Apakah Anda pernah mendapatkan selembar kertas setelah melakukan transaksi pembayaran atau penerimaan uang? Jika ya, apakah Anda tahu bahwa kertas tersebut adalah kwitansi?
Kwitansi atau kuitansi adalah sebuah dokumen tertulis yang diberikan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli. Dalam kegiatan bisnis baik skala besar maupun kecil, kuitansi menjadi salah satu dokumen yang penting untuk diberikan. Kuitansi kerap digunakan dalam setiap transaksi khususnya transaksi keuangan. Pihak yang melakukan transaksi akan mempertimbangkan kegunaan kuitansi apabila terjadi kesalahan pencatatan atau kesalahpahaman dengan pihak terkait.
Sehingga, kwitansi yang diberikan kepada pihak pembeli harus langsung dimasukkan ke dalam pembukuan sebagai laporan pemasukan. Namun, faktanya masih banyak perusahaan yang tidak menggunakan kuitansi dalam proses bisnis mereka padahal dengan adanya kuitansi laporan keuangan dapat lebih efisien.
Pengertian Kwitansi
Kwitansi adalah dokumen yang menjadi tanda bukti terjadinya serah terima sejumlah uang dari pemberi ke penerima dan memiliki status yang sah menurut hukum. Perusahaan biasanya menggunakan kuitansi sebagai bukti transaksi yang mereka lakukan.
Dokumen ini akan ditandatangani oleh pihak penjual sebelum diterima oleh pihak pembeli dengan tujuan untuk menjaga dan memperkuat kevalidan serta legalitasnya. Beberapa kepentingan jual beli juga memerlukan materai. Adanya kuitansi akan memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan terutama apabila transaksi dalam jumlah yang besar.
Umumnya, kuitansi memiliki penjelasan lengkap seperti nomor, nama pemberi, nominal uang, alasan pemberian uang, dan tanggal. Selain itu, kuitansi dapat menjadi bukti yang bisa Anda hadirkan saat persidangan apabila nantinya terdapat masalah terkait transaksi tersebut.
Fungsi Kwitansi
Kuitansi tentunya memegang peranan penting dalam proses bisnis. Namun, tentunya Anda perlu mengetahui apa saja fungsi yang kuitansi miliki. Berikut adalah beberapa fungsi dari kuitansi:
- Menjadi alat bukti yang sah bagi pihak pembeli bahwa telah terjadi transaksi dan pembeli telah menyerahkan uangnya kepada penjual
- Sebagai bukti bagi penjual terkait transaksi dan penjual telah menerima uang dari pembeli.
- Memiliki kekuatan hukum untuk kuitansi yang telah dibubuhi materai
- Menghindari terjadinya kecurangan data dalam proses pencatatan keuangan
- Memudahkan proses pencatatan keuangan sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan.
Pentingnya Kwitansi dalam Bisnis
Banyak perusahaan yang mulai menggunakan kuitansi dalam proses bisnis mereka, bukan tanpa alasan tapi karena dengan kwitansi dapat membuat laporan keuangan menjadi lebih akurat. Selain itu, kuitansi dapat dibuat secara manual (kertas) dan digital. Berikut adalah beberapa alasan mengapa penggunaan kuitansi penting dalam kegiatan bisnis.
Retur produk
Ketika Anda menerima kuitansi sebagai surat terima maka sebaiknya dokumen tersebut Anda simpan sebaik mungkin. Sehingga, apabila nantinya terjadi kerusakan Anda dapat melakukan retur kepada pihak penjual karena beberapa toko atau perusahaan enggan melakukan retur produk apabila tidak ada bukti kwitansi.
Anda dapat menggunakan kwitansi digital untuk meminimalisir kuitansi yang hilang sehingga jika nantinya terdapat kerusakan produk Anda tak perlu pusing mencari surat kuitansi dan tentunya hal tersebut akan lebih menguntungkan karena produk yang rusak dapat Anda returkan.
Menguangkan kwitansi
Tahukah Anda bahwa kuitansi yang Anda miliki dapat menghasilkan uang? Beberapa perusahaan marketing digital seperti Ibotta dan Receipt Hog dapat menerima kuitansi Anda. Caranya adalah dengan mengumpulkan semua kwitansi ke dalam satu cart yang sama sesuai dengan kategorinya tapi sebelum itu pastikan Anda memiliki akses kartu kredit internasional.
Poin Penting yang Harus Anda Perhatikan Sebelum Membuat Kwitansi
Sebelum Anda ingin membuat atau menggunakan kuitansi untuk kegiatan transaksi ada baik nya Anda memperhatikan beberapa poin penting agar tidak salah dan merugikan diri Anda sendiri.
- Hindari menekan kwitansi kosong agar nantinya bukti tanda tangan Anda tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
- Perhatikan penulisan nama lengkap baik pihak pemberi atau penerima
- Berikan catatan tambahan terkait transaksi yang sedang Anda lakukan. Misalnya “pembayaran 100 sepeda motor”
- Apabila transaksi dalam jumlah besar jangan lupa untuk selalu menyertakan materai.
Jenis-jenis Kwitansi
Apabila Anda ingin menggunakan kuitansi dalam kegiatan bisnis, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu beberapa jenis kuitansi yang umumnya sering digunakan supaya tidak terjadi kesalahan.
Bukti pembayaran
Kuitansi ini sering perusahaan atau pemilik usaha gunakan dalam transaksi jual beli. Isi dari dokumen tersebut meliputi jumlah uang, alasan pembayaran, dan nama pihak penerima atau pemberi. Selain itu, kuitansi ini dapat menjadi bukti angsuran atau pelunasan.
Transaksi produk
Kuitansi yang menjelaskan terkait transaksi pembelian barang yang dilakukan oleh konsumen. Isi dokumen ini adalah penjelasan barang yang di beli, tipe barang, nomor seri produk, alamat konsumen, dan harga produk.
Transfer uang
Biasanya pihak perbankan sering menggunakan kuitansi ini dan pemakaiannya pun hampir sama dengan kuitansi pada umumnya. Hanya saja, yang membedakan adalah adanya pencantuman nomor rekening penerima.
Cash receipt
Kebanyakan yang menggunakan kuitansi ini adalah lingkungan pekerjaan karena menjelaskan dana masuk dan keluar yang nantinya akan diarsipkan sebagai bukti keuangan agar terhindar dari tindakan penggelapan uang.
Serah terima uang
Kuitansi yang sering masyarakat luas gunakan dalam proses transaksi. Isi dari kuitansi ini adalah keterangan jumlah uang yang pihak pemberi serahkan kepada pihak penerima. Selain itu, penggunaan kwitansi ini sebagai bukti pembayaran yang sah yang kedua pihak telah setujui.
Kesimpulan
Dalam proses bisnis pastikan Anda tidak lupa untuk selalu menyertakan bukti kwitansi sebab dengan adanya kuitansi kegiatan transaksi jual bisnis akan lebih aman dan terhindar dari pihak yang tak bertanggung jawab. Anda dapat mencoba software akuntansi dari EQUIP untuk memudahkan Anda dalam pembuatan tanda terima seperti invoice, struk, voucher serta terdapat fitur aplikasi invoice dan lain-lain yang terintegrasi.
Selain itu, dengan sistem yang otomatis Anda tak perlu menggunakan metode manual sehingga, Anda dapat lebih menghemat kertas dan meminimalisir kesalahan. Segera jadwalkan demo gratis disini!
