Kenali Stock Opname dan Cara Menghitungnya

Dalam dunia bisnis, pencatatan stock yang akurat adalah kunci kelancaran operasional dan profitabilitas. Tanpa kontrol yang baik, stock bisa berlebihan hingga membebani biaya penyimpanan atau bahkan kekurangan saat permintaan tinggi. Manajemen inventaris yang efektif penting untuk memastikan stock tetap optimal dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Salah satu cara untuk memastikan keakuratan data persediaan adalah dengan stock opname, yaitu proses pengecekan fisik barang untuk dibandingkan dengan catatan pembukuan. Proses ini memiliki manfaat strategis bagi perusahaan, mulai dari mencegah selisih stock hingga meningkatkan efisiensi rantai pasok.

Lalu, bagaimana cara menghitung stock opname dengan tepat? Proses ini bukan sekadar mencocokkan data, tapi juga kunci mencegah selisih stock dan meningkatkan efisiensi bisnis. Simak artikel ini untuk memahami manfaat dan cara menghitung stock opname secara akurat!

Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah proses pengecekan dan pencatatan ulang jumlah fisik barang di gudang atau penyimpanan untuk memastikan kesesuaiannya dengan data pembukuan. Proses ini bertujuan untuk menghindari selisih stock akibat kesalahan pencatatan, kehilangan, atau penyusutan barang.

Prosesnya dapat dilakukan secara berkala, baik harian, mingguan, atau bulanan, tergantung kebutuhan bisnis Anda. Hasil dari stock opname ini sangat membantu perusahaan Anda dalam mengelola inventaris lebih efisien dan mencegah potensi kerugian.

Tujuan dari Stock Opname

Stock opname dilakukan untuk memastikan keakuratan data persediaan dalam bisnis. Apabila catatan inventaris tidak sesuai dengan kondisi fisik barang, perusahaan bisa mengalami selisih stock yang mengganggu operasional.

Selain itu, stock opname bertujuan untuk mendeteksi potensi penyusutan persediaan yang disebabkan oleh kehilangan, pencurian, atau kerusakan barang. Tanpa pengecekan yang rutin, perusahaan mungkin tidak menyadari adanya selisih yang berdampak pada kerugian finansial.

Ketidaktepatan data persediaan juga dapat mempersulit perencanaan pengadaan barang. Jika informasi persediaan kurang jelas, perusahaan berisiko menyimpan terlalu banyak stock yang membebani biaya penyimpanan atau justru mengalami kekurangan yang menghambat produksi dan pelayanan pelanggan.

Manfaat Stock Opname

Melakukan stock opname secara rutin memungkinkan perusahaan untuk mencegah berbagai masalah terkait persediaan. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh dalam operasional bisnis:

1. Menghindari kekurangan atau kelebihan stock

Stock opname membantu memastikan jumlah persediaan tetap seimbang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Kelebihan stock dapat menyebabkan biaya penyimpanan membengkak dan risiko produk kadaluarsa atau rusak, sementara kekurangan stock dapat menghambat proses operasional dan menyebabkan pelanggan beralih ke kompetitor. 

Dengan pengecekan yang teratur, perusahaan dapat mengoptimalkan perencanaan stock sehingga selalu tersedia dalam jumlah yang ideal.

2. Meningkatkan efisiensi operasional

Dengan data inventaris yang selalu diperbarui, perusahaan dapat mempercepat berbagai proses seperti distribusi, pengambilan barang di gudang, dan perencanaan pengadaan. Tim gudang juga dapat bekerja lebih terstruktur dan efisien karena mereka memiliki acuan stock yang jelas.

3. Meminimalkan potensi kerugian

Pencatatan stock yang tidak akurat dapat menyebabkan perusahaan mengalami kerugian, baik akibat pencurian, barang rusak, maupun kesalahan pencatatan. Dengan melakukan stock opname secara rutin, perusahaan dapat segera mengidentifikasi masalah ini dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencegah kerugian yang lebih besar.

Selain itu, stock opname juga memungkinkan bisnis untuk melacak barang yang memiliki perputaran lambat dan menghindari dead stock.

4. Meningkatkan transparansi dan keamanan data

Stock opname memberikan visibilitas yang lebih jelas terhadap kondisi persediaan barang, sehingga meminimalkan risiko manipulasi data atau tindakan curang di dalam perusahaan. Dengan laporan inventaris yang transparan, pengelolaan stock menjadi lebih terpercaya dan dapat diaudit dengan mudah.

