Pengelolaan invoice adalah salah satu hal penting dalam pondasi bisnis. Makin baik mengelola invoice, makan akan semakin kokoh suatu bisnis. Tapi cara mengelola invoice yang terdiri atas berlembar-lembar kertas bukan perkara mudah. Kerja manual memproses tagihan, dari menerima, verifikasi, menyetujui, hingga menyimpannya, membutuhkan upaya ekstra agar tak ada yang luput terperiksa.
Beberapa perusahaan mengaku kerepotan menangani banyaknya invoice yang perlu diproses. Namun mengingat pentingnya faktur tersebut dan betapa besar manfaatnya untuk perusahaan, tim finansial tetap harus melakukannya.
Perkembangan teknologi menghadirkan inovasi untuk mempermudah proses invoice yaitu dengan hadirnya e-invoice yang biasanya juga dapat dilakukan oleh software akuntansi. Untuk dapat memahami apa itu e-invoice maka, kita juga perlu memahami arti dari invoice itu sendiri.
Apa itu Invoice dan E-Invoice?
Berdasarkan pengertian dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah sebuah alat yang memuat daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah serta harga yang harus terbayar. Selain, sebagai alat untuk memuat semua perincian pembelian, aplikasi invoice juga bisa Anda gunakan sebagai alat penagihan dari penjual kepada pembeli.
Invoice kertas adalah sebuah invoice yang disajikan dalam bentuk dokumen kertas fisik atau konvensional. Dalam invoice kertas sudah tersedia template invoice yang siap digunakan, jadi Anda tidak perlu lagi membuat ulang tabel dan cukup mengisi data atau informasi dalam tabel, sedangkan e-invoice atau invoice digital adalah invoice konvensional yang ditransformasikan menjadi format PDF atau word, dan berisi data terstruktur, sehingga lebih mudah bagi komputer untuk memahami dan menyimpan secara otomatis.
Baca juga:Â Memahami Jenis Status Invoice dalam Bisnis 2024
Apa Perbedaan Invoice Kertas dan E-Invoice?
Cara konvensional untuk mengelola tagihan adalah dengan metode manual dengan invoice kertas, termasuk dalam memasukkan data invoice. Proses manual ini rentan dengan kesalahan karena yang melakukanya adalah tenaga manusia. Sedangkan teknologi software membuat e-invoice lebih efisien dan akurat. Berikut beberapa perbedaan invoice dan e-invoice lainnya:
Format
Perbedaan yang paling menonjol adalah formatnya. Jika invoice kertas memiliki format bentuk fisik kertas, maka e-invoice memiliki format XML dan EDI. penyajian data pada invoice berformat konvensional, Isi yang tertulis hanya seputar informasi pembelian dalam satu transaksi tersebut, sedangkan e-invoice berisi data yang lebih terstruktur sehingga mudah terbaca komputer tetapi orang awam tidak mudah memahaminya.
Biaya
Implementasi format digital sebenarnya sangat mudah, apalagi jika Anda sudah memiliki komputer atau laptop sederhana yang bisa menyusun format PDF dan Word. Namun, implementasi e-invoice agak mahal khususnya bagi pebisnis kecil. Sebab, memerlukan sistem dan program khusus untuk membuat e-invoice agar informasi dan data terstruktur sedemikian rupa.
Perbedaan selanjutnya adalah integrasi. Format digital tidak terintegrasi pada sistem manapun. Ketika mengirimkan invoice, maka yang terkirim hanya tagihannya saja tanpa ada terkoneksi pada sistem manapun. Sementara e-invoice terintegrasi langsung ke account payable milik client. Begitu client menerima e-invoice, client tidak perlu melakukan entry data ke dalam sistem.
Baca juga:Â Invoice Approval: Definisi, Proses, dan Sistem Digital
Manfaat Penggunaan Software E-Invoice bagi Perusahaan dalam Melakukan Transaksi
Jika melihat sekilas, penggunaan aplikasi invoice lebih mudah daripada versi konvensional. Hal ini memang tepat, Di bawah ini adalah beberapa alasan mengapa Anda sebaiknya menggunakan e-invoice.
-
Mengirim cepat
E-invoice hanya membutuhkan waktu hitungan detik untuk sampai ke client dengan menggunakan pengiriman online. Hal ini tentu akan menghemat waktu dari sisi Anda dan client. Platform online tidak memerlukan setting tambahan dan bisa membantu Anda memproses pembayaran dengan mudah. Dengan invoicing software, Anda bisa membuat portal online bagi pelanggan yang akan melakukan pembayaran langsung dan Anda juga langsung bisa memproses pembayaran tersebut.
