General ledger atau buku besar merupakan komponen penting akuntansi, sebab berisi catatan-catatan keseluruhan transaksi keuangan. Walaupun buku besar merupakan proses penting bagi akuntansi. Fungsi utamanya yaitu untuk membantu melihat gambaran terkait kondisi finansial usaha lebih luas.
Apa Itu General Ledger?
General Ledger merupakan kumpulan dari transaksi keuangan usaha dalam laporan keuangan. Biasanya memiliki istilah lain sebagai pembukuan besar atau buku besar. Di dalam buku besar tersebut ada hasil mutasi dari transaksi yang berguna untuk mengecek kumpulan mutasi setiap akun, saldo akhir dan saldo awal yang digunakan dalam pembuatan jurnal penyesuaian hingga laporan keuangan.
Seluruh informasi dalam buku besar biasanya berasal dari laporan jurnal umum. Kegunaan buku besar tersebut juga untuk melakukan pencatatan transaksi dalam tahun buku. Maka dari itu, buku besar juga termasuk faktor penting akuntansi, sebab berisi catatan keseluruhan transaksi keuangan.
Baca Juga : Tips Sederhanakan Pembukuan Bisnis dengan Menggunakan Aplikasi Akuntansi
Mengapa Perusahaan Butuh General Ledger?
General ledger menyediakan ringkasan kesehatan mengenai finansial bisnis, dimana isinya untuk memberikan hasil dari laporan keuangan. Lalu, kenapa perusahaan memerlukan buku besar? Ada beberapa alasan yang perlu anda ketahui di bawah ini :
1. Akurasi dalam Transaksi Keuangan
Untuk mencatat data statistik dan transaksi bisnis serta beberapa sistem menggunakan model data yang terpadu dan menghubungkan detail dari transaksi itu sendiri. Biasanya laporan tersebut juga terdiri atas informasi mengenai pesanan, inventaris dan pelanggan sehingga dapat membantu merencanakan keperluan bisnis. Antara lain seperti cara menetapkan harga pokok, cara usaha membiayai seluruh kebutuhan dan pembelian inventaris.
2. Membantu Mengambil Keputusan Penting
Data secara lengkap dan akurat memiliki peranan penting dalam membuat proyeksi, prakiraan serta pernyataan keuangan dari pemimpin bisnis, pembeli potensial, stakeholders dan auditor untuk menganalisa bisnis.
Buku besar juga dapat memungkinkan akuntan atau auditor dalam menelusuri bagian entri jurnal perseorangan atau individu agar dapat menemukan akar permasalahannya.
3. Kemudahan Mengajukan Pajak
Memastikan jika perusahaan dapat membayar izin usaha serta asuransi yang dibutuhkan guna ketentuan pajak. Tentu saja, hal tersebut dapat memberikan informasi rinci kepada perusahan terkait hal-hal yang perusahaan butuhkan untuk tujuan pengajuan pajak.
4. Menyeimbangkan Buku
Memungkinkan akuntan dapat menemukan kesalahan dalam neraca saldo, sekaligus dapat memperbaikinya jika ada ketidakseimbangan.
5. Mengidentifikasi adanya Penipuan
Dengan mencatat keuangan secara terperinci dan baik, dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi adanya transaksi penipuan, sekaligus dapat memperbaikinya sebelum masalah lebih besar terjadi.
Baca Juga : Sistem Pembukuan Berpasangan: Pengertian, serta Penerapannya
Fungsi dari General Ledger
Ada beberapa fungsi general ledger yang perlu anda ketahui, antara lain :
1. Sebagai Bahan Penyusunan Laporan Keuangan
Fungsi utama general ledger yaitu menyediakan bahan untuk pembuatan berbagai macam laporan keuangan. Buku besar biasanya berisi seluruh catatan transaksi akuntansi yang sudah perusahaan lakukan selama periode tertentu. Dalam penghitungannya juga, setiap transaksi sudah dicatat berdasarkan masing-masing kategorinya sehingga lebih gampang untuk pengeekan.
2. Rujukan Melihat Rincian Transaksi
Buku besar dapat mengetahui rincian dari tiap-tiap transaksi. Anda akan mendapatkan catatan semua transaksi perusahaan selama periode waktu tertentu. Pada catatan tersebut, ada juga besaran nilai transaksi serta kapan terjadinya transaksi. Maka dari itu, buku besar biasanya menjadi rujukan pengecekan detail transaksi.
3. Acuan Penyusunan Laporan Audit
Fungsi utama buku besar yaitu acuan menyusun laporan audit. Proses audit pihak eksternal biasanya seringkali membuat para pemilik usaha was-was. Akan tetapi, jika setiap transaksi anda catat dengan cara rinci, urut dan juga rapi pada buku besar, maka kekhawatiran tersebut tidak akan pernah terjadi. Inilah alasan kenapa perusahaan harus mempunyai buku besar sebagai acuan penyusunan laporan untuk audit dengan cara akurat.
