10 Document Management Software Terbaik Tahun 2025

Document Management Software (DMS) adalah sistem yang dirancang untuk mengelola siklus hidup dokumen elektronik dan digitalisasi dokumen kertas. Fungsinya mencakup penyimpanan terpusat, pengorganisasian, pencarian, dan pelacakan dokumen, sehingga memudahkan akses dan pengelolaan informasi.

DMS juga sering dilengkapi dengan fitur kontrol versi untuk memastikan integritas dokumen, otomatisasi alur kerja seperti persetujuan dokumen, dan kontrol akses yang ketat untuk meningkatkan keamanan data.

Dalam era digital, cloud storage  telah menjadi pilihan populer untuk menyimpan dan berbagi dokumen. Namun, di balik kemudahannya, muncul beberapa tantangan yang dapat mengancam keamanan data. Serangan malware, phishing, atau akses tidak sah karena kredensial yang bocor menjadi ancaman yang sering menghantui pengguna layanan ini.

Hal ini dapat merugikan bisnis, terutama jika data sensitif terpapar atau hilang. Sebagai solusi, integrasi Document Management System (DMS) dalam sistem ERP menawarkan keamanan lebih tinggi dengan enkripsi end-to-end, kontrol akses berbasis peran, dan audit trail. Teknologi ini juga mampu mencegah ancaman malware, sehingga perusahaan dapat mengelola dokumen secara aman dan efisien tanpa kompromi.

Namun, memilih DMS software yang tidak tepat dapat mengakibatkan implementasi yang tidak efektif, biaya tambahan yang tidak terduga, atau bahkan kerugian data yang serius. Oleh karena itu, artikel ini akan menjelaskan mengenai rekomendasi-rekomendasi DMS terbaik di Indonesia yang bisa anda coba dan terapkan dalam bisnis Anda.

Apabila Anda ingin mencoba DMS software, Anda dapat menggunakan demo gratis yang kami sediakan melalui banner di bawah ini!

Key Takeaways

Document Management Software adalah aplikasi yang menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen secara digital.

Document Management Software mempermudah pencarian, keamanan, dan efisiensi pengelolaan dokumen.

Untuk membantu Anda memilih software yang cocok, kami membuat 10 software manajemen dokumen terbaik, seperti EQUIP, Zoho, dll.

Document Mangement Software EQUIP adalah solusi terbaik yang keamanannya telah tersertifikasi ISO, dan memiliki fitur lengkap.

Jadwalkan Demo Gratis Sekarang

Apa itu Document Management System?

Document management software (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola, mengatur, dan menyimpan dokumen digital secara efektif dan efisien. DMS membantu perusahaan mengelola dokumen dan informasi mereka dengan cara yang lebih cepat, efisien, dan dengan keamanan yang lebih tinggi.

Dengan menggunakan DMS, perusahaan dapat mengelola, mencari, dan mengatur dokumen yang terkait dengan berbagai proyek dan aktivitas, sehingga memungkinkan tim untuk bekerja lebih efektif dan efisien. DMS juga memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen yang diperlukan dari mana saja, selama ada koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan sistem.

10 Rekomendasi Document Management Software untuk Bisnis

Implementasi software document management dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam bisnis Anda. Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan 10 rekomendasi Document Management Software (DMS) terbaik 2025 yang bisa Anda coba.

1. EQUIP

EQUIP adalah software ERP manajemen dokumen yang dirancang untuk mengelola dokumen secara efisien, sehingga semua data yang relevan dapat diakses dan diorganisir dengan mudah. Hal ini meningkatkan kerja sama dan komunikasi di antara anggota tim, serta meningkatkan produktivitas organisasi secara keseluruhan.

Aplikasi Dokumen Manajemen EQUIP menawarkan beberapa kelebihan yang membedakannya dari aplikasi manajemen dokumen lainnya. Kelebihan tersebut antara lain keamanan yang telah memperoleh sertifikasi ISO, kustomisasi yang memungkinkan pengguna untuk melakukan penyesuaian dengan kebutuhan penggunaan, dan pengoperasian sistem yang lebih mudah dan efektif.

Selain itu, EQUIP juga telah dipercaya oleh berbagai perusahaan di Indonesia dan Singapura, sehingga Anda tidak perlu khawatir untuk mempercayakan manajemen dokumen di bisnis Anda. Coba langsung demo gratis atau cek skema harga di bawah ini!

