Cara Buat Invoice Menggunakan Software Akuntansi

Ketika Anda melakukan suatu transaksi sering kali Anda membuang atau merobek bukti transaksi tersebut. Padahal bukti transaksi tersebut memiliki peran dan fungsi yang sangat penting bila terjadi kesalahan transaksi yang Anda lakukan. Bukti transaksi tersebut biasa disebut invoice atau faktur. Tidak jauh berbeda dengan bukti pembayaran tersebut, dalam suatu transaksi perusahaan juga biasanya terdapat bukti transaksi agar proses bisnis yang Anda lakukan lebih aman. Dengan aplikasi akuntansi dari EQUIP dapat membantu Anda untuk membuat laporan keuangan yang terjadi dalam bisnis Anda secara otomatis. Selain itu dengan aplikasi CRM terbaik juga dapat meningkatkan kualitas prospek bisnis Anda.

Biasanya seseorang membuat invoice dengan cara manual menuliskan atau memasukan data produknya satu persatu. Namun seiring berkembangnya zaman hal tersebut dapat Anda lakukan dengan mudah menggunakan aplikasi akuntansi terbaik dari EQUIP. Anda juga bisa menggunakan aplikasi retail terbaik yang EQUIP tawarkan, karena dengan bantuan software ini mampu meningkatkan produktivitas bisnis retail Anda sehingga mampu meningkatkan profit. Berikut ini adalah cara buat invoice yang bisa Anda lakukan secara manual tanpa bantuan software:

Cara Buat Invoice dengan Manual

Agar dapat memudahkan Anda dalam memahami bagaimana cara membuat invoice yang benar, berikut ini akan dijelaskan cara membuat invoice manual secara lengkap menggunakan excel yang dapat Anda praktikan di rumah.

Baca juga: Memahami Jenis Status Invoice dalam Bisnis 2024

Buat tabel produk dan pelanggan

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan membuat tabel produk dan pelanggan. Yang mana isi tabel ini berisi informasi mengenai produk yang perusahaan jual. Pada tabel produk formatnya sebagai berikut:

• Kolom pertama berisi informasi nomor urut produk
• Kolom berikutnya berisi informasi kode produk
• Selanjutnya berisi informasi nomor produk
• Dan yang terakhir berisi informasi setiap harga.

Lalu untuk membuat tabel daftar pelanggan juga harus memiliki informasi pelanggan yang terdiri dari:

• Kolom pertama adalah nomor urut pelanggan perusahaan.
• Kolom berikutnya adalah nomor kode pelanggan perusahaan.
• Selanjutnya adalah nama pelanggan perusahaan.
• Kolom keempat adalah informasi alamat pelanggan.
• Dan yang terakhir adalah informasi tentang nomor telepon pelanggan.

Baca juga: Apa Itu Purchase Invoice dan Pentingnya untuk Perusahaan?

Buat form invoice penagihan pembelian

Pada langkah ini terdapat beberapa tahapan dalam membuat form penagihan, berikut ini adalah beberapa tahapan yang dapat Anda lakukan untuk membuatnya:

1. Format dan komponen invoice penagihan pembelian

Umumnya, dalam suatu invoice penagihan terdapat berbagai informasi penting, yaitu:

• Identitas perusahaan penjual yang dilengkapi dengan alamat dan berbagai hal lainnya.
• Identitas perusahaan pembeli yang dilengkapi dengan alamat dan berbagai hal lainnya.
• Waktu pembelian, hari, tanggal dan tahun tersebut.
• Nomor invoice penagihan berdasarkan pada pada ketentuan perusahaan
• Waktu jatuh tempo pembayaran untuk pembeli.
• Rincian produk yang dibeli oleh pihak pembeli.

2. Membuat rumus excel pada form

Jika tahapan sebelumnya fokus pada format invoice, pada tahap ini akan fokus pada membuat rumusnya. Rumus ini nantinya akan berguna untuk memudahkan Anda dalam proses perhitungan dengan cara membuat invoice manual yang mana akan memudahkan Anda dalam memasukan data dan meminimalisir kesalahan data. Oleh karena itu, rumus-rumus ini biasa digunakan untuk membuat tanggal, daftar pelanggan produk, alamat pembeli, daftar kode produk, kolom nama produk, kolom harga produk, kolom amount, menghitung total pembelian, dan membuat rumus terbilang.

Baca juga: Invoice Approval: Definisi, Proses, dan Sistem Digital

Data-data validation

Tahapan ini berfungsi untuk mengambil data pelanggan dari tabel pelanggan. Caranya dalam validation criteria, Anda dapat mengklik tulisan allow dan pilih list. Setelah itu Anda bisa memilih daftar pelanggan Anda yang berada dalam kotak souce. Setelah itu semua data pelanggan dapat terisi secara otomatis dalam excel Anda.

Tinggalkan Cara Lama Buat Invoice dan Mulai Otomatiskan Pembuatannya dengan Software Akuntansi

Setelah mempelajari dan mengetahui cara buat invoice secara manual, bisa dikatakan bahwa aktivitas tersebut memerlukan banyak waktu yang Anda perlukan karena harus memasukan data satu persatu walaupun sudah dibantu dengan aplikasi excel. Maka dari itu karena perkembangan teknologi yang semakin canggih, saat ini Anda bisa menggunakan software invoice yang mana dapat mengotomatiskan bisnis Anda untuk membuat invoice. Dengan aplikasi ini Anda tidak perlu untuk memasukan semua data satu persatu karena sudah diatur oleh sistem dan dapat diintegrasikan dengan baik oleh sistem. Sehingga Anda tidak perlu memakan waktu yang sangat banyak hanya untuk membuat invoice pelanggan Anda.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Buku Besar dan Contohnya

Kelebihan Membuat Invoice dengan Software Akuntansi

Kelebihan lainnya jika Anda menggunakan aplikasi invoice secara online adalah dapat menghemat biaya dan data yang tersimpan lebih aman karena dapat tersimpan dengan baik dalam cloud dan Anda dapat menggunakannya kapanpun dan dimanapun. Selain itu pula Anda dapat dimudahkan mulai dari menyiapkan pembayaran secara rutin, pengingat pembayaran, dan kemudahan lainnya yang dapat Anda rasakan jika menggunakan aplikasi berbasis cloud ERP. Anda bisa mencoba demo gratis disini!

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan mengenai cara buat invoice diatas, dapat diartikan bahwa invoice memiliki peran yang sangat penting sebagai bukti pembayaran dan transaksi yang Anda lakukan. Karena dengan adanya invoice jika terjadi kesalahan saat bertransaksi Anda memiliki bukti tersebut yang sangat terpercaya. Cara buat invoice secara manual masih sering digunakan oleh beberapa pelaku bisnis, namun hal tersebut memerlukan waktu yang banyak dan jika Anda menginginkan efisiensi dalam membuat laporan invoice, Anda dapat menggunakan software accounting dari EQUIP yang mampu mengefisiensikan segara bentuk aktivitas transaksi dan keuangan bisnis Anda menjadi lebih baik dan mudah.