Proses bisnis dan keberhasilan usaha memiliki kaitan yang erat. Sistem operasional bisnis yang baik dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya secara efektif dan efisien. Dalam usaha, setiap perusahaan memiliki sistem operasional yang unik tergantung pada jenis industri dan tujuan bisnis mereka. Namun, apapun jenis sistem operasional yang digunakan, proses bisnis yang efektif dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kepuasan pelanggan.
Ketika sistem operasional yang digunakan di perusahaan kurang efektif, maka hal ini dapat menyebabkan masalah seperti penurunan kualitas produk atau jasa, lambatnya waktu produksi, tingginya biaya produksi, dan lainnya. Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem operasional yang baik dan terus memperbaikinya agar dapat meningkatkan keberhasilan bisnisnya.Â
Pengertian Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas terstruktur yang suatu perusahaan atau organisasi jalankan guna mencapai tujuan tertentu. Proses ini mencakup berbagai macam kegiatan, mulai dari pengambilan keputusan hingga pelaksanaan tugas-tugas operasional. Sistem operasional yang baik dan efektif dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih cepat dan efisien.
Proses bisnis melibatkan berbagai aspek, termasuk penggunaan sumber daya manusia, teknologi, dan prosedur operasional. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan. Dengan demikian, perlu diatur dan dikontrol dengan baik agar dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya dengan baik.
Jenis-jenis Proses Bisnis
Jenis-jenis proses bisnis dapat dibedakan berdasarkan fungsinya dan tujuannya dalam mendukung operasional perusahaan. Berikut ini adalah beberapa jenisnya yang umum dalam perusahaan:
1. Proses operasional
berkaitan dengan aktivitas-aktivitas sehari-hari yang dilakukan oleh perusahaan guna menjalankan operasional bisnis. Contohnya seperti produksi, pengadaan barang, pelayanan pelanggan, dan sebagainya. Proses ini sangat penting karena keberhasilan usaha sangat tergantung pada kinerja operasional perusahaan.
2. Proses manajemen
Jenis proses  ini berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pengambilan keputusan dan pengendalian di tingkat manajemen perusahaan. Misalnya, perencanaan strategis, penganggaran, manajemen risiko, dan sebagainya. Proses bisnis manajemen sangat penting karena dapat membantu perusahaan memperbaiki strategi dan mengoptimalkan sumber daya yang tersedia.
3. Proses pendukung
Proses  pendukung berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang mendukung operasional perusahaan dan manajemen, seperti sumber daya manusia, keuangan, dan teknologi informasi. Misalnya, rekrutmen karyawan, manajemen keuangan, pengelolaan sistem informasi, dan sebagainya. Proses bisnis pendukung ini sangat penting karena dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
4. Proses pemasaran dan penjualan
Kemudian, terdapat proses  pemasaran dan penjualan yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang terkait dengan pemasaran dan penjualan produk atau jasa perusahaan. Misalnya, analisis pasar, pengembangan produk, promosi, dan sebagainya. Proses bisnis pemasaran dan penjualan ini sangat penting karena dapat membantu perusahaan meningkatkan penjualan dan pangsa pasar.
5. Proses  pengembangan produk
Pengembangan produk berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang terkait dengan pengembangan produk baru atau perbaikan produk yang sudah ada. Misalnya, riset dan pengembangan, perancangan produk, pengujian, dan sebagainya. Proses pengembangan produk ini sangat penting karena dapat membantu perusahaan menghadapi persaingan pasar dengan produk yang lebih inovatif dan berkualitas.
Tahapan Proses dalam Bisnis
Tahapan proses dalam bisnis merupakan urutan aktivitas atau langkah-langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis yang ingin perusahaan capai. Berikut ini adalah beberapa tahapan yang umum dilakukan oleh perusahaan:
1. Perencanaan
Pada tahapan ini, perusahaan membuat rencana strategis yang meliputi tujuan bisnis jangka panjang dan pendek, analisis pasar dan pesaing, penentuan target pasar, serta alokasi sumber daya yang diperlukan. Perencanaan yang matang dapat membantu perusahaan mengidentifikasi kesempatan dan tantangan dalam bisnis, serta membuat strategi untuk mencapai tujuan bisnis yang diinginkan.