5. Mendukung kepuasan pelanggan

Ketika perusahaan memiliki kontrol yang baik terhadap stocknya, mereka dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan efisien. Pelanggan tidak perlu menunggu lama atau mencari alternatif lain karena produk yang mereka butuhkan selalu tersedia. 

Dengan layanan yang lebih responsif, tingkat kepuasan pelanggan meningkat, yang pada akhirnya berkontribusi pada loyalitas pelanggan dan pertumbuhan bisnis.

6. Membantu optimalisasi keuangan perusahaan

Manajemen inventaris yang lebih baik memungkinkan perusahaan mengurangi pemborosan biaya akibat stock berlebih atau produk yang tidak terjual. Selain itu, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya lebih efisien untuk investasi yang lebih produktif, seperti pengembangan produk atau ekspansi bisnis. 

Dengan demikian, stock opname tidak hanya membantu mengontrol stock fisik tetapi juga berkontribusi pada kesehatan finansial perusahaan secara keseluruhan.

Cara Menghitung Stock Opname

Menghitung stock opname tidak hanya sekadar mencocokkan jumlah barang di gudang dengan catatan pembukuan, tetapi juga memastikan keakuratan data untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam menghitung stock opname secara efektif:

1. Menyiapkan data inventaris

Sebelum melakukan stock opname, pastikan semua catatan inventaris telah diperbarui, termasuk daftar barang, jumlah stock terakhir, serta informasi terkait harga dan lokasi penyimpanan. Gunakan software inventaris barang yang terstruktur agar data lebih mudah diakses dan dibandingkan dengan hasil pengecekan fisik.

2. Melakukan pengecekan fisik stock

Lakukan perhitungan barang secara langsung di gudang atau lokasi penyimpanan. Pastikan setiap item dihitung dengan teliti, termasuk kondisi barang apakah masih layak atau rusak. Jika terdapat barang yang hilang, rusak, atau tidak tercatat dalam sistem, segera catat untuk analisis lebih lanjut.

3. Mencocokkan hasil perhitungan dengan catatan inventaris

Setelah pengecekan fisik selesai, bandingkan hasilnya dengan data yang tercatat dalam sistem. Jika terdapat selisih, identifikasi penyebabnya, apakah karena kesalahan pencatatan, barang hilang, atau ada faktor lain seperti pencurian atau kesalahan saat penerimaan barang.

4. Menghitung selisih stock

Dalam proses pencatatan stock, penting untuk memahami cara menghitung rumus stock opname pada gudang agar data tetap akurat. Perhitungan selisih stock dapat dilakukan dengan rumus berikut:

Selisih stock = stock dalam catatan – stock fisik

Apabila hasilnya positif, berarti ada kelebihan stock, yang bisa terjadi karena kesalahan pencatatan saat barang masuk. Jika hasilnya negatif, berarti ada kekurangan stock, yang mungkin disebabkan oleh pencurian, kehilangan, atau barang yang rusak.

Untuk mempermudah perhitungan, banyak perusahaan menggunakan Excel sebagai alat bantu. Cara menghitung stock opname di Excel ini dapat dilakukan dengan menggunakan rumus sederhana, seperti  SUM, untuk mencocokkan data stock fisik dengan catatan inventaris secara otomatis.

Namun, jika bisnis Anda semakin berkembang, pencatatan menggunakan Excel mungkin tidak lagi cukup efisien. Penggunaan software manajemen inventaris seperti EQUIP dapat membantu Anda melakukan stock opname secara lebih akurat dan otomatis. Cek skema harga yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda!

5. Melakukan penyesuaian dan pembaruan data

Setelah mengetahui penyebab selisih stock, lakukan penyesuaian pada sistem inventaris atau software stock barang agar data kembali akurat. Pastikan setiap perubahan dicatat dengan jelas, termasuk alasan selisih dan langkah perbaikannya. Perusahaan juga perlu mengevaluasi kebijakan pengelolaan stock untuk mencegah masalah yang sama terjadi di masa depan.

Industri Apa yang Perlu Menghitung Stock Opname?

