Pada sebuah bisnis dalam skala kecil maupun besar, bisnis offline maupun online pasti sering mendengar kata bukti transaksi. Biasanya kita juga sering menyebut dengan kwitansi atau invoice pembayaran. Bukti transaksi adalah dokumen tertulis untuk mengesahkan yang mencatat suatu transaksi di sebuah perusahaan. Anda dapat menggunakan bantuan software akuntansi yang sudah terotomasi untuk perekaman bukti transaksi dengan mudah.
Invoice pembayaran merupakan elemen yang penting dalam pencatatan keuangan sebuah perusahaan. Termasuk pada kas pemasukan dan pengeluaran, setiap transaksi yang terjadi harus dicatat dengan benar untuk memastikan kondisi keuangan perusahaan Anda sehat atau baik. Maka, transaksi harus Anda catat dan rekam dengan teliti untuk menghindari terjadi kesalahan pada kedepannya. Anda membutuhkan aplikasi akuntansi terpercaya dalam melakukan pencatatan tersebut. Lalu, mengapa bukti transaksi itu penting? Simak penjelasannya pada artikel ini!
Peran Penting Bukti Transaksi
Sebelum membahas pada peran penting transaksi, pengertian bukti transaksi adalah bukti tertulis yang mencatat, merekam, dan merekap seluruh kegiatan transaksi yang sudah terjadi pada suatu perusahaan. Bukti ini memiliki peran penting untuk mencegah munculnya permasalahan keuangan dan sebagai alat untuk mengukur kondisi keuangan perusahaan. Jika bukti tidak diberikan dalam perusahaan atau tidak valid, maka dapat menyebabkan masalah pada masa yang akan datang.Â
Invoice pembayaran berisi mengenai transaksi yang sudah terjadi pada suatu perusahaan, baik dari pihak internal antar departemen maupun pihak eksternal dengan vendor. Dalam invoice tersebut tercatat nama atau jenis transaksi, tanggal, dan pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut. Sebagai konsumen, Anda harus menyimpan invoice pembayaran jika sewaktu-waktu ada permasalahan dengan penjual atau ingin melakukan klaim.
Jenis Invoice Pembayaran
Setelah membahas mengenai peran pentingnya, bukti transaksi memiliki jenisnya sendiri. Secara umum, jenis transaksi terbagi menjadi dua jenis, yaitu bukti internal dan bukti eksternal. Bukti transaksi internal adalah bukti yang berasal dari dalam atau internal perusahaan. Transaksi yang terjadi biasanya hanya keperluan antar divisi perusahaan dan yang mempengaruhi posisi keuangan untuk keperluan internal. Contohnya memo dari perusahaan pimpinan perusahaan kepada divisi keuangan, atau adanya pembelian perlengkapan kantor dari berbagai divisi.
Sedangkan jenis eksternal adalah perekaman transaksi yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak dari luar perusahaan. Adapun transaksi yang terjadi pada mitra maupun dengan utang piutang dari pihak bank, dan sebagainya. Misalnya kwitansi, faktur, cek, nota kredit dan debit, dan lain-lain.
Bukti Transaksi dalam Bentuk Elektronik
Setiap transaksi yang terjadi harus dilakukan melalui PPMSE yang sudah menyediakan dan menyimpannya sesuai ketentuan hukum. Menurut Pasal 5 ayat (1) UU ITE dari bukti transaksi adalah informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya. Bukti tersebut harus dibubuhi dengan tanda tangan elektronik menggunakan sertifikat elektronik. Maka, hasil tersebut dapat Anda jadikan menjadi sebuah bukti elektronik.
