Contoh Surat Tagihan Bisnis Beserta Fungsi dan Komponennya

Surat tagihan merupakan surat yang dibuat dan dikirim oleh penjual ke pihak pembeli. Isi dari surat ini yaitu kesepakatan antara penjual dan pembeli dalam membayar pada batas waktu tertentu yang telah mereka sepakati, yang artinya pembeli berhutang kepada penjual. Contoh surat tagihan bisnis banyak perusahaan terapkan agar pekerjaan lebih mudah. Jika Anda merupakan pihak penjual, dalam membuat surat tagihan yang efektif, Anda dapat menggunakan sistem akuntansi yang tepat. Saat ini, banyak perusahaan yang telah menggunakan sistem akuntansi terbaik, selain dapat membuat surat tagihan dengan cepat, tepat dan teliti, sistem ini juga dapat mempermudah transaksi bisnis dengan lebih efektif. 

Dalam urusan pinjam meminjam antar perusahaan maupun perorangan dengan perusahaan, hal ini merupakan hal yang rumit, karena berkaitan dengan keuangan dan profit perusahaan. Oleh sebab itu, penggunaan sistem akuntansi EQUIP dapat mengelola keuangan, arus kas, hingga pembuatan laporan keuangan dengan mudah. Simak artikel dibawah ini untuk memahami pengertian, komponen dan contoh dari surat tagihan!

Pengertian Surat Tagihan

Surat tagihan adalah surat yang diberikan oleh pihak penjual atau pemberi piutang kepada pihak pembeli. Ini merupakan surat dari kesepakatan bersama antara pihak penjual dengan pihak pembeli. Surat ini menjadi merupakan pilihan jika pihak dari pembeli belum memenuhi kewajiban untuk melakukan pembayaran pada tanggal yang telah disepakati. Contoh surat tagihan menjadi salah satu surat penting pada perusahaan. Jika terjadi keterlambatan dalam pembayaran, hal ini dapat merugikan pemberi pinjaman. Karena, uang yang seharusnya pihak pemberi pinjaman terima merupakan modal atau keuntungan bisnis. Maka, jika faktur tidak selesai dengan tepat waktu, hal ini dapat menghambat segala proses perusahaan hingga kegiatan penjualan perusahaan. Maka, inilah alasan mengapa perlu pembuatan surat tagihan. 

Baca juga: Permudah Proses Akuntansi dengan Aplikasi Keuangan Perusahaan

Fungsi Surat Tagihan

Dalam membuat surat tagihan tentunya memiliki fungsi yang penting, terutama dalam pembayaran atas suatu transaksi. Selain itu, surat tagihan juga memiliki fungsi lain yang perlu Anda ketahui. Berikut beberapa fungsinya: 

Menjadi bukti adanya transaksi

Proses pada surat tagihan merupakan suatu bukti adanya transaksi pembelian. Apabila salah satu pihak menyalahi kesepakatan, maka hal ini dapat dilanjutkan dengan proses hukum. Maka dari itu, surat tagihan menjadi bukti pembelian yang memudahkan perusahaan untuk memperoleh haknya. Selain itu, mencocokkan transaksi yang telah lunas atau belum lunas. 

Memantau kualitas kreditcustomer

Pengeluaran surat tagihan memungkinkan perusahaan untuk lebih mudah menilai kualitas dari customer. Kualitas customer perlu perusahaan nilai, sebelum memberikan pinjaman dan jadikan pertimbangan untuk memberikan persetujuan atas kredit. Maka dari itu, untuk mempermudah proses pembuatan laporan keuangan dalam proses transaksi dengan pembeli, perusahaan perlu menggunakan software akuntansi yang tepat dari EQUIP. 

Memberikan efek kepada peminjam

Hadirnya pembuatan surat tagihan merupakan solusi untuk perusahaan jika mengalami kesulitan dalam meminta pembayaran atas kewajiban pembeli. Dengan adanya surat ini, bertujuan agar pihak peminjam akan lebih cepat merespon saat memberikan informasi atas kreditnya. Alasan lain, karena beberapa dari pembeli tidak merespon dengan baik dan tidak membayar tepat waktu atas pinjaman atau kreditnya. 

