Sistem pembelian (purchasing system) adalah salah satu aspek penting dalam keberlangsungan bisnis. Melalui sistem yang baik, sebuah perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memperoleh bahan baku atau barang dengan efisien dan efektif. Sistem ini juga dapat membantu mengontrol biaya dan meningkatkan keuntungan bisnis.
Dengan menggunakan purchasing system yang baik, perusahaan dapat menghindari transaksi yang tidak perlu. Sistem transaksi tersebut seringkali ditemukan dalam sebuah software yang mampu mengotomatiskan transaksi, seperti software procurement. Simak penjelasan lengkap mengenai berikut!
Pengertian Sistem Pembelian
Sistem pembelian adalah suatu proses kegiatan yang digunakan oleh perusahaan untuk memperoleh barang yang dibutuhkan dalam operasional bisnis. Sistem ini meliputi berbagai tahap, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi harga dan persyaratan, hingga pengiriman barang. Efektivitas dan efisiensi dari sistem ini dapat membantu perusahaan dalam meminimalkan biaya dan memaksimalkan keuntungan
Dalam mengimplementasikan sistem ini, perusahaan dapat menggunakan berbagai strategi. Mulai dari melakukan pembelian langsung dari produsen atau distributor, menggunakan jasa perantara atau pihak ketiga, atau menggunakan teknologi seperti platform e-commerce. Secara keseluruhan, purchasing system yang baik dapat membantu perusahaan untuk menjaga keberlangsungan bisnis.
Baca juga: Procurement: Pengertian, Proses, Jenis, dan Perbedaannya dengan Purchasing
Keuntungan Penggunaan Sistem Pembelian bagi Bisnis
Sistem pembelian yang efisien tidak hanya bermanfaat bagi pelanggan. Bagi bisnis, memiliki sebuah sistem transaksi yang terorganisir akan memberikan manfaat jangka panjang. Berikut adalah keuntungannya bagi bisnis:
Meningkatkan efisiensi operasional
Sistem pembelian dapat membantu perusahaan memperoleh informasi yang lebih baik mengenai persediaan dan pengelolaannya. Hal ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi persediaan sehingga dapat mengurangi risiko kekurangan persediaan atau kelebihan persediaan yang tidak perlu. Pentingnya efisiensi tersebut karena operasional perusahaan membutuhkan pengelolaan yang kompleks.
Selain itu, dengan menggunakan aplikasi laporan pembelian yang terintegrasi, perusahaan dapat otomatisasi proses transaksi, termasuk proses pengajuan permintaan, pemesanan, pengiriman, dan pembayaran. Proses yang otomatis ini dapat menghemat waktu dan biaya, serta meminimalkan kesalahan manusia dalam proses pembelian. Pada akhirnya hal tersebut akan membawa pada efisiensi operasional bagi perusahaan.
Mengurangi pengeluaran perusahaan
Dengan sistem pembelian yang terencana dan terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa hanya barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan. Dengan sistem yang baik, semua hal yang menyangkut pengeluaran dapat terkelola dengan baik. Hal ini dapat mencegah pembelian barang yang tidak diperlukan sehingga mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.
Selain itu, dengan sistem yang efektif, perusahaan dapat melakukan negosiasi harga yang lebih baik dengan pemasok. Dalam melakukan negosiasi, perusahaan dapat mengajukan permintaan penawaran dari beberapa pemasok untuk membandingkan harga dan kualitas barang atau jasa. Dalam jangka panjang, memungkinkan perusahaan untuk memperoleh harga yang lebih kompetitif.
Meningkatkan kualitas produk dan jasa
Dalam sistem pembelian yang terintegrasi, perusahaan dapat melakukan pemantauan kinerja pemasok secara teratur. Dengan pemantauan kinerja pemasok, perusahaan dapat mengetahui apakah pemasok telah memenuhi kualitas. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengambil tindakan korektif dengan pemasok jika terdapat masalah dalam kualitas barang.
Selain itu, perusahaan dapat berkolaborasi dengan pemasok untuk meningkatkan inovasi dalam produk dan jasa. Perusahaan dapat meminta saran atau masukan dari pemasok tentang cara meningkatkan kualitas produk dan jasa. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk memperbaiki kualitas produk dan jasa secara keseluruhan dan meningkatkan daya saing bisnis.
Memudahkan perusahaan untuk mengukur kinerja dan efektivitas proses pembelian
Sistem pembelian yang baik memudahkan perusahaan untuk mengukur kinerja dan efektivitas proses pembelian dengan menerapkan metrik kinerja. Metrik kinerja ini dapat memberikan informasi yang sangat berguna bagi perusahaan untuk mengevaluasi proses pembelian. Dalam penerapannya, perusahaan dapat memantau waktu pemesanan, waktu pengiriman, biaya pengiriman, atau kualitas produk atau jasa.
Dengan memantau metrik kinerja ini, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja pemasok dan melakukan perbaikan pada proses pembelian. Selain itu, sistem pembelian yang baik juga dapat memudahkan perusahaan untuk melakukan analisis biaya-manfaat dalam proses pembelian. Oleh karena itu, perusahaan dapat memperkirakan pengeluaran dan keuntungan yang mungkin terjadi.
Kesimpulan
Sistem pembelian yang baik dan efektif merupakan hal yang penting bagi bisnis. Sistem yang baik dapat memudahkan perusahaan untuk mengukur kinerja dan efektivitas proses transaksi. Dengan software purchasing, sistem dapat terkelola dengan baik. Oleh karena itu, penggunaan sistem pembelian dengan bantuan software menjadi sangat penting bagi perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih efektif.
Salah satunya adalah dengan software pembelian EQUIP. Software ini sudah digunakan oleh lebih dari ratusan perusahaan di Indonesia sehingga kualitasnya sudah sangat baik. Jadwalkan demo gratis bersama kami segera!
