Cost Control adalah: Berikut Langkah-langkah Penerapannya bagi Bisnis

Pada umumnya, setiap perusahaan memiliki prinsip dengan menggunakan input seminimal mungkin, namun menghasilkan profit semaksimal mungkin. Sehingga, memerlukan pengendalian biaya mengenai pengeluaran dan pemasukan perusahaan. Pada praktiknya, pengendalian biaya bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan bisnis pada sebuah perusahaan. Cost control adalah pengendalian biaya yang berfungsi menyeimbangkan neraca keuangan agar penggunaan biaya dapat sesuai dengan perencanaan.

Agar sebuah perusahaan dapat menjalankan aktivitas bisnisnya dengan lancar, maka cost control menjadi peran penting untuk menghindari resiko-resiko keuangan yang akan timbul di kemudian hari. Dibutuhkan langkah yang tepat dalam melakukan cost control agar tujuan tersebut dapat tercapai. Simak artikel berikut untuk mengetahui peran, fungsi, serta tahapan dalam mengendalikan biaya!

Pengertian Cost Control

Secara sederhana, cost control adalah pengendalian biaya. Pengendalian biaya ini bertujuan untuk menentukan keputusan-keputusan yang pimpinan perusahaan akan ambil agar mencapai tujuan bisnis yang berlaku. Selain itu juga, cost control dilakukan agar tidak terjadi penyimpangan atau ketidakakuratan dalam sistem keuangan. Hal ini supaya menghasilkan data yang akurat untuk menekan biaya-biaya yang menyebabkan pengeluaran berlebihan serta dapat menjelaskan varians dari baseline biaya. Pengendalian biaya yang baik juga dapat berpengaruh pada laporan arus kas dan laba. Pengendalian biaya pada perusahaan meliputi biaya operasional, perencanaan, pembuatan cost structure, hingga pelaksanaan. Di bawah ini adalah pengertian cost control menurut para ahli:

• Menurut Bambang Hartadi (1993), pengendalian biaya adalah pengendalian yang meliputi struktur organisasi, metode, serta peraturan pada suatu perusahaan. Tujuan perusahaan melakukan pengendalian biaya adalah untuk melindungi aset perusahaan, memeriksa dan mengevaluasi akuntansi. Sehingga, dapat meningkatkan efisiensi dan memastikan agar kesepakatan pada perusahaan yang sudah mendapat persetujuan sebelumnya tetap berjalan.
• Menurut Sondang S. Siagian (1999), pengendalian biaya adalah upaya sistematis untuk membuat penetapan standar pelaksanaan dalam menyusun suatu rencana, menyediakan sistem informasi sebagai suatu umpan balik, mengevaluasi perencanaan dan pelaksanaan, serta melakukan evaluasi pada rencana berjalan dengan rencana yang sudah mendapatkan kesepakatan sebelumnya.

Baca Juga: Pengertian Jurnal Penjualan dan Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Peran dan Tanggung Jawab Cost Control

Supaya tujuan cost control atau pengendalian biaya tercapai, harus ada pegawai yang memegang peran ini. Orang yang memiliki peran dalam pengendalian biaya atau cost controller dalam perusahan memiliki peranan penting karena bertanggung jawab atas keputusan yang akan pimpinan perusahaan tetapkan. Peran atau tugas pertama seorang pengendalian biaya adalah mengelola barang inventory pada tiap bulannya. Selain itu, cost controller juga harus memastikan bahwa prosedur pengendalian biaya sudah berjalan. Peran lainnya adalah memastikan transaksi pengeluaran serta pembelian dalam perusahaan telah berjalan sesuai dengan ketentuan. Agar mendapatkan data lebih akurat, maka cost controller harus melakukan pemeriksaan ulang atau double-check. 

