Cloud Procurement: Pengertian, Jenis, hingga Manfaatnya untuk Bisnis

Pengertian Cloud Procurement

Cloud procurement adalah sebuah pendekatan dalam pengadaan barang atau jasa yang menggunakan teknologi cloud computing dan platform internet. Dalam sistem tersebut, seluruh proses pengadaan dilakukan secara digital, mulai dari identifikasi kebutuhan, pencarian vendor, negosiasi kontrak, hingga pembayaran. Dengan begitu, perusahaan dapat mengakses informasi dan penawaran secara lebih luas. 

Perusahaan dapat memanfaatkan platform cloud untuk mengelola dan mengontrol seluruh siklus pengadaan secara terpusat. Misalnya, informasi terkait pengadaan, seperti permintaan, penawaran, kontrak, dan pembayaran, dapat perusahaan akses secara real-time. Selain itu, dapat terintegrasi juga dengan sistem manajemen rantai pasokan dan  ERP perusahaan, sehingga data pengadaan saling terhubung dengan fungsi bisnis lainnya. 

Manfaat Cloud Procurement bagi Perusahaan

Secara umum, penggunaan cloud procurement bagi perusahaan dapat mengoptimalkan proses pengadaan dan meningkatkan efisiensi operasional. Manfaat-manfaat ini memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan bagi perusahaan dalam menjalankan operasional bisnis dengan lebih efektif. Berikut adalah beberapa penjelasan manfaat secara lengkapnya:

1. Operasional bisnis lebih terkendali

Perusahaan dapat memiliki kontrol yang lebih baik atas operasional bisnis mereka. Hal tersebut memungkinkan perusahaan untuk memantau seluruh proses pengadaan secara real-time. Misalnya,  informasi mengenai permintaan, penawaran, status pengiriman, dan pembayaran dapat mereka akses dengan mudah. Maka, pengelolaan operasional bisnis menjadi lebih efisien, meminimalkan risiko kesalahan, dan meningkatkan produktivitas.

2. Terintegrasi dengan aktivitas bisnis lain

Sistem cloud  ini dapat terintegrasi dengan sistem manajemen rantai pasokan (supply chain management) dan sistem ERP perusahaan. Maka dari itu, data pengadaan dapat saling terhubung dengan fungsi-fungsi bisnis lainnya, seperti inventaris, produksi, hingga keuangan. Selain itu, integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki informasi yang lebih lengkap dan akurat, serta meningkatkan koordinasi antar departemen.

3. Meningkatkan visibilitas dan kontrol

Perusahaan dapat memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh proses pengadaan. Informasi terkait vendor, kontrak, dan pembayaran dapat diakses dengan mudah dan transparan. Maka, hal ini memungkinkan perusahaan agar dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah potensial dengan cepat, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk meminimalkan risiko. 

4. Menghemat biaya pengeluaran

Dengan akses yang lebih luas ke informasi pasar dan penawaran dari berbagai vendor, perusahaan dapat melakukan perbandingan harga dan kualitas produk atau jasa. Dengan demikian, perusahaan dapat memilih vendor dengan harga yang kompetitif dan memperoleh nilai terbaik dari setiap pembelian. Selain itu, dapat juga mengurangi biaya operasional fisik, seperti penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara manual.

Mengapa Cloud Procurement Penting untuk Bisnis? 

Cloud procurement merupakan suatu teknologi yang penting dan wajib digunakan oleh bisnis modern karena memberikan sejumlah manfaat yang signifikan. Sistem ini muncul sebagai solusi inovatif yang memungkinkan perusahaan agar dapat mengoptimalkan proses pengadaan dengan cara yang efisien dan efektif. Berikut adalah alasan mengapa cloud procurement penting untuk bisnis:

1. Efisiensi dan produktivitas

Dengan menggunakan platform cloud, perusahaan dapat mengurangi waktu yang mereka habiskan untuk tugas-tugas administratif manual, seperti pencarian vendor, pengecekan harga, hingga negosiasi kontrak. Dengan demikian, hal ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memungkinkan sumber daya perusahaan agar dapat dialokasikan ke aktivitas yang lebih strategis. 

