Istilah administrasi dalam dunia perkantoran memang sudah tidak asing lagi. Kegiatan administrasi sendiri sangat lekat dengan aktivitas catat mencatat atau membuat laporan. Lantas, apa itu pengertian administrasi?
Pengertian Administrasi
Pengertian administrasi pada umumnya adalah semua aktivitas yang melibatkan proses pengaturan sampai pengurusan berbagai hal, dilakukan agar dapat mencapai tujuan organisasi. Dengan kata lain, kegiatan administrasi ini tidak hanya melibatkan satu orang, melainkan memerlukan kerja sama dari dua orang maupun lebih.
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Berikut ini ada beberapa pengertian administrasi berdasarkan pendapat para ahli, antara lain :
1. Menurut Prajudi Atmosudirjo
Administrasi adalah penggerak dan pengendalian sebuah organisasi hingga sedemikian rupa, agar organisasi tersebut dapat bergerak mencapai hal-hal yang sudah administrator tetapkan.
2. Menurut Drs. Sutarto dan Drs. The Liang Gie
Pengertian administrasi menurut Drs. Sutarto dan Drs. The Liang Gie adalah serangkaian aktivitas penatatan pada pekerjaan yang telah sekelompok orang lakukan untuk mencapai tujuan.
3. Menurut Sondang P. Siagian
Pengertian dari administrasi adalah keseluruhan dari sistem kerja sama yang telah dilakukan oleh beberapa orang berdasarkan pada rasionalitas tertentu demi mencapai tujuan.
Tujuan Administrasi
Kegiatan administrasi pada dasarnya sangat membantu organisasi atau perusahaan untuk merencanakan sekaligus mengembangkan aktivitas perusahaan dalam rangka mencapai tujuan yang telah perusahaan tentukan. Berikut beberapa tujuan administrasi, antara lain :
1. Melakukan Evaluasi Terhadap Aktivitas Perusahaan
Tujuan administrasi pertama yaitu melakukan evaluasi terhadap aktivitas perusahaan atau organisasi. Jika sudah menyusun rencana program usaha, maka sistem administrasi menjadi lebih mempermudah perusahaan atau organisasi melakukan evaluasi.
Sementara itu, bentuk dari evaluasi kegiatan perusahaan umumnya berdasarkan pada hasil data dan informasi yang sudah ditemukan. Evaluasi ini tentu saja membuat perusahaan atau organisasi menjadi semakin paham atas berbagai kendala dan potensi selama menjalankan program.
2. Menyusun Sebuah Program Usaha
Administrasi juga bertujuan untuk menyusun sebuah program usaha dari perusahaan. Setiap perusahaan tentu saja memerlukan data atau informasi untuk menjadi acuan penyusunan program ini.
Untuk memperoleh data atau informasi inilah biasanya lewat aktivitas administrasi. Selain itu, kegiatan administrasi telah terbukti lebih mudah memperoleh berbagai macam data atau informasi sesuai kebutuhan. Inilah alasan kenapa administrasi wajib diterapkan dengan sistematis.
3. Monitoring Kegiatan Administrasi
Tujuan selanjutnya adalah melakukan monitoring kegiatan administrasi, mengingat pelaksanaan administrasi itu sendiri harus teratur dan sistematis. Jika bisa membuat kegiatan administrasi dengan baik, tentu saja memudahkan organisasi atau perusahaan tersebut untuk mengatur segala hal terkait kegiatan operasional.
4. Memastikan Keamanan Aktivitas Usaha
Kegiatan administrasi juga bertujuan untuk memastikan keamanan aktivitas usaha. Pada sistem administrasi ini, faktor terpenting yang perusahaan butuhkan adalah keamanan.
Maka dari itu, sudah menjadi keharusan bagi perusahaan untuk melakukan sistem administrasi yang optimal agar proses pemantauan terhadap seluruh aktivitas bisa berjalan dengan maksimal. Selain itu, administrasi bisa membuat semua transaksi dan aktivitas dapat tercatat dengan jelas dan lebih rinci.
Jenis-jenis Administrasi
Di bawah ini ada beberapa jenis administrasi yang perlu anda ketahui, antara lain :
1. Administrasi Kependudukan
Administrasi Kependudukan merupakan rangkaian aktivitas penertiban dan penataan untuk menerbitkan data atau dokumen kependudukan lewat registrasi penduduk, pengelolaan informasi terkait administrasi kependudukan, pencatatan sipil dan pendayagunaan terhadap hasilnya itu sendiri.
2. Administrasi Pendidikan
Pengertian administrasi jenis ini adalah proses kerja sama demi ketercapaian tujuan pendidikan melalui hubungan yang terjadi antar setiap komponen pendidikan. Oleh karenanya, bisa memperbaiki sistem dalam pendidikan melalui perangkat tertentu yang menunjang aktivitas pembelajaran.
3. Administrasi Lingkungan Hidup
Jenis administrasi lingkungan hidup ini mengacu terhadap proses aktivitas yang masyarakat dan pemerintah lakukan dengan tujuan tanpa mengabaikan kualitas lingkungan dan manusia.
