Aplikasi purchase order memegang peranan yang penting bagi perusahaan. Coba Anda bayangkan, bagaimana rumitnya mengurus berbagai pendataan mengenai inventaris, penjualan, sistem pembelian, dan sebagainya apabila masih perusahaan masih melakukannya dengan kertas. Proses pendataan inventaris dan pengadaan barang ini merupakan hal yang sangat krusial bagi perusahaan. Tentu saja aplikasi berbasis web ini akan memberikan banyak kemudahan dalam aktivitas bisnis, khususnya procurement.
Lantas, mengapa aplikasi purchase order ini krusial bagi perusahaan? Tentu saja banyak perusahaan yang berpikir bahwa menggunakan purchase order akan membuat alur transaksi perusahaan melambat. Namun, bagaimana efeknya dalam jangka panjang? Apakah perusahaan mampu mengatasi berbagai aktivitas bisnis?
Aplikasi purchase order berbasis cloud ini mengusung konsep untuk memudahkan perusahaan dalam mengakses server dari perangkat yang terhubung ke komputer di perusahaan Anda. Dengan begitu, proses dalam pelacakan arus kas di perusahaan pun berjalan dengan efektif. Anda tidak perlu membayar supplier secara manual yang rentan terhadap kesalahan dan malah membuat perusahaan mengalami kerugian.
Ada banyak kasus ketika perusahaan mengalami kerugian akibat pengadaan barang yang tidak berjalan secara efektif. Dengan e-procurement masalah tersebut dapat teratasi dengan baik. Anda bisa mengatur jadwal pembayaran kepada supplier sehingga Anda tidak akan melewati tanggal jatuh tempo pada hutang yang belum terbayar. Aplikasi ini juga akan membuat pembaruan terhadap faktur dan tiap pembelian secara otomatis yang meminimalisir terjadinya kesalahan.
Apa itu Aplikasi Purchase Order?
Aplikasi Purchase Order adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengotomatisasi proses pembuatan serta pengelolaan pesanan pembelian (purchase order atau PO).
Dalam konteks bisnis, purchase order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok, yang merinci produk atau layanan yang akan dibeli, termasuk jenis, jumlah, dan harga yang disepakati.
Fitur Aplikasi Purchase Order
Aplikasi Purchase Order (PO) menawarkan berbagai fitur yang dirancang untuk mempermudah dan mengoptimalkan proses pembelian dalam bisnis. Berikut adalah beberapa fitur utama yang biasanya terdapat dalam aplikasi Purchase Order:
1. Pembuatan Pesanan Otomatis
Aplikasi PO memungkinkan pengguna untuk membuat pesanan pembelian secara otomatis berdasarkan kebutuhan stok atau permintaan internal. Fitur ini memastikan bahwa pesanan dibuat tepat waktu, mengurangi risiko kehabisan stok.
2. Manajemen Vendor
Aplikasi ini sering dilengkapi dengan fitur manajemen vendor yang memungkinkan bisnis untuk menyimpan dan mengelola informasi vendor, riwayat transaksi, dan perjanjian pembelian dengan lebih mudah.
3. Pelacakan Pesanan
Pengguna dapat melacak status pesanan pembelian dari awal hingga akhir. Ini mencakup tahap persetujuan, pengiriman, dan penerimaan barang, yang membantu memastikan bahwa semua pesanan diproses dengan lancar dan tepat waktu.
4. Persetujuan Berjenjang
Beberapa aplikasi PO menawarkan fitur persetujuan berjenjang, di mana pesanan pembelian harus disetujui oleh satu atau lebih pihak sebelum diproses. Fitur ini meningkatkan kontrol dan memastikan bahwa semua pembelian sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.
5. Integrasi dengan Sistem Lain
Aplikasi Purchase Order sering kali dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti ERP, sistem akuntansi, atau manajemen inventaris. Integrasi ini memastikan data konsisten di seluruh platform dan memfasilitasi aliran informasi yang lebih baik.
6. Laporan dan Analitik
Fitur laporan dan analitik membantu bisnis menganalisis data pembelian, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan yang lebih baik terkait pengeluaran dan manajemen vendor. Laporan ini juga dapat digunakan untuk menilai kinerja vendor dan mengoptimalkan proses pembelian.
7. Penyimpanan Dokumen Digital
Aplikasi ini memungkinkan penyimpanan dokumen seperti faktur, kontrak, dan kuitansi secara digital, yang memudahkan akses, pengelolaan, dan pencarian dokumen terkait pesanan pembelian.
Manfaat Aplikasi Purchase Order
Aplikasi Purchase Order (PO) membantu mempercepat proses pengadaan barang dengan mengotomatisasi pelacakan pesanan, alur persetujuan, dan manajemen vendor. Dengan mengintegrasikan proses-proses ini, bisnis dapat mengurangi kesalahan manual, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pembelian, serta mendapatkan wawasan real-time tentang pengeluaran dan tingkat persediaan.