Beberapa fitur-fitur yang ditawarkan DMS EQUIP antara lain:

1. Document & file manager: mengelola data-data penting yang disimpan dan diintegrasikan dalam satu lokasi terpusat.
2. Folder & subfolder management: mengelompokkan dokumen sesuai dengan kategori tertentu agar lebih terorganisir.
3. Versioning & timeline management: memperbarui versi dokumen dan mengatur timeline tugas.
4. Collaboration tools: memungkinkan kerja sama dan komunikasi yang lancar di antara anggota tim seperti fitur mention, komentar dan penugasan tugas.
5. Asset management: mengelola dokumen perusahaan dengan sistem terintegrasi.

2. Zoho Workdrive

Zoho WorkDrive adalah DMS yang dirancang untuk meningkatkan kolaborasi tim dan mengelola dokumen secara efektif. Fitur-fitur yang tersedia termasuk pengelolaan versi, penggunaan password, dan integrasi dengan aplikasi lain seperti Zoho Projects, Zoho CRM, dan Zoho Mail, serta aplikasi pihak ketiga seperti Microsoft Office dan Google Workspace.

Beberapa fitur yang ada di dalamnya antara lain:

1. Access controls
2. Activity dashboard
3. Document management
4. Collaboration tools

3. HashMicro Document Management Software

Aplikasi Dokumen Manajemen HashMicro adalah sebuah platform digital yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan berbagi dokumen secara efektif dan efisien. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengupload, mengunduh, dan mengelola berbagai jenis dokumen, serta memantau versi dan perubahan dokumen secara real-time.

Beberapa fitur yang ada di dalamnya antara lain:

1. File review & lock management: membantu tim dalam melakukan input dan masukan seputar dokumen.
2. Expiry management: notifikasi otomatis terkait tanggal kadaluarsa dokumen.
3. Document & file management: mengelola data di satu lokasi terpusat.
4. Access controls/permissions: membuat batasan terkait siapa saja yang memiliki akses dokumen.

4. Smartsheet DMS

Smartsheet adalah sistem manajemen dokumen yang menyediakan kolaborasi dan pengelolaan pekerjaan. Aplikasi ini mengotomatiskan proses berulang dengan mengirimkan peringatan, meminta pembaruan, dan mengunci perubahan pada baris data.

Fitur-fitur dalam aplikasi ini antara lain:

1. Document Review
2. Activity Dashboard
3. Access Controls/Permissions

5. Onedrive

OneDrive adalah aplikasi Microsoft yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, berbagi, dan mengedit dokumen secara online dengan keamanan penyimpanan awan. Selain itu, aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengorganisir dokumen dalam folder yang mudah ditemukan.

Beberapa fitur yang ditawarkan OneDrive diantaranya:

1. Access Controls/Permissions
2. Data Storage Management
3. Collaboration Tools

6. Incodocs

IncoDocs merupakan aplikasi dokumen manajemen yang dirancang untuk pengelolaan manajemen dokumen di perusahaan dagang. Aplikasi ini mempercepat pembuatan file penjualan dan pengiriman, menghilangkan pekerjaan entri data manual dan menghindari penundaan pengiriman yang mahal.

Fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi ini adalah:

1. Contact database
2. External integrations
3. File sharing
4. Project management

7. Bit.ai DMS

Aplikasi dokumen manajemen bit.ai adalah sebuah platform yang memungkinkan pengguna untuk mengelola dan membagikan dokumen secara efektif. Fitur-fitur utamanya meliputi kemampuan untuk membuat, mengedit, dan mengelola dokumen yang berisi gambar, teks, dan multimedia.

Fitur-fitur di dalamnya antara lain:

1. Collaboration tools
2. content management
3. Document sharing
4. Security

8. Bitrix24 DMS

Bitrix24 adalah aplikasi dokumen manajemen yang menawarkan solusi terpadu untuk kegiatan bisnis, termasuk komunikasi, tugas, proyek, CRM, dan lain-lain. Aplikasi ini dikembangkan oleh Bitrix Inc dan telah menjadi sangat populer di kalangan pengguna bisnis karena fitur-fitur yang lengkap dan mudah digunakan.