4. Administrasi Keuangan
Maksud dari administrasi keuangan yaitu sebagai upaya pengelolaan yang mencakup seluruh aktivitas yang berkaitan dengan seluruh sistem keuangan guna mencapai tujuan bagi setiap organisasi maupun perusahaan.
5. Administrasi Negara
Pengertian administrasi ini adalah sebuah kegiatan yang masyarakat dan pemerintah lakukan dengan tujuan untuk berwawasan lingkungan tanpa mengabaikan kualitas lingkungan dan manusia, dalam hal penguasaan IPTEK.
6. Administrasi Pembangunan
Jenis lainnya adalah administrasi pembangunan, yakni sebagai proses pengendalian administrasi yang pemerintah atau negara lakukan dengan tujuan untuk dapat merealisasikan pertumbuhan ke arah yang lebih baik. Selain itu juga untuk kemajuan di berbagai bidang kehidupan.
7. Administrasi Niaga
Jenis administrasi niaga, biasa disebut sebagai administrasi bisnis yaitu sebuah proses pengelolaan organisasi nirlaba untuk mempertahankan kestabilan dalam organisasi.
8. Administrasi Publik
Administrasi publik merupakan ilmu yang di dalamnya mempelajari bagaimana pengelolaan sebuah organisasi publik.
Ciri-ciri Administrasi
Untuk lebih memahami kegiatan administrasi, berikut ada beberapa ciri-ciri administrasi, antara lain :
1. Membentuk Kerja Sama
Kegiatan administrasi harus dilakukan melalui kerja sama untuk mewujudkan tujuan bersama. Maka dari itu, kerja sama adalah ciri wajib supaya sistem administrasi bisa berjalan secara optimal.
2. Terdiri dari Sekelompok Orang
Pelaksanaan administrasi tentu saja tidak dapat berjalan hanya oleh satu orang. Kegiatan administrasi membutuhkan sekelompok orang agar bisa bekerja sama. Oleh sebab itu, administrasi memiliki ciri-ciri terdiri atas sekelompok orang tertentu yang mempunyai tujuan sama.
3. Proses Aktivitas Usaha
Sistem administrasi juga harus mempuyai proses aktivitas usaha tertentu. Ini adalah ciri terpenting dalam administrasi. Selain itu, proses tersebut dapat kita pahami sebagai sebuah rangkaian aktivitas usaha guna membentuk kerja sama demi tercapainya tujuan bersama.
4. Mempunyai Tujuan yang Perlu Dicapai
Ciri-ciri administrasi selanjutnya adalah memiliki tujuan tertentu yang harus dicapai. Maka dari itu, kita membutuhkan administrasi untuk menciptakan kerja sama antara sekelompok orang serta berusaha demi mencapai tujuan bersama.
5. Kegiatan Monitoring dan Kepemimpinan
Kegiatan administrasi juga mempunyai karakteristik atau ciri, antara lain mencakup kegiatan monitoring, bimbingan dan juga kepemimpinan. Semuanya harus dilaksanakan untuk bisa mencapai tujuan bersama.
Baca juga: Aplikasi Akuntansi Terbaik, Software Populer di Indonesia
Fungsi Administrasi
Di bawah ini, ada beberapa fungsi administrasi meliputi :
1. Perencanaan
Fungsi lainnya yaitu perencanaan. Ini adalah sebuah aktivitas yang membutuhkan kegiatan administrasi. Proses kegiatan administrasi ini mencakup pengumpulan data, pengolahan, penyusunan rencana dan sebagainya.
2. Penyusunan
Fungsi administrasi yaitu untuk penyusunan. Kegiatan administrasi penting bagi sebuah organisasi atau perusahaan supaya bisa melakukan penyusunan guna mencapai tujuan tertentu. Penyusunan ini seperti upaya untuk membangun setiap hubungan dan komunikasi antar karyawan atau anggota agar lebih mudah dipahami.
3. Koordinasi
Administrasi juga berfungsi untuk mengoordinasi. Untuk mencapai tujuan tertentu, maka sebuah perusahaan harus mengatur setiap bagiannya. Maka dari itu, pelaksanaan koordinasi ini bertujuan agar operasional perusahaan dapat berjalan baik.
4. Laporan
Fungsi lainnya dari administrasi adalah laporan reporting. Maksud dari laporan ini adalah kegiatan adminnistrasi yang di dalamnya berkaitan dengan penyampaian progress atau pergerakan serta hasil program atau kegiatan yang telah perusahaan lakukan.
5. Pembuatan Anggaran
Pembuatan anggaran juga termasuk fungsi dari administrasi. Ini adalah salah bagian terpenting bagi perusahaan. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kinerja. Adanya anggaran juga dapat perusahaan manfaatkan untuk mencapai tujuan.
Kesimpulan
Berdasarkan pengertian administrasi, tujuan, ciri-ciri, dan fungsi di atas dapat kita simpulkan bahwa administrasi adalah proses yang sangat penting bagi perusahaan. Agar tugas administrasi perusahaan dapat berjalan dengan baik, maka anda membutuhkan aplikasi bisnis. Segera daftarkan demo gratis dari EQUIP disini!