2. Pengembangan produkÂ
Setelah tahap perencanaan, perusahaan kemudian melakukan tahap pengembangan produk. Tahap ini mencakup penelitian dan pengembangan produk baru atau perbaikan produk yang sudah ada. Perusahaan melakukan penelitian pasar dan kebutuhan konsumen untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumen. Selain itu, perusahaan juga memperhatikan aspek kualitas, harga, dan fitur produk yang dihasilkan agar dapat bersaing di pasar.
3. Produksi dan pengadaan
Setelah produk selesai, perusahaan kemudian melakukan tahapan produksi dan pengadaan. Pada tahap ini, perusahaan memproduksi produk yang sudah mereka kembangkan sekaligus melakukan pengadaan bahan baku dan sumber daya lainnya untuk produksi. Tahapan ini sangat penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas produk yang perusahaan hasilkan.
4. Pemasaran dan penjualan
Setelah itu, perusahaan kemudian melakukan tahapan pemasaran dan penjualan. Pada tahap ini, perusahaan melakukan promosi dan pemasaran produk ke target pasar yang sudah perusahaan tentukan sebelumnya. Perusahaan juga melakukan kegiatan penjualan dengan menggunakan berbagai strategi penjualan seperti diskon, potongan harga, dan lain-lain. Tahap ini sangat penting karena dapat mempengaruhi jumlah penjualan produk dan memperluas pasar.
5. Manajemen keuangan
Tahapan selanjutnya dalam proses bisnis adalah manajemen keuangan. Pada tahap ini, perusahaan perlu melakukan manajemen keuangan dengan mengelola dan mengalokasikan sumber daya keuangan yang mereka miliki. Tujuan dari manajemen keuangan adalah untuk memastikan keuangan perusahaan sehat dan stabil, serta memaksimalkan keuntungan perusahaan.
Baca juga: Mengenal Procurement Management dan Fungsinya bagi Perusahaan
Keuntungan Menggunakan Proses Bisnis
Menggunakan sistem operasional yang baik dan efektif dapat memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang dapat perusahaan peroleh dengan menggunakan proses bisnis yang baik:
1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis
Keuntungan ini dapat Anda peroleh karena proses bisnis yang baik dapat mempermudah dan mempercepat aktivitas bisnis, mengurangi kesalahan dan biaya, serta meningkatkan kualitas produk dan layanan. Dengan begitu, operasional bisnis dapat berjalan lebih efektif dan efisien.Â
2. Meningkatkan daya saing bisnis
Kemudian, proses bisnis yang baik dapat membantu perusahaan untuk memproduksi produk yang lebih baik, mempercepat waktu produksi, menurunkan biaya produksi, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada konsumen. Hal itu dapat meningkatkan daya saing bisnis dengan kompetitor.Â
3. Meningkatkan kepuasan konsumen
Proses bisnis yang baik dapat mempercepat waktu produksi dan pengiriman produk dan meningkatkan kualitas produk dan layanan. Selain itu, proses usaha yang baik dapat memberikan pengalaman yang lebih baik kepada konsumen dan memperkuat kepercayaan dan kepuasan mereka.Â
4. Memudahkan pengambilan keputusan
Dengan adanya proses tersebut, dapat memberikan informasi yang akurat dan terpercaya. Selain itu, proses bisnis yang baik memperlihatkan dampak dari setiap keputusan yang Anda. Maka dari itu, perusahaan dapat menggunakan informasi yang tersedia untuk mengambil keputusan yang tepat.Â
5. Meningkatkan pengendalian bisnis
Selanjutnya, proses bisnis dapat memperlihatkan kinerja bisnis secara jelas, serta membantu perusahaan untuk mengidentifikasi masalah. Selain itu, hal tersebut dapat membantu dalam mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasinya sehingga operasional bisnis dapat terkontrol dan terkendali.
Cara Menganalisis Proses Bisnis
Analisis bertujuan untuk memperbaiki atau mengoptimalkan proses bisnis agar lebih efektif dan efisien. Berikut ini adalah beberapa cara menganalisisnya:
1. Identifikasi proses bisnis
Langkah pertama dalam menganalisis adalah mengidentifikasi proses bisnis yang akan perusahaan analisis. Perusahaan perlu menentukan sistem operasional mana yang perlu proses analisis terlebih dahulu. Hal ini dapat melalui pengumpulan data yang ada di perusahaan dan mengevaluasi pentingnya setiap proses  tersebut.
