Customer Record Management bisa membantu bisnis untuk mengelola informasi terkait informasi Customer menggunakan platform terpadu. Karena menurut bisnis, informasi Customer informasi ini sangat penting dalam memahami keperluan pelanggan sekaligus dapat menjalin hubungan yang lebih dekat.
Hal tersebut artinya, dengan customer record ini ada banyak manfaat, antara lain mengotomatiskan sistem alur kerja, mendatangkan prospek, meningkatkan produktivitas serta yang lainnya. Oleh karena itu, tidak sedikit usaha besar yang sudah menggunakan aplikasi satu ini sebagai platform data customer.
Definisi Customer Record Management
Customer Record Management atau CRM merupakan proses informasi pelanggan dan pengelolaan data, dari mulai penerimaan serta pengumpulan data, analisis, hingga pemakaian informasi untuk mendapatkan wawasan mengenai pelanggan. Selain itu, platform ini juga dapat meningkatkan pengalaman Customer.
CRM merupakan hal terpenting sebab bisa membantu meningkatkan Customer Satisfaction sekaligus mendapatkan loyalitas Customer lebih tinggi. Melalui catatan yang lengkap dan terorganisir mengenai pelanggan, maka perusahaan bisa menyesuaikan sekaligus menyediakan produk maupun layanan terbaik sesuai kebutuhan Customer.
Ada beberapa faktor dan aspek penting pada Customer Record Management, termasuk untuk pengumpulan data customer, manajeme interaksi customer, analisa data hingga pelacakan riwayat customer. Selain itu, CRM bisa memungkinkan terjadinya integrasi di tiap departemen berbeda di sebuah perusahaan, karenanya memungkinkan adanya kolaborasi lebih baik untuk melayani pelanggan.
Pentingnya Customer Record Management
Customer Record Management alias Manajemen Data Pelanggan memiliki peranan yang sang sangat penting untuk bisnis, guna keperluan mengelola hubungan bersama pelanggan. Ada beberapa alasan pentingnya Manajemen Data Pelanggan yang perlu anda ketahui, antara lain :
1. Pelanggan Merupakan Aset Berharga untuk Bisnis
Customer atau pelanggan merupakan sumber penghasilan utama dan sangat penting untuk kelangsungan usaha. Manajemen data pelanggan dapat membantu usaha guna memahami Customer, dan juga menawarkan layanan atau produk yang tepat sesuai kebutuhan mereka.
2. Menjalin Hubungan Kuat Bersama Customer
Dengan catatan customer yang terorganisir dan lengkap, maka bisnis bisa memastikan jika mereka telah memberikan pelayanan responsif dan terbaik kepada para pelanggan. Hal tersebut bisa memperkuat jalinan hubungan bisnis bersama pelanggan serta membuat pelanggan merasa dihargai.
3. Meningkatkan Kepuasan Customer
Melalui pengelolaan pencatatan customer yang baik, maka bisnis bisa mengidentifikan preferensi dan kebutuhan pelanggan sekaligus menawarkan layanan maupun produk yang tepat sesuai kebutuhan pelanggan. Hal tersebut bisa meningkatkan kepuasan customer sekaligus membuat mereka cenderung akan membeli produk anda kembali atau bahkan merekomendasikan produk maupun bisnis anda kepada orang.
4. Meningkatkan Efisiensi Usaha
Melalui manajemen data customer yang baik, usaha bisa memastikan jika informasi pelanggan dapat tersedia dengan teratur dan mudah. Hal tersebut bisa meningkatkan efisiensi untuk memberikan layanan customer, menangani keluhan, dan juga dapat mengelola pengiriman produk.
5. Dapat Meningkatkan Sistem Keamanan Data
Melalui sistem manajemen data customer yang terlindungi dan aman, maka usaha bisa memastikan jika informasi customer dapat terjaga kerahasiaannya serta tidak disalahguakan pihak tertentu yang tidak bertanggung jawab.
Sehingga bisa kita simpulkan bahwa aplikasi CRM ini memiliki fungsi sangat penting untuk bisnis ketika mengelola hubungan bersama pelanggan serta dapat meningkatkan efisiensi bisnis mereka.
Tujuan Customer Record Management
Tujuan Customer Record Management ialah untuk melakukan manajemen risiko, tata kelola organisasi, hingga penyesuaian organisasi lebih luas, khususnya yang berhubungan dengan sistem pengelolaan organisasi perusahaan juga dapat mengurangi risiko yang bisa terjadi.