-
Ramah lingkungan
Penggunaan kertas pada format konvensional sangat boros. Dengan menggunakan e-invoice dan digital, Anda tak perlu lagi menggunakan kertas. Maka secara tidak langsung Anda juga bisa lebih ramah lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas dalam bisnis.
-
Memudahkan pencarian
Anda dapat dengan mudah mencari data mengenai transaksi karena e-invoice dan digital tersimpan secara online. Tidak perlu lagi membuka dokumen fisik yang memakan waktu lama dan melelahkan. Jadi, Anda lebih hemat waktu. Selain itu, data akan mudah terlacak melalui pencarian dengan tagging ataupun lihat per periode langsung dari satu dasbor.
-
Data dalam cloud storage
Sistem invoice digital menggunakan penyimpanan berbasis cloud. Anda tidak perlu khawatir akan kehilangan data. Setiap komputer mengalami gangguan, Anda bisa kembali mengakses data dalam penyimpanan cloud. Hal ini tentu sangat berbeda dengan penggunaan kertas yang rentan hilang tercecer atau rusak.
Baca Juga: Ketahui Pentingnya Pembukuan Bagi Perkembangan Bisnis Anda
Fitur Software E-Invoice
Melalui faktur atau invoice digital, Anda tidak perlu repot lagi saat mengelola invoice, Anda dapat lebih mudah membuat dan mengirim invoice kapan pun dan di manapun, juga lebih mudah saat melakukan pelacakan invoice dengan menggunakan invoice, Anda juga tidak perlu lagi mencari satu per satu invoice yang belum pelanggan bayarkan. Berikut beberapa fitur yang terdapat pada software e-invoice
1. Real-time data
Fitur data real time berfungsi untuk mengetahui usia faktur Anda dan temukan faktur-faktur yang belum terbayar, melakukan tracking terhadap invoice kapan saja dan di mana saja tanpa membutuhkan waktu yang lama.
Software invoice ini merupakan sistem yang terotomatisasi dan hasil perhitungan yang lebih akurat. Jika bisnis Anda ingin mengirimkan faktur tepat waktu, e-invoice dapat menangani pekerjaan berulang serta memastikan semua proses teratur dan perhitungannya akurat.
2. Invoice approval & validation
Invoice approval adalah proses meninjau dan menyetujui faktur pemasok sebelum memproses pembayaran. Biasanya, proses persetujuan faktur mulai setelah pembeli menerima (melalui email, pos, dan lainnya.) faktur pemasok. Faktur kemudian berurutan ke dalam kategori tertentu dan meneruskannya ke penerima kepentingan masing-masing untuk disetujui. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memproses approval dan memvalidasi setiap faktur yang diberi harga khusus atau diskon.
3. Dokumen terintegrasi
Fitur dokumen terintegrasi membantu menyimpan berbagai dokumen yang berhubungan dengan proses invoice dengan aman di server cloud yang dilengkapi dengan keamanan berlapis. Selain itu, data invoice tersimpan secara online, sehingga, Anda dapat dengan mudah mencarinya dalam sistem yang tersedia. Hal ini memudahkan semua orang, terutama bagi staf keuangan untuk pencatatan keuangan.
Baca juga:Â Apa Itu Purchase Invoice dan Pentingnya untuk Perusahaan?
Kesimpulan
Invoice atau nota adalah dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli, khususnya bagi badan usaha yang terdaftar oleh pajak. Umumnya, invoice berfungsi sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan jumlah pembayaran.
Biasanya perusahaan memiliki departemen khusus untuk menangani pembelian dan penjualan. Tugas tersebut cukup rumit untuk dilakukan karena menyangkut dengan keuangan perusahaan. Namun, Kerumitan tersebut dapat dipermudah dengan software invoice yang bisa melakukan beberapa hal, seperti membuat faktur penjualan / invoice online sesuai dengan jenis dan industri bisnis Anda.
Kemudahan ini dapat Anda temukan pada software akuntansi dari Equip ERP yang membantu menyederhanakan pembuatan faktur, dan pengelolaan tagihan di perusahaan Anda dengan faktur elektronik. Melancarkan arus kas dengan melakukan payment follow up secara otomatis dengan sistem akuntansi terbaik!