Secara umum, cost controller bertanggung jawab atas pengendalian biaya perusahaan dalam melakukan transaksi pembelian maupun penjualan. Namun, tanggung jawab tersebut juga berkembang berdasarkan pada kepentingan masing-masing perusahaan. Tanggung jawab utama sebagai seorang cost controller adalah melakukan pengawasan pada arus masuk dan keluar barang. Selain itu, harus mengetahui kegiatan pembelian dan penerimaan barang dengan melakukan koordinasi dengan divisi pembelian. Tidak lupa, seorang cost controller bertanggung jawab atas pembuatan laporan biaya harian dan bulanan serta laporan persediaan barang yang tersedia.

Baca Juga: 13 Rumus Excel yang Harus Anda Pahami dalam Dunia Kerja

Fungsi Cost Control

Aktivitas cost control harus memenuhi fungsi-fungsi cost control agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Fungsi-fungsi tersebut sebagai acuan apakah pengendalian biaya sudah berjalan dengan baik atau belum. Berikut adalah fungsi-fungsi dalam cost control:

• Perencanaan

Sebelum melakukan pengendalian biaya, setiap perusahaan harus memiliki sebuah perencanaan. Hal ini bertujuan agar proses pengendalian biaya dapat berjalan sesuai tujuan. Perencanaan ini termasuk perencanaan keuangan serta pengeluaran biaya. Contoh fungsi perencanaan adalah membuat rancangan kerja serta rancangan anggaran biaya dalam melaksanakan pekerjaan dalam suatu divisi.

• Pengawasan

Cost control memiliki fungsi mengawasi dengan melakukan perbandingan antara pencapaian saat ini serta biaya terpakai. Selain itu, fungsi pengawasan juga melakukan perbandingan antara anggaran saat ini dan anggaran pada periode sebelumnya. Tujuan fungsi pengawasan adalah untuk mengkonfirmasi bahwa anggaran sudah sesuai dengan perencanaan, termasuk juga jumlah biaya dan hasilnya. Contoh fungsi pengawasan adalah membandingkan biaya pengeluaran suatu proyek dan hasil fisik dari proyek tersebut, apakah sudah sesuai rancangan atau belum.

• Koordinasi dan keselarasan

Dalam melakukan koordinasi dengan divisi lain, juga memerlukan adanya keselarasan. Keselarasan dalam hal ini adalah keselarasan antar tiap divisi dalam menggunakan anggaran. Contoh fungsi koordinasi dan keselarasan adalah koordinasi antara divisi keuangan dan divisi pembelian. Divisi keuangan akan mengabarkan capaian biaya pembelian kepada divisi pembelian. Sehingga divisi pembelian dapat melanjutkan pekerjaan berdasarkan data yang berasal dari divisi keuangan tersebut, apakah perlu melanjutkan pembelian atau harus mengurangi pembelian barang selanjutnya.

Langkah-langkah dalam Menerapkan Cost Control

Cost control  yang tepat dan efisien dapat membantu pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan. Selain itu, jika menerapkan dengan baik dan benar, cost control akan membantu meminimalisir pengeluaran yang berlebihan sehingga profit yang dihasilkan akan meningkat. Selain konsistensi dan keinginan yang kuat, perlu langkah-langkah yang tepat dalam menerapkannya. Berikut ini adalah lima langkah dalam menerapkan cost control pada perusahaan:

• Mengendalikan pengawasan fisik

Seseorang yang memiliki power dalam sebuah perusahaan, biasanya memiliki tugas untuk melakukan pengawasan pengendalian biaya. Hal ini supaya pengendalian biaya dalam setiap divisi perusahaan lebih efisien. Namun, hal ini berlaku bagi unit usaha kecil yang masih belum memiliki banyak divisi di dalamnya. Pada perusahaan yang sudah established, maka pengendalian biaya dilakukan oleh divisi keuangan. Divisi keuangan yang memiliki peran sebagai cost controller bertujuan supaya pengelolaan lebih terpusat dan lebih sistematis, sehingga dapat menghasilkan data yang mudah dikelola oleh pemimpin perusahaan.