Sebab untuk perusahaan besar, tentu tidak mungkin jika melacak berbagai informasi customer dengan memakai bantuan spreadsheet yang sederhana. Selain itu, mereka memerlukan pencatatan dan strategi yang tepat guna menjaga agar semuanya terorganisir serta tersedia bagi yang berkepentingan.
Selain itu, sederhananya melalui penyimpanan sekaligus pengelolaan data secara teratur, sehingga informasi customer bisa anda akses dengan mudah guna keperluan audit maupun bisnis itu sendiri.
Cara Kerja Customer Record Management
Customer Record Management merupakan sebuah sistem untuk memanipulasi dan mengelola data pelanggan sebuah perusahaan. Cara kerja CRM dengan cara mengumpulkan data yang berasal dari banyak sumber, antara lain seperti telepon, email, formulir online dan media sosial, kemudian mengorganisasikan dan menyimpan data di sebuah database.
Jika data pelanggan sudah anda kumpulkan, selanjutnya CRM dapat membantu perusahaan menganalisis data supaya bisa memahami perilaku konsumen maupun kebutuhan mereka. Sehingga perusahaan bisa mengambil keputusan lebih baik sekaligus dapat mempersonalisasi layanan terhadap pelanggan.
CRM bisa juga membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi marketing lebih efektif melalui riwayat pembelian customer, minat dan preferensi pelanggan. Di samping itu, CRM bisa membantu perusahaan meningkatkan kualitas layanan customer dengan menampilkan informasi lebih akurat dan lengkap mengenai pelanggan.
Guna menjalankan semua fungsi tersebut di atas, biasanya CRM memanfaatkan berbagai fitur di bawah ini :
- Pengumpulan data customer dari berbagai referensi atau sumber.
- Penyimpanan data customer pada sebuah database.
- Melakukan analisa terhadap data pelanggan guna memahami kebutuhan dan perilaku pelanggan.
- Pengembangan strategi marketing lebih efektif.
- Penyediaan berbagai informasi lengkap dan juga akurat mengenai pelanggan guna meningkatkan kualitas terhadap layanan pelanggan.
Untuk menjalankan fungsinya, software CRM untuk bisnis bisa diterapkan oleh banyak perusahaan, antara lain perusahaan teknologi, perusahaan ritel, hingga perusahaan keuangan. Selain itu, platform ini juga bisa membantu perusahaan dalam mengidentifikasi peluang usaha baru serta dapat meningkatkan produktivitas staf atau karyawan.
Informasi yang Perlu ada Pada Customer Record Management
Di bawah ini ada 3 data atau informasi yang wajib anda simpan atau rekam, antara lain :
1. Informasi Mendasar
In adalah informasi paling sederhana dan mendasar terkait pelanggan. Dalam informasi ini terdapat nama, alamat pos, nama keluarga, email, nomor kontak, perusahaan tempat bekerja, hingga metode pembayaran paling mereka sukai.
2. Informasi Lanjutan
Bukan hanya informasi dasar, tetapi anda juga harus menambahkan informasi yang relevan lainnya dan bisa anda jumpai tetang pelanggan. Hal ini dapat membantu memberikan layanan lebih dipersonalisasi bagi klien tertentu.
3. Data Penjualan
Bagian yang terpenting pada data pelanggan yaitu harus mempuyai riwayat hubungan secara komersial bersama pelanggan, sesuai data yang perusahaan harapkan, perbedaan keduanya dan penjualan yang telah anda lakukan. Selain itu, anda juga bisa merekam riwayat tersebut sesuai basis tahunan atau bulanan sesuai kebutuhan usaha.
Kesimpulan
Sudah banyak bisnis yang menggunakan sistem CRM ini guna mengelola informasi customer yang lebih kompleks. Sebab informasi customer sangat penting dalam memahami pelanggan, karenanya akan mempermudah proses pengambilan keputusan perusahaan atau dapat menyusun strategi usaha secara efisien dan efektif.
Untuk membantu anda mengelola data pelanggan dengan baik, anda dapat menggunakan fitur Customer Record Management yang tersedia pada aplikasi EQUIPERP. Aplikasi EQUIP ini memudahkan anda dalam menyimpan, melacak dan juga mengelola informasi pelanggan. Sehingga anda bisa mengakses informasi dengan mudah guna memberikan layanan customer terbaik, hingga lewat perangkat mobile. Coba demo gratis sekarang!