Meminimalisir terjadinya denda kepada customer

Dalam proses pembelian kredit, sanksi dan denda merupakan solusi apabila terjadi keterlambatan pembayaran atas pinjaman. Hal ini, perusahaan biasanya menghitung denda dan sanksi perharinya. Surat ini dikirimkan sebelum tanggal jatuh tempo untuk mencegah customer mengalami kerugian yang cukup besar karena keterlambatan pembayaran. Sehingga, customer setidaknya dapat menyiapkan dana untuk membayar kredit tersebut untuk menghindari sanksi dan denda. 

Komponen Surat Tagihan

Perusahaan membuat contoh surat penagihan sesuai dengan kebijakan mereka masing-masing. Secara umum, beberapa komponen selalu ada dalam setiap surat penagihan. Komponen ini tertulis pada surat tagihan terlepas jenis perusahaannya. Berikut beberapa komponennya yang perlu Anda ketahui:

Nomor urut

Dalam surat tagihan, terdapat nomor urut yang tujuannya agar mudah untuk Anda pantau. Contoh surat tagihan pasti akan memasukkan komponen nomor urut untuk membedakan antara surat tagihan satu dengan yang lainnya. Seperti memantau dari nomor contoh surat penagihan pertama, kedua, ketiga hingga seterusnya. Komponen ini berfungsi agar pihak dari perusahaan atau peminjam dapat membedakan tiap customer dari registrasi nomor tersebut.

Nomor order

Komponen ini merupakan informasi yang Anda butuhkan. Untuk mencocokkan apakah benar nomor order tersebut sudah dibayar apa belum atau sudah dibayar tetapi masih ada tunggakan dengan jumlah tertentu. Proses ini memudahkan perusahaan dalam memeriksa mana yang sudah lunas dan mana yang belum lunas. 

Delivery order

Komponen ini merupakan kode nomor transaksi atau surat jalan. Kode ini merupakan kode nomor transaksi jika pembelian melalui online sehingga dapat melakukan pembayaran secara virtual. Dalam surat tagihan juga diperlukan beberapa data untuk mencocokan antara barang yang akan dibeli, tanggal, tipe, jumlah hingga harga per-unit. Contoh surat penagihan pasti akan memberikan kode unik pada bagian surat penagihan. Hal ini bertujuan untuk membedakan antara surat penagihan satu dengan lainnya. 

Sub total

Contoh surat tagihan memiliki isi total seluruh harga dari setiap item pembelian. Jumlah awal yang harus pembeli bayar. Dari komponen ini, pembeli atau customer mendapatkan rincian dari harga yang lebih jelas. Namun hal ini, belum ditambahkan pajak dan diskon.

Diskon biaya

Diskon merupakan potongan harga atas pengurangan jumlah dari sub total yang terdapat pada rincian awal. Potongan harga memberikan keuntungan yang dapat memicu customer untuk membeli dalam jumlah yang banyak. Sedangkan biaya seperti packing tambahan, pengiriman ke alamat customer, hingga asuransi. 

Baca juga: Aplikasi Akuntansi untuk Perkembangan Bisnis Anda

Contoh Surat Tagihan

Dari berbagai industri perusahaan menggunakan surat tagihan yang tujuannya agar peminjam membayar hutang nya sesuai dengan waktu dan nilai yang telah disepakati antara dua belah pihak. Contoh surat tagihan ada beberapa macam seperti surat tagihan pajak, cicilan kendaraan, pembelian barang, kredit elektronik, dan lainnya. Berikut salah satu contoh surat tagihan untuk keperluan bisnis:

Kesimpulan

Contoh surat tagihan merupakan surat yang perusahaan berikan ke pihak pembeli yang mana pinjaman tersebut perlu dibayar sesuai dengan waktu dan nilai yang telah mereka sepakati. Perusahaan dari berbagai industri memerlukan software akuntansi terintegrasi untuk mempermudah proses tersebut. Penggunaan software akuntansi dari EQUIP juga dapat memudahkan berbagai proses transaksi bisnis dengan cepat dan efektif. Selain itu, software ini dilengkapi fitur terbaik yang perusahaan butuhkan dalam proses pengelolaan finansial, seperti, manajemen nota kredit dan debit, pembuatan laporan keuangan, manajemen faktur dan pembayaran, manajemen pajak yang terlokalisasi, dan kegiatan keuangan lainnya. Demo gratis! software ERP dari EQUIP.