Beberapa fitur yang terdapat di dalamnya adalah:

1. Project tracking
2. Document management
3. Collaboration tools

9. Templafy

Templafy adalah salah satu opsi dokumen management software yang cocok untuk bisnis Anda. Perangkat lunak ini fokus pada penyederhanaan proses pembuatan dokumen, memastikan bahwa pengguna memiliki akses mudah ke template dan konten yang konsisten. Dengan sistem yang berbasis cloud, Templafy menawarkan penyimpanan dan berbagi dokumen yang aman, serta memungkinkan kolaborasi dan akses jarak jauh.

Fitur-fitur yang terdapat di dalamnya adalah:

1. Document sharing
2. Multi-user collaboration
3. File template

10. Click Up

ClickUp adalah sebuah aplikasi manajemen proyek yang berbasis online yang menawarkan solusi all-in-one untuk tim dalam mengorganisasi, melacak, dan mengelola pekerjaan mereka. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat disesuaikan, seperti kalender, timeline, tracking waktu, serta lebih dari seratus tool yang dapat digunakan untuk memudahkan workflow.

Beberapa fitur yang ditawarkan antara lain:

1. Task Prioritization
2. Creation & Assignment
3. Document sharing
4. Document management

Bagaimana Cara Memilih Document Management Software yang Tepat Untuk Perusahaan?

Memilih document management software (DMS) yang tepat untuk perusahaan memerlukan beberapa langkah strategis dan perhatian terhadap kebutuhan spesifik bisnis. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam proses seleksi:

1. Tentukan Kebutuhan Khusus Manajemen Dokumen Anda: Identifikasi kebutuhan spesifik perusahaan Anda dalam mengelola dokumen, seperti jumlah dokumen yang harus disimpan, jenis dokumen yang digunakan, dan tingkat keamanan yang dibutuhkan. Hal ini akan membantu Anda dalam mencari fitur yang sesuai dan membandingkan opsi yang tersedia.
2. Pilih Vendor yang Tepat: Pilih vendor yang memiliki reputasi yang baik dan pengalaman dalam menyediakan solusi DMS yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan Anda memeriksa review dan testimoni dari pelanggan lain yang telah menggunakan produk tersebut.
3. Fitur yang Dibutuhkan: Pastikan Anda memeriksa fitur-fitur yang dibutuhkan seperti pencarian dokumen yang cepat, sistem kontrol versi, dan integrasi dengan aplikasi lain yang digunakan dalam bisnis Anda.
4. Pengembangan dan Dukungan: Pastikan Anda memeriksa apakah vendor tersebut memiliki tim pengembangan yang aktif dan dukungan teknis yang baik. Hal ini akan membantu Anda dalam mengatasi masalah yang mungkin timbul ketika menggunakan software.
5. Biaya dan Skema Harga: Pastikan Anda memeriksa biaya dan skema harga yang diterapkan oleh vendor. Pilih opsi yang sesuai dengan anggaran Anda dan memastikan Anda tidak terlalu berbelit-belit dengan biaya tambahan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memilih document management software yang tepat untuk perusahaan Anda dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas bisnis Anda.

Kesimpulan

Document management software (DMS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, mengakses, dan berbagi dokumen secara aman dan efisien. DMS sangat penting karena memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keamanan dalam pengelolaan dokumen.

Dalam memilih DMS yang tepat, perusahaan harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti reputasi vendor, kemampuan integrasi dan kolaborasi, keamanan digital, dan kemampuan pencarian dokumen yang canggih. Pertimbangan untuk memilih file management system yang tepat, memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan dokumen.

Untuk produktivitas bisnis, EQUIP bisa menjadi solusi untuk manajemen file di perusahaan Anda. Melalui kelengkapan fiturnya seperti timeline management dan acces management, Anda dapat mengatur deadline dan prioritas tugas serta manajemen akses yang memudahkan tim dalam melakukan pekerjaan di perusahaan Anda. Software ini juga dilengkapi dengan fitur lainnya yang tentunya akan membantu Anda dalam pengelolaan dokumen di perusahaan Anda.

Untuk mengetahui lebih lanjut terkait penerapan aplikasi DMS dalam bisnis Anda beserta kelengkapan fiturnya, klik banner di bawah ini untuk mendapatkan demo gratis nya sekarang juga.

FAQ about Document Management Software (DMS)