Perlu Anda ketahui bahwa invoice pembayaran berfungsi sebagai suatu pemenuhan syarat jika berdasarkan peraturan yang berlaku atas suatu transaksi harus dibuatkan perjanjian tertulis di atas kertas. Dengan persyaratan yang telah tertera pada Pasal 30 ayat 1 dan 2, bahwa dapat menjamin keutuhan, integritasnya, dan dapat Anda tampilkan kembali. Dalam peraturan perundang-undangan juga telah mensyaratkan bahwa perjanjian sehubungan dengan transaksi harus tercantum secara tertulis dan dibubuhi tanda tangan basah. Maka invoice pembayaran dapat Anda gunakan sebagai pemenuhan syarat tersebut. Perlu menjadi catatan jika invoice pembayaran dapat mengidentifikasikan para pihak (subjek hukum) beserta niatan untuk memberikan persetujuan atas perjanjian, hal ini salah satunya melalui tanda tangan elektronik yang tersertifikasi.
Baca juga: Kenali Bukti Transaksi yang Penting Bagi Keuangan Bisnis Anda
Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Efisien
Pengelolaan dan penyimpanan invoice pembayaran harus Anda lakukan sejak awal perusahaan berdiri dan beroperasi. Semakin lama Anda memulainya, maka akan semakin menumpuk dokumen yang harus Anda rapikan dan memakan waktu kerja Anda. Terdapat beberapa tips dalam menyimpan invoice pembayaran yang efisien:
- Pastikan bukti pembayaran tersimpan dengan jelas dan mudah terbaca.
- Sebaiknya Anda gandakan dokumen tersebut dengan fotokopi dan mencetak di atas kertas thermal agar tinta tidak memudar dalam waktu lama
- Kelompokkan dan sortir menjadi satu jenis bukti dokumen yang sejenis untuk mempermudah pencarian
- Simpan dokumen-dokumen tersebut dalam bentuk digital untuk menjaga kualitas agar tetap terjaga. Bentuk digital juga akan lebih aman dan tahan dalam waktu yang lama.
Kelola Bukti Transaksi Pengeluaran dengan EQUIP
Ketika mengelola transaksi keuangan pengeluaran perusahaan memang bisa melelahkan dan memakan waktu. Jika proses ini Anda lakukan secara manual, jangan mengeluh kalau proses pembukuan arus kas pun akan jadi lama selesai. Kini sudah tersedia software akuntansi dari EQUIP untuk mempermudah proses perekaman laporan keuangan perusahaan Anda dengan mudah. Terdapat beberapa fitur yang bisa membantu Anda selama proses pencatatan laporan hingga penyimpanan laporan dengan aman. Berikut beberapa fitur yang dapat Anda nikmati:
- E-faktur integration, bisa melakukan pembayaran pajak untuk setiap pembelian karena sudah terintegrasi dengan e-faktur
- Otomatisasi pembuatan laporan yang lengkap, mulai dari transaksi, laba rugi, pengeluaran, dan sebagainya dalam hitungan menit.
- Riwayat transaksi dalam Anda lihat untuk mempermudah proses penyimpanan dan pengecekan data setiap saat.
- Manajemen petty cash yang mengatur pengeluaran perusahaan dengan tepat dan cepat.
- Kemudahan pembayaran dari pelanggan maupun pembayaran ke vendor dalam satu platform yang sudah terintegrasi.
Baca juga: Mengenal QRIS yang Memudahkan Segala Transaksi Pelanggan
Kesimpulan
Setelah Anda mengetahui pengertian dan maksud dari bukti transaksi serta pengertian pentingnya, maka Anda harus memulai untuk mencatat seluruh transaksi dalam bisnis secara tersusun dan detail. Sebagian besar membutuhkan tenaga akuntan untuk membantu merekam invoice pembayaran dan menyimpan seluruh transaksi yang sudah terjadi. Melakukan pencatatan harus Anda lakukan dengan benar dan tepat agar tidak menimbulkan kesalahan untuk kedepannya. Anda dapat menggunakan aplikasi akuntansi yang sudah terintegrasi untuk memaksimalkan pengerjaannya dengan baik. Dengan berbasis online, Anda dapat menggunakan dimana dan kapan saja yang terhubung dengan jaringan internet. Software akuntansi dari EQUIP juga menyediakan fitur demo gratis bagi perusahaan. Daftarkan perusahaan Anda segera!