• Akuntansi historis

Bagi perusahaan besar, data keuangan pada periode sebelumnya dapat menjadi acuan dalam melakukan pengendalian biaya perusahaan. Biasanya, pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan untuk periode-periode selanjutnya adalah dengan melihat data keuangan sebelumnya atau menggunakan akuntansi historis. Langkah ini akan lebih efisien jika model bisnis pada tahun-tahun sebelumnya tidak berubah. Sehingga, pimpinan dapat dengan mudah mengambil dan menentukan keputusan berdasarkan catatan cost control yang pernah dibuat.

Baca juga: Apa Itu Startup dan Bagaimana Tips Sukses untuk Memulainya?

• Anggaran statis dan biaya standar

Perusahan-perusahaan established biasanya tidak lagi membandingkan pekerjaan pada tahun berjalan dengan pekerjaan pada tahun-tahun sebelumnya. Pimpinan perusahaan akan mulai membandingkan pekerjaan yang sedang berjalan dengan rencana yang sudah perusahaan tentukan sebelumnya. Sehingga, dengan menggunakan pola pikir seperti ini, para pimpinan perusahaan termasuk pada divisi keuangan, akan menggunakan anggaran statis dan biaya standar sebagai upaya pengendalian biaya.  Anggaran statis dan biaya standar dapat membantu dalam merencanakan dan mengendalikan pekerjaan yang sedang berjalan.

• Anggaran fleksibel dengan biaya standar

Dalam merencanakan suatu pekerjaan maupun proyek, tidak selamanya perencanaan sesuai dengan realita di lapangan. Jika hal ini terjadi, para pimpinan akan memperbaiki sistem anggaran agar tetap sesuai dengan perencanaan atau supaya tidak terjadi over budget. Sehingga, membutuhkan anggaran yang fleksibel dengan biaya standar. Anggaran fleksibel ini akan menjadi indikator pencapaian dalam sebuah pekerjaan agar sesuai dengan kapasitas yang perusahaan harapkan.

• Tanggung jawab pusat

Perusahaan besar sudah terbagi menjadi divisi-divisi tertentu, sehingga pengendalian biaya tidak langsung terpusat pada manajer perusahaan, namun pada pimpinan di setiap divisi. Pengendalian biaya secara fisik tidak lagi efisien bagi pemimpin perusahaan karena terlalu banyak dan rentan terjadi kesalahan. Pimpinan di setiap divisi akan melakukan pengendalian biaya di divisinya masing-masing dengan membandingkan anggaran yang telah tersusun dengan realisasinya, kemudian pimpinan divisi melaporkan kepada pemimpin perusahaan. Namun, seiring berkembangnya perusahaan, aktivitas pengendalian biaya juga semakin banyak yang harus dilakukan, maka perusahaan khususnya perusahaan besar membutuhkan software akuntansi dalam melakukan cost control. Software akuntansi akan menghasilkan data yang lebih akurat dan lebih efisien, sehingga akan lebih cepat dalam menentukan sebuah keputusan.

Kesimpulan

Cost control adalah pengendalian biaya oleh perusahaan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan pada waktu tertentu. Selain itu, cost control dapat dikatakan baik jika sudah memenuhi tiga fungsi cost control, yaitu perencanaan, pengawasan, serta koordinasi dan keselarasan. Dalam menerapkan cost control pada sebuah perusahaan, terdapat lima langkah dalam melakukan pengendalian biaya dan perusahaan dapat menerapkan langkah-langkah tersebut berdasarkan kondisi pada masing-masing perusahaan.
Untuk membantu pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan dengan cepat dan akurat, diperlukan Software Akuntansi dari EQUIP sebagai tools pembantu pengendalian biaya. Software Akuntansi dari Hashmicro terbukti telah membantu perusahaan-perusahaan besar dalam melakukan pengendalian biaya seperti pengoptimalan pengelolaan arus kas, pembuatan laporan keuangan, jurnal dan lain-lainnya. Segera daftarkan demo gratis disini!