Bagaimana Proses Procurement dan Purchasing dalam Bisnis Manufaktur?

Bagaimana proses Procurement dan Purchasing dalam bisnis manufaktur yang kamu pahami? Seperti yang kita ketahui pada umumnya bahwa procurement dan purchasing sangat di perlukan dalam perusahaan manufaktur. Dalam arti bahwa procurement adalah segala proses kegiatan pengadaan barang dan jasa dari awal kegiatan. Contohnya saja membuat list seperti pemesanan maupun dapat pembuatan PO sampai melakukan penerimaan barang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan purchasing artinya pembelian barang dan jasa. Dan purchaser adalah seseorang yang melakukan pembelian barang, melakukan negosiasi, membuat PO hingga pembayaran yang di lakukan dalam sebuah perusahaan.

Komponen Penting Yang Dibutuhkan Dalam Procurement dan Purchasing

Dalam bisnis manufaktur tentu saja memiliki beberapa komponen penting yang perlu kamu ketahui yaitu:

Vendor: orang-orang yang terlibat dalam proses pengadaan. Jumlahnya berbeda-beda tergantung dari perusahaan dan skala barang atau jasa yang sesuai dengan keinginan.

Procedur: proses perencanaan yang di lakukan secara baik dari awal bisnis sampai akhir yang di tentukan. Agar pengadaan dalam perusahaan dapat berjalan dengan efisien dan konsisten.

Documentasi: sebuah pengelolaan dalam melakukan pengadaan yang biasanya  berbentuk digital maupun berbentuk kertas. Ini bertujuan supaya semua data dapat tersimpan dengan baik dan para pihak bisa mengaksesnya.

Melihat betapa banyaknya pertimbangan dan proses yang harus perusahaan lakukan, maka purchasing management menjadi hal yang sangat penting. Purchasing management  merupakan salah satu rantai kegiatan manajemen dalam bisnis manufaktur. Purchasing management memiliki tugas sebagai menyediakan input perusahaan, berupa barang, maupun jasa yang di perlukan dalam proses aktivitas produksi maupun aktivitas lainnya yang di lakukan dalam sebuah perusahaan.

Buat kamu yang sedang menjalankan bisnis manufaktur barang yang harus dibeli oleh bagian purchasing management dapat di bagi menjadi 3 hal umum yaitu, bahan baku, komponen produksi dan capital equipment.

Selanjutnya dengan melakukan pembelian bahan baku dan perlengkapan produksi perusahaan, bagian purchasing management ini juga biasanya bertugas dalam menyediakan jasa untuk transportasi, proses pergudangan, maupun konsultasi. Dengan kata lain, bahwa Purchasing management ini memiliki peran tinggi dalam menciptakan keunggulan dalam biaya, kualitas, dan serta waktu yang banyak.

Baca juga: 5 Manfaat Aplikasi Purchase Order yang Wajib Anda Ketahui

Tahapan Procurement

Dalam melakukan procurement atau pembelian, kita tentu harus memperhatikan beberapa cara dan tahapan penting agar proses procurement berjalan baik. Oleh karena itu, berikut ini beberapa tahapan penting pada proses procurement.

Merencanakan Kebutuhan

Tahap procurement pertama tentu saja kamu sebagai perusahaan harus menentukan barang atau jasa yang kamu perlukan. Yang dilakukan adalah dengan mengumpulkan berbagai data dari divisi-divisi yang ada di perusahaan. Dengan begitu, kamu akan tahu apa kekurangan atau kebutuhan yang bisa terpenuhi melalui pengadaan.

Jika hal tersebut sudah kamu rencanakan, kamu bisa membuat suatu dokumen persetujuan yang akan terarahkan ke manajemen perusahaan. Ketika pihak manajemen telah menyetujuinya, maka kamu bisa langsung membuat draft acuan teknis untuk calon vendor dalam bagian perusahaan yang kamu jalankan.

Memilih Vendor

Mencari vendor adalah bagian tahap yang sangatlah penting dan itu merupakan bagian inti dari pengadaan barang, oleh sebab itu Kamu harus berhati-hati ketika kamu memilih vendor supaya vendor yang kamu pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan kamu.

