Invoice approval adalah langkah krusial dalam memastikan bahwa semua pengeluaran tercatat dengan tepat, yang berfungsi untuk meningkatkan transparansi dan akurasi dalam laporan keuangan perusahaan. Tahukah Anda bahwa proses manual pengecekan dan input data invoice fisik bisa memakan waktu hingga 8 jam hanya untuk memverifikasi dan memasukkan 100 invoice per minggu? Di era digital saat ini, sistem online menawarkan solusi yang jauh lebih cepat dan efisien. Dengan e-invoicing, proses pemrosesan 100 invoice dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari 30 menit.
Proses invoice approval berfungsi untuk memastikan bahwa setiap transaksi dicatat dengan benar dan mengurangi risiko kesalahan atau penipuan dalam pencatatan pengeluaran. Tanpa mekanisme yang tepat, perusahaan berisiko menghadapi kesalahan pencatatan yang dapat berdampak pada kesehatan keuangan mereka. Oleh karena itu, sistem yang solid seperti metode verifikasi three-way matching, yang mencocokkan invoice dengan purchase order dan goods receipt, menjadi sangat penting.
Dalam artikel ini, kita akan menggali lebih dalam mengenai pengertian, fungsi, serta tahapan-tahapan dalam invoice approval. Selain itu, kita juga akan membahas manfaat signifikan dari penggunaan sistem digital untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi proses ini. Dengan penerapan sistem digital yang tepat, perusahaan dapat menjaga tata kelola keuangan yang lebih baik dan mengurangi kemungkinan kesalahan.
Pengertian Invoice Approval
Invoice approval adalah proses di mana invoice dari supplier ditinjau dan disetujui sebelum pembayaran dilaksanakan. Proses ini sangat penting dalam manajemen keuangan bisnis untuk memastikan bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk barang dan jasa yang benar-benar diterima. Dengan definisi invoice approval yang jelas, setiap bisnis dapat meminimalkan risiko penipuan dan kesalahan dalam pembayaran.
Proses ini melibatkan berbagai pihak seperti tim keuangan, manajer pembelian, dan departemen terkait lainnya. Menurut definisi invoice approval, verifikasi detail barang atau jasa terhadap dokumen pesanan sangat penting sebelum invoice disetujui. Dengan menggunakan platform digital yang menawarkan supplier portal, proses ini bisa lebih efisien dan membantu mengotomatisasi verifikasi tiga arah secara otomatis.
Implementasi sistem invoice approval yang baik membantu mengidentifikasi kesalahan dalam invoice, mencegah pembayaran ganda atau berlebih, serta memastikan transaksi keuangan yang akurat. Dengan demikian, pengelolaan pengeluaran bisnis dapat dimonitor dengan lebih baik, kepatuhan anggaran terjaga, dan aliran kas meningkat.
Penerapan definisi invoice approval yang kuat akan mempercepat proses pembayaran, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi kesalahan. Ini juga berperan penting dalam memperkuat hubungan dengan vendor atau supplier melalui pembayaran yang tepat waktu dan akurat, membangun kepercayaan dan kolaborasi yang lebih baik.
Baca juga:Â Memahami Jenis Status Invoice dalam Bisnis 2024
Fungsi Invoice Approval
Fungsi utama dari invoice approval adalah memastikan keakuratan data dan mencegah penipuan. Proses ini membantu perusahaan dalam mengelola pembayaran secara tepat waktu, mengurangi risiko kesalahan, dan membangun hubungan yang baik dengan supplier. Dengan mengotomatiskan fungsi keuangan, organisasi dapat meningkatkan hubungan dengan vendor dan menciptakan alur kerja yang lebih efisien.
Sistem digital berperan signifikan dalam fungsi invoice approval, menghemat waktu dan biaya serta mengurangi kesalahan operasional. Proses persetujuan yang terpusat memungkinkan pengambilan data yang lebih baik, visibilitas tinggi dalam proses persetujuan, serta analisis tren guna meningkatkan efisiensi operasional dalam pemrosesan faktur.