2. Analisis aliran kerja atau workflow
Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis aliran kerja atau workflow pada proses bisnis yang telah diidentifikasi. Analisis ini bertujuan untuk memahami bagaimana aktivitas yang dilakukan secara terperinci dan menentukan titik-titik yang dapat dioptimalkan. Dalam analisis ini, perusahaan dapat menggunakan teknik seperti diagram alir atau flowchart untuk menggambarkan aliran kerja atau workflow yang ada.
3. Identifikasi masalah dan kesulitan
Setelah itu, lakukan identifikasi masalah dan kesulitan yang mungkin muncul dalam proses tersebut. Masalah dan kesulitan yang muncul dalam sistem operasional dapat bervariasi, mulai dari perubahan yang sering terjadi, redundansi aktivitas, hambatan dalam komunikasi, hingga masalah dalam manajemen sumber daya manusia. Dalam mengidentifikasi masalah dan kesulitan, perusahaan dapat melibatkan para ahli atau tenaga kerja yang terlibat dalam proses bisnis tersebut.
4. Evaluasi dan perbaikan
Selanjutnya, lakukan evaluasi dan perbaikan pada proses  tersebut. Evaluasi perusahaan lakukan dengan tujuan untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi dari perbaikan yang telah perusahaan lakukan. Perbaikan dapat berupa mengubah metode kerja, menambah atau mengurangi aktivitas, melakukan otomatisasi atau integrasi teknologi, hingga perubahan dalam manajemen sumber daya manusia. Perbaikan yang dilakukan harus selalu dipantau dan dievaluasi untuk memastikan keberhasilan perbaikan tersebut.
Contoh Proses Bisnis dari Perusahaan
Penerapan proses usaha yang baik dan terukur menjadi kunci keberhasilan suatu perusahaan. Dengan menerapkan proses tersebut, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan memperbaiki kualitas produk atau layanan yang mereka tawarkan. Berikut beberapa contoh proses bisnis dari perusahaan:
1. Identifikasi kebutuhan pelanggan
Tahapan pertama adalah identifikasi kebutuhan pelanggan. Hal ini bertujuan untuk memahami apa yang pelanggan butuhkan dan mencari solusi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Perusahaan perlu melakukan survei atau riset pasar untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang mereka tawarkan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.Â
2. Pemilihan vendor
Setelah kebutuhan pelanggan teridentifikasi, perusahaan perlu memilih vendor yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Pemilihan vendor yang tepat dapat membantu perusahaan dalam memperoleh produk atau layanan dengan kualitas yang baik dan harga yang kompetitif. Dalam pemilihan vendor, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor seperti kualitas produk atau layanan, harga, waktu pengiriman, dan reputasi vendor.
3. Pengiriman produk dan layanan
Perusahaan perlu memastikan bahwa produk atau layanan yang mereka beri memenuhi standar kualitas yang pelanggan harapkan. Selain itu, perusahaan perlu memastikan bahwa pengiriman dilakukan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik. Proses pengiriman yang efektif dan efisien dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperluas pasar.
Baca juga: Kiat Sukses Kelola Risiko Bisnis Buah dengan Software Procurement
Kesimpulan
Proses bisnis yang baik sangat penting untuk keberhasilan sebuah perusahaan. Dalam menganalisis proses bisnis, perusahaan dapat mengidentifikasi area-area yang dapat Anda optimalkan sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha. Salah satu contoh dari proses bisnis perusahaan adalah proses procurement, yang melibatkan sejumlah tahapan mulai dari pengajuan permintaan pembelian hingga penerimaan barang atau jasa yang telah dibeli.
Dalam mengoptimalkan proses procurement, perusahaan dapat menggunakan software untuk membantunya. Misalnya, software procurement dari EQUIP, sebuah platform e-procurement yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses procurement dengan lebih efisien dan efektif. Dengan menggunakan Procurement EQUIP, perusahaan dapat mempercepat proses procurement, mengurangi biaya, kualitas layanan dan memperluas pasar. Segera jadwalkan demo gratis disini!