Melakukan Purchasing

Bila kamu sudah memilih vendor dan melaksanakan negosiasi kontrak, maka tahapan selanjutnya adalah menyusun dokumen pembelian (purchase order). Lalu, melakukan pemesanan kepada vendor tersebut. Semua aktivitas tersebut bisa dilakukan menggunakan aplikasi purchasing. 

Dokumen ini harus kamu berikan ke vendor karena sebagai bukti pemesanan barang atau jasa yang perusahaan butuhkan. Biasanya terdapat daftar barang atau jasa yang telah kamu pesan sebelumnya, dan ada berapa jumlah serta harga yang sesuai dengan kesepakatan bersama.

Melaksanakan Pengawasan

Tahapan pengadaan selanjutnya adalah melaksanakan pengawasan. Tahap ini terjadi setelah kamu mengirimkan purchase order dan menerima antara delivery order (untuk pemesanan barang) atau work order (pemesanan jasa).

Setelah kamu menerima salah satu dokumen tersebut, kamu harus melakukan pengecekan sejauh mana vendor memproses pesanan. Tujuan yang paling utama agar proses procurement bisa sesuai dengan jadwal yang telah di tentukan dan mampu menangani beberapa resiko maupun beberapa kerugian yang akan terjadi kedepannya.

Pemeriksaan dan Penerimaan

Selanjutnya, kamu harus melakukan pemeriksaan barang atau jasa pengadaan apakah sesuai dengan perjanjian atau tidak. Mulai dari beberapa jumlah barang, harga yang di tetapkan serta hal-hal yang berkaitan dengan nama barang yang di pesan, kode barang, dan yang lainnya.

Bila barang atau jasa sudah kamu periksa dengan mendalam dan semuanya sesuai, maka kamu bisa langsung menerimanya. Namun, bila terjadi ketidakcocokan atau ada yang kurang, kamu bisa mengajukan return ke vendor.

Melakukan Pembayaran ke Vendor

Terakhir, kamu harus membayar ke vendor bila barang atau jasa yang sudah tersepakati  sesuai dengan kebutuhan. Biasanya vendor akan memberikan faktur atau invoice kepada kamu berisi detail pembayaran, seperti total harga, metode pembayaran, dan semacamnya.

Baca juga: 15 Aplikasi Program Software Invoice Terbaik di Indonesia 2024

Proses Pembelian dalam Purchasing Management dan procurement

Bidang purchasing management akan melakukan proses pembelian dengan melewati tahapan sebagai berikut:

• Purchasing management akan bertugas untuk permintaan pembelian barang dari bagian yang membutuhkan pengadaan barang 
• Pihak bagian purchasing akan selalu memantau material requisition atau purchase requisition yang akan diterima. 
• Memantau permintaan dengan cara mengirimkan beberapa PO (purchase order) ke supplier yang telah menyetujui.
• Saat supplier telah menyetujui PO, maka bagian purchasing harus tetap bertugas untuk memantau perkembangan pengiriman barang agar tidak terlambat dari waktu yang telah di tentukan sebelumnya.
• Ketika barang pesanan sudah datang, maka bagian gudanglah yang harus memeriksa apakah barang yang di kirim benar atau tidaknya, termasuk jumlah dan serta kualitasnya terjamin aman. Selain itu beberapa perusahaan juga harus memiliki bagian khusus dalam melakukan pengecekan kualitas.
• Bagian akuntansi adalah bagian yang akan mengambil peran untuk proses pembayarannya dalam suatu perusahaan. 

Baca juga: Software Inventaris Barang untuk Kemudahan Bisnis Anda

Kesimpulan

Procurement adalah semua proses kegiatan pengadaan barang yang paling penting dalam sebuah bisnis. Dan memastikan kesediaan barang dalam jumlah yang sesuai pada waktu yang tepat. Selain itu perusahaan harus memilih dan mencari supplier mana yang cocok untuk perusahaan/bisnis yang akan berlangsung baik itu dari segi kualitas maupun segi keuntungan. Oleh karena itu, untuk memudahkan pengelolaan procurement, Anda dapat menggunakan software pembelian yang dapat mengotomatiskan proses procurement. Coba demo gratis sekarang!