2. Akses informasi yang lebih luas

Dengan informasi yang luas, perusahaan dapat menjelajahi berbagai pilihan vendor, melakukan perbandingan harga, dan mengevaluasi reputasi vendor secara cepat dan efektif. Dengan begitu, perusahaan dapat membuat keputusan pengadaan yang lebih cerdas dan mendapatkan produk atau layanan dengan kualitas terbaik dan harga yang kompetitif.

3. Kontrol, transparansi, dan kepatuhan

Perusahaan dapat memiliki kontrol yang lebih baik terhadap proses pengadaan. Data terkait pengadaan dapat perusahaan akses dengan mudah, transparan, dan terekam secara digital. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan visibilitas, melacak setiap langkah dalam proses pengadaan, hingga memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur internal maupun peraturan yang berlaku. 

4. Inovasi dan fleksibilitas

Penerapan cloud procurement memungkinkan perusahaan untuk mengadopsi teknologi baru dan inovasi yang terus berkembang di bidang pengadaan. Perusahaan dapat memanfaatkan fitur-fitur seperti analitik data, AI, dan pemrosesan otomatis proses pengadaan. Selain itu, hal tersebut dapat memberikan fleksibilitas dalam mengatur dan mengubah strategi pengadaan sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis dan pasar. 

Jenis-jenis Cloud Procurement

Perusahaan dapat memilih dan mengimplementasikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis mereka. Setiap jenis cloud procurement memiliki keunggulan dan manfaatnya sendiri sesuai dengan jenisnya. Berikut beberapa jenis-jenis cloud procurement yang tersedia saat ini:

1. E-procurement

Jenis e-procurement adalah jenis cloud yang melibatkan penggunaan platform elektronik untuk melakukan seluruh proses pengadaan secara online. Melalui e-procurement, perusahaan dapat membuat permintaan pengadaan, membandingkan penawaran dari berbagai vendor, melakukan negosiasi kontrak, hingga melakukan pembayaran secara elektronik.

2. E-sourcing

Jenis e-sourcing berfokus pada proses pencarian dan seleksi vendor melalui platform elektronik. Perusahaan dapat mengidentifikasi vendor potensial, mengundang mereka untuk mengajukan penawaran, hingga melakukan evaluasi penawaran yang mereka terima. Selain itu, perusahaan dapat memperoleh penawaran terbaik dengan efisiensi yang tinggi, serta memperluas jangkauan dan aksesibilitas dalam mencari vendor.

3. E-Auction

E-auction adalah jenis cloud procurement yang melibatkan proses lelang elektronik untuk mendapatkan harga terbaik dari vendor. Perusahaan dapat mengajukan permohonan lelang kepada beberapa vendor yang telah terpilih. Kemudian, vendor bersaing secara online untuk memberikan penawaran terbaik, dan perusahaan memilih pemenang lelang berdasarkan kriteria yang mereka tentukan.

4. Spend analytics

Selanjutnya, terdapat jenis cloud spend analytics yang menggunakan analitik data untuk menganalisis pengeluaran perusahaan dalam pengadaan. Perusahaan dapat mengidentifikasi tren pengeluaran, menganalisis pola pembelian, hingga mengidentifikasi peluang penghematan biaya. Selain itu, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih cerdas dalam pengadaan, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Kesimpulan

Cloud procurement saat ini telah menjadi aspek penting dalam operasional bisnis modern. Dari efisiensi pengadaan hingga peningkatan visibilitas dan kontrol, sistem tersebut memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Salah satu contoh solusi cloud procurement yang dapat perusahaan gunakan yaitu software procurement dari EQUIP yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh proses pengadaan secara efisien dan efektif. 

Dengan menggunakan software  tersebut, perusahaan dapat melakukan e-procurement, e-sourcing, e-auction, hingga memperoleh aplikasi e-purchasing untuk mengelola vendor dengan mudah. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan pengadaan dengan mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan proses pengadaan tradisional. Segera jadwalkan demo gratis disini!