Verifikasi dan persetujuan invoice melibatkan tinjauan sistematis terhadap detail invoice, kontrak, dan dokumen relevan lainnya untuk mencegah fraud. Langkah-langkah ini memastikan semua pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan adalah sah dan sesuai perjanjian. Platform menyederhanakan proses dengan fitur-fitur dan supplier portal, mendukung three-way matching secara digital, dan memberikan opsi pendanaan hingga 60 hari. Menggunakan solusi digital semacam itu, perusahaan dapat memastikan proses persetujuan faktur yang lancar dan efisien.
Proses Invoice Approval
Proses invoice approval merupakan aspek vital dalam pengelolaan keuangan bisnis Anda. Mulai dari penerimaan hingga pencatatan akhir, setiap langkah harus dilakukan dengan cermat untuk memastikan efisiensi dan akurasi keuangan.
1. Penerimaan Invoice dari Supplier
Proses ini diawali dengan penerimaan invoice yang bisa dilakukan secara manual atau elektronik dari supplier. Penggunaan sistem digital seperti Mekari Jurnal yang memiliki fitur approval transaksi memudahkan pemilik usaha untuk memastikan bahwa setiap invoice yang diterima telah melalui review manajer.
2. Verifikasi dengan Three-Way Matching
Verifikasi adalah langkah penting, yang melibatkan metode three-way matching untuk memastikan kesamaan antara invoice, purchase order, dan receipt barang. Proses ini mengurangi kesalahan dan meminimalisir risiko pembayaran yang tidak sesuai. Verifikasi ini membantu dalam manajemen arus kas yang efektif dan mencegah terjadinya penipuan.
3. Pengiriman Invoice untuk Persetujuan
Setelah verifikasi, invoice dikirim untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang. Proses persetujuan ini dapat bervariasi tergantung pada kebijakan organisasi Anda, namun menggunakan sistem persetujuan digital akan meningkatkan efisiensi proses ini. Contoh approval transaksi yang terotomasi mampu memangkas waktu persetujuan dan meningkatkan produktivitas.
4. Pembayaran dan Pencatatan Invoice
Invoice yang telah disetujui kemudian diproses untuk pembayaran. Automasi proses ini, misalnya dengan menggunakan software seperti EQUIP, dapat menyederhanakan dan mempercepat pembayaran, serta memastikan bahwa semua pencatatan dilakukan dengan benar. Hal ini sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan vendor dan memastikan kelancaran operasional bisnis Anda.
Menerapkan proses invoice approval yang efisien dan akurat tidak hanya membantu dalam pengelolaan arus kas, tetapi juga meningkatkan transparansi dan keandalan keuangan bisnis Anda.
Baca juga:Â Apa Itu Purchase Invoice dan Pentingnya untuk Perusahaan?
Manfaat Menggunakan Sistem Online untuk Invoice Approval
Menggunakan sistem online dalam proses invoice approval menawarkan berbagai keuntungan yang signifikan. Salah satu manfaat sistem online invoice approval adalah optimisasi arus kas perusahaan, yang memungkinkan operasional berjalan lebih lancar. Selain itu, penggunaan aplikasi invoice online mempercepat proses pembayaran, dengan pengiriman tagihan kepada klien hanya dalam hitungan detik.
Sistem online juga memberikan kontribusi lingkungan yang signifikan dengan mengurangi penggunaan kertas, serta membantu mengurangi dampak pemanasan global. Manfaat lainnya termasuk penghematan biaya karena perusahaan hanya perlu membayar kepada penyedia software, yang mengurangi pengeluaran operasional.
