fleksibilitas UOM: Mengoptimalkan pencatatan inventaris dengan fleksibilitas dalam satuan ukuran untuk memastikan akurasi dan konsistensi dalam pengelolaan stok barang.
Dengan demikian, software inventaris milik EQUIP tidak hanya memudahkan proses pembukuan stok barang, tetapi membantu perusahaan untuk membuat keputusan secara cepat dan akurat melalui laporan yang valid dan estimasi persedian barang.
Kesimpulan
Software inventaris menjadi salah satu perkembangan teknologi yang berfungsi untuk membantu pengelolaan pembukuan stok barang agar proses produksi bisa berjalan dengan optimal.
Mencatat stok barang secara manual bisa menjadi tugas yang melelahkan dan rawan kekeliruan yang bisa menghambat operasional bisnis. Oleh karena itu, penggunaan software inventaris dari EQUIP dapat menjadi solusi terbaik untuk memastikan pencatatan lebih akurat dan efisien.
Dengan fitur otomatisasi, Anda bisa dengan mudah melacak setiap perubahan stok secara real-time. Sehingga proses operasional produksi dapat berjalan dengan baik dan meningkatkan profit perusahaan.
Coba demo gratis ini sekarang agar Anda bisa mengetahui kemudahan menggunakan software inventaris!