4. Sebagai Tolak Ukut Memantau Kesehatan Perusahaan
Buku besar adalah tolok ukur untuk mengetahui perkembangan dari sebuah bisnis. Sebab, dengan adanya buku besar, maka para pemilik usaha bisa membandingkan setiap catatan transaksi yang ada dalam tiap periode keuangan. Nah, dari sini anda jga dapat mengetahui bagaimana perkembangan bisnis perusahaan apakah sudah sesuai harapan atau belum.
Baca Juga : Pembukuan Manual VS Software Akuntansi, Mana Yang Lebih Efektif?
Bagaimana Cara Membuat General Ledger?
Ada beberapa tahapan proses dalam pembuatan buku besar, antara lain :
1. Mengaturnya Berdasarkan Bagan Perusahaan
Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah membuat buku besar dengan mengaturnya sesuai bagan akun milik perusahaan.
2. Membuat Entri
Setelah itu, buat log detail atau entri jurnal dari transaksi bisnis yang terjadi. Termasu akun, jumlah nominal yang didebet dan tanggal, akun serta jumlah dana yang didebet, jumlah nominal yang dikreditkan, serta deskripsi transaksi.
3. Mengelompokkan
Kelompokkan setiap transaksi pada bagian bawah akun, seperti kas, penjualan dan yang lainnya. Biasanya tiap-tiap entri jurnal wajib anda tumpuk di bagian bawah pada bagan akun oleh perusahaan. Kemudian kategorikan di bawah jenis akun yang terdapat pada buku besar, semisal kewajiban, aset, pendapatan, biaya, dan ekuitas.
Di kolom akun, maka anda harus menyebutkan akun tertentu yang sedang dibuat buku besarnya, seperti akun kas. Sementara itu, di kolom nomor halaman dan nomor akun berisi entri jurnal yang relevan untuk mempermudah kompilasi.
Setelah itu, kolom tanggal dapat anda isi tanggal transaksi, kolom jumlah debet yang berisi keseluruhan entri debit akun beserta kolom jumlah kredit dan kolom keterangan yang berisi detail rincian transaksi. Selain itu, pada kolom jumlah kredit biasanya berisi seluruh entri kredit akun.
4. Informasi Tentang Rekonsiliasi
Rekonsiliasi buku besar merupakan bagian yang terpenting pada penutupan pembukuan. Oleh sebab itu, penting juga untuk mengetahui hal tersebut. Dari sini, tim akuntansi wajib memverifikasi secara teratur jika entri data pada buku besar telah akurat. Caranya dengan melakukan rekonsiliasi pada saldo akun menggunakan dokumen pendukung, misalya saja laporan bank bulanan.
Proses rekonsiliasi ini harus dilakukan dengan cara teratur supaya kesalahan tidak semakin bertambah, caranya sebagai berikut :
- Sesuaikan transaksi pada akun dan transaksi individual, lalu tinjau entri-entri pada jurnal penyesuaian.
- Sesuaikan saldo awal pada akun dan detail rekonsiliasi akhir pada periode yang sebelumnya.
- Melakukan peninjauan terhadap entri jurnal pembalik, lalu pastikan semuanya benar. Selain itu, pastikan pula detail akhir pada akun sesuai dengan saldo akhir akun.
5. Mentransfer Entri Jurnal
Jika verifikasi keakuratan pada buku besar sudah anda lakukan, tahap berikutnya yaitu mentransfer entri jurnal pada buku besar.
Baca Juga : Ketahui Pentingnya Pembukuan bagi Perkembangan Bisnis Anda
Manfaatkan Jurnal untuk Membuat General Ledger atau Buku Besar Perusahaan
Bagi anda yang sulit membuat buku besar dengan cara manual untuk perusahaan dagang, maka kini anda bisa memakai software akuntansi Jurnal. Ini adalah software yang bisa memudahkan anda untuk mengelola finansial dan keuangan bisnis melalui berbagai macam fitur, mulai dari persediaan barang, laporan keuangan, rekosilitasi transaksi hingga pembayaran.
Melalui aplikasi Jurnal, maka anda dapat mengerucutkan anggaran, energi dan juga waktu mengingat data keuangan perusahaan anda telah terproses dengan maksimal.
Baca Juga : Pengertian Jurnal Penjualan dan Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Kesimpulan
Dapat kita simpulkan bahwa general ledger memiliki peranan yang sangat penting bagi sebuah perusahaan, terutama untuk membantu perusahaan membuat keputusan bisnis yang tepat. Oleh karena itu, sebagai pemilik perusahaan anda wajib memiliki buku besar untuk pencatatan setiap transaksi keuangan.