Stock opname merupakan proses penting bagi berbagai industri yang bergantung pada pengelolaan persediaan. Berikut beberapa industri yang harus rutin melakukan stock opname untuk memastikan operasional yang efisien:

1. Retail dan e-commerce

Bisnis retail dan e-commerce sangat mengandalkan stock barang yang selalu tersedia agar pelanggan bisa mendapatkan produk yang mereka butuhkan. Dengan stock opname, perusahaan dapat menghindari kesalahan pencatatan stock yang bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman atau kehabisan barang yang diminati pelanggan.

2. Manufaktur

Industri manufaktur membutuhkan bahan baku yang selalu tersedia untuk memastikan proses produksi berjalan lancar. Stock opname membantu memastikan jumlah bahan baku yang cukup, menghindari gangguan produksi akibat kekurangan stock, serta mengoptimalkan penggunaan material agar tidak terjadi pemborosan.

3. Logistik dan pergudangan

Perusahaan logistik dan pergudangan menangani ribuan produk yang masuk dan keluar setiap hari. Stock opname membantu memastikan semua barang tercatat dengan akurat, mengurangi risiko kehilangan, dan meningkatkan efisiensi pengelolaan inventaris di gudang.

4. Farmasi dan kesehatan

Industri farmasi dan kesehatan harus menjaga stock obat dan alat medis dalam jumlah yang sesuai serta memperhatikan tanggal kedaluwarsa. Dengan stock opname, apotek, rumah sakit, klinik, dan distributor obat dapat menghindari risiko kekurangan atau kelebihan stock yang berisiko bagi pasien dan operasional.

5. F&B (makanan dan minuman)

Restoran, kafe, dan industri makanan juga perlu melakukan stock opname secara rutin untuk menghindari bahan makanan yang expired dan memastikan ketersediaan bahan sesuai kebutuhan operasional. Dengan pencatatan yang akurat dan contoh daftar inventaris yang jelas, bisnis F&B bisa mengurangi limbah makanan dan mengoptimalkan biaya operasional.

Optimalkan Pengelolaan Stock Opname dengan Software Inventaris EQUIP

Mengelola stock opname secara manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan pencatatan. Dengan menggunakan software inventaris EQUIP, perusahaan dapat mengotomatiskan proses pencatatan stock, memastikan data selalu akurat, serta mengurangi risiko selisih persediaan.

Berikut beberapa fitur unggulan EQUIP yang dapat mendukung pengelolaan inventaris bisnis Anda:

• Scan barcode: Proses stock opname jadi lebih praktis dengan mobile apps EQUIP yang sudah dilengkapi fitur QR/barcode scanner.
• Expired tracking: EQUIP memberikan notifikasi real-time untuk melacak masa kedaluwarsa produk atau garansi barang agar tidak terlewat.
• Easy to use: Sistem yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan, EQUIP memastikan kemudahan dalam pengelolaan stock.
• Estimasi persediaan barang: Pantau ketersediaan stock barang secara real-time kapan saja dan di mana saja dengan EQUIP.
• Laporal real-time: EQUIP memungkinkan bisnis untuk menghasilkan laporan valuasi inventaris secara detail dalam hitungan detik dari berbagai gudang dan lokasi
• Fleksibilitas UOM: Dapatkan informasi produk yang lebih akurat dan terperinci dengan fitur Unit of Measurement (UOM) dari EQUIP.

Kesimpulan

Stock opname adalah salah satu langkah penting dalam manajemen inventaris yang memastikan keakuratan data persediaan dan mendukung kelancaran operasional bisnis. Dengan mencocokkan stock fisik dengan catatan pembukuan, perusahaan dapat menghindari berbagai risiko kerugian.

Dengan sistem pencatatan yang akurat dan pengecekan berkala, bisnis dapat merencanakan pembelian dengan lebih efisien. Stock opname bukan sekadar proses administratif, tetapi juga strategi bisnis yang berdampak langsung pada profitabilitas dan daya saing perusahaan.

Software inventaris EQUIP hadir sebagai solusi modern untuk membantu bisnis melakukan stock opname secara lebih cepat dan efisien. Dapatkan visibilitas penuh terhadap stock Anda dan optimalkan pengelolaan inventaris dengan EQUIP. Jangan biarkan masalah stock menghambat pertumbuhan bisnis Anda, coba demo gratis dan nikmati kemudahan dalam manajemen inventaris!

FAQ tentang Stock Opname