Dalam bisnis, penting untuk perusahaan membuat pembukuan yang rapi agar mengetahui setiap pengeluaran dengan jelas. Ini akan sangat membantu untuk mengontrol pembelian yang tidak terlalu penting, menentukan harga jual, dan menentukan pajak yang harus dibayar.
Perusahaan besar atau kecil tentu saja memerlukan sebuah