1. Aplikasi Purchase Order Meningkatkan akuntabilitas
Melalui aplikasi purchase order, setiap pegawai dapat menggunakan aplikasi tersebut menggunakan akun mereka sendiri. Dengan begitu, pegawai mampu mengakses informasi yang mereka perlukan.
Selain itu, saat melakukan aktivitas permintaan pembelian, pesanan pembelian, atau faktur akan dicatat lengkap dengan stempel tanggal dan waktu di pada tempat audit. Oleh karena itu, saat terjadi kesalahan, maka pegawai dapat dengan mudah menelusuri hal tersebut untuk segera melakukan tindakan.
2. Mengoptimalkan visibilitas
Untuk segala bisnis, menyeimbangkan arus kas pasti menjadi hal yang sangat krusial. Maka dari itu, penting untuk menyesuaikan setiap pencatatan piutang dengan pengeluaran yang Anda lakukan. Melalui aplikasi purchase order inilah Anda dapat mencatat dan melihat pengeluaran apa saja yang Anda lakukan.
3. Aplikasi Purchase Order Meminimalisir terjadinya kesalahan
Segala pencatatan yang dituliskan melalui kertas, pasti sangat rentan dengan kesalahan. Bisa Anda bayangkan apabila pencatatan pengeluaran ditulis dalam ratusan kertas? Bagaimana caranya Anda memastikan keakuratan dan memastikan tidak ada kesalahan dalam pencatatan? Hal tersebut pasti memakan waktu yang sangat lama.
Dengan e-purchase order ini data yang Anda buat akan tersimpan dengan aman dan persetujuan yang akan terotomasi. Selain itu, proses yang pegawai butuhkan untuk meminta persetujuan hanya memakan waktu beberapa detik saja.
4. Aplikasi Purchase Order Mudah diakses dimanapun
Karena software ini berbasis online, maka Anda dapat mengaksesnya dimanapun selama memiliki akses internet. Kemudahan untuk mengakses sistem dari mana saja memberi perusahaan Anda fleksibilitas, terutama karena Anda akan dapat mengakses informasi secara real-time.
Selain itu, Anda tidak perlu khawatir apabila suatu saat pegawai yang bertanggung jawab terhadap suatu hal harus mengundurkan diri, karena pegawai lainnya masih bisa mengakses data tersebut dengan akun mereka sendiri.
5. Memiliki manajemen supplier yang baik
Selain melakukan pengadaan barang secara online, Anda juga dapat menyimpan kontrak dan informasi mengenai pemasok. Hal tersebut karena saat Anda melakukan pembelian, maka akan terotomasi langsung dengan faktur yang tersedia. Anda juga dapat memastikan pembayaran hutang yang harus Anda bayar. Pembayaran hutang yang tepat waktu akan membuat Anda memiliki kemungkinan mendapatkan harga lebih murah pada pembelian selanjutnya.
Sistem pesanan pembelian juga membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi dan menghilangkan supplier yang memiliki kualitas buruk. Menggunakan supplier yang buruk akan berdampak pada keberlangsungan bisnis jangka panjang Anda. Perangkat lunak ini memudahkan untuk melihat pola vendor dan menentukan apakah hubungan itu layak untuk perusahaan lanjutkan.
Elemen Penting dalam Purchase Order
Dalam sebuah Purchase Order (PO), biasanya dicantumkan beberapa elemen penting untuk memastikan kejelasan dan kelengkapan pesanan. Berikut adalah beberapa komponen utama yang biasanya terdapat dalam sebuah PO:
- Nomor Purchase Order (PO Number)
- Tanggal Purchase Order
- Informasi Vendor
- Detail Produk atau Layanan
- Jumlah Total Pesanan
- Syarat dan Ketentuan
- Alamat Pengiriman
- Alamat Penagihan
- Tanda Tangan atau Otorisasi
- Catatan atau Instruksi Tambahan
Elemen-elemen ini berfungsi untuk memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai barang atau jasa yang akan diproses, sehingga meminimalkan potensi kesalahan atau kesalahpahaman selama proses pembelian dan pengiriman.
Baca juga: Rekomendasi Software Purchase Order (PO) di Indonesia
Kesimpulan
Aplikasi Purchase Order (PO) memberikan solusi efisien untuk perusahaan dalam mengelola proses pengadaan barang dengan mengotomatisasi berbagai tahapan seperti pembuatan, pelacakan, dan persetujuan pesanan. Dengan fitur-fitur seperti manajemen vendor, pelacakan pesanan, dan integrasi dengan sistem lain, aplikasi ini membantu perusahaan meminimalisir kesalahan manual, meningkatkan akurasi data, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pembelian.
Menggunakan software procurement EQUIP dapat memudahkan perusahaan dalam menjaga transparansi dan akuntabilitas pengeluaran, sehingga operasional bisnis berjalan lebih lancar. Untuk mencoba manfaatnya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis dari aplikasi purchase order EQUIP yang dirancang untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda.