Proses pembukuan menjadi lebih mudah karena fitur administrasi online yang terintegrasi, memungkinkan pemantauan laba-rugi secara optimal. Sistem ini juga meningkatkan produktivitas tim dengan efisiensi kerja yang lebih tinggi dan integrasi dalam satu dashboard, yang pada akhirnya mendongkrak kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Dengan adanya fitur reminder dalam sistem, pembayaran dapat dilakukan tepat waktu, yang membantu meningkatkan kesehatan keuangan perusahaan. Penggunaan sistem online invoice approval juga mempermudah manajemen akun virtual, yang memfasilitasi pengelolaan transaksi secara cepat dan mudah. Efisiensi pekerjaan meningkat serta performa bisnis terlihat lebih profesional, memungkinkan perkembangan perusahaan lebih cepat.
Secara keseluruhan, sistem online untuk invoice approval membawa berbagai manfaat yang tidak hanya meningkatkan efisiensi dan produktivitas, namun juga membantu perusahaan beroperasi dengan cara yang lebih ramah lingkungan dan hemat biaya.
Penggunaan Software Invoice
Penggunaan software invoice telah menjadi solusi penting bagi perusahaan untuk meningkatkan keefisienan keuangan. Berbagai fitur seperti dashboard self-service untuk pertukaran invoice dan peluang pendanaan berbasis invoice memastikan proses yang lebih cepat, akurat, dan efisien.
Salah satu keuntungan utama menggunakan software pembayaran adalah pengurangan konsumsi kertas, yang tidak hanya mengurangi biaya operasional tetapi juga lebih ramah lingkungan.
Fitur-fitur canggih pada software EQUIP seperti Invoice generation, Tax & discount management, Online payment management, Credit limit management, Automatic approval & validation, dan Real-time reporting membuat seluruh proses menjadi lebih transparan dan mudah diakses. Sistem ini juga menawarkan unlimited user license, yang memungkinkan banyak pengguna dalam satu perusahaan untuk mengakses dan mengelola invoice secara efisien.
Di era digital ini, sekitar 71% departemen akun pembayaran di seluruh dunia telah mengotomatiskan proses invoice mereka. Efisiensi meningkat hingga 73% dengan adanya otomatisasi, yang dapat mengurangi manual processing time dari 20-21 hari menjadi hanya 3-4 hari. Penghematan waktu ini signifikan, mencapai 69 jam per bulan hanya untuk pemrosesan persetujuan invoice dan 210 jam untuk pelaporan anggaran dan penyusunan ringkasan.
Dalam memilih aplikasi invoice terbaik di Indonesia, penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti kemampuan otomatisasi, fleksibilitas dalam integrasi dengan sistem akuntansi, dan keamanan data. Penggunaan software pembayaran yang tepat tidak hanya meningkatkan keefisienan keuangan tetapi juga membangun hubungan vendor yang lebih baik dengan menghindari pembayaran terlambat dan memberikan pemrosesan pembayaran yang lebih cepat.
Kesimpulan
Proses invoice approval memainkan peran penting dalam menjaga ketertiban dan keakuratan pengelolaan keuangan perusahaan. Melalui verifikasi yang tepat dan sistem yang efisien, bisnis dapat memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan akurat dan tepat waktu, mengurangi risiko kesalahan dan penipuan. Dengan adopsi teknologi digital, proses ini dapat lebih cepat dan efisien, memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan arus kas dan memperkuat hubungan dengan supplier.
Sistem online dan software invoice menawarkan banyak manfaat, mulai dari pengurangan biaya operasional, peningkatan efisiensi, hingga pemantauan keuangan yang lebih baik. Dengan memanfaatkan software akuntansi EQUIP ERP, perusahaan dapat mengotomatiskan proses invoice approval, meningkatkan transparansi, serta mengurangi beban administrasi. Dengan fitur-fitur seperti otomatisasi pembuatan dan pengecekan status invoice, integrasi sistem akuntansi, dan laporan keuangan real-time, EQUIP ERP dapat menjadi solusi tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi operasionalnya.
Jika Anda ingin merasakan manfaat langsung dari sistem invoice yang lebih efisien, cobalah demo gratis dari EQUIP ERP dan temukan bagaimana software ini dapat membantu mempercepat proses approval invoice serta meningkatkan kinerja bisnis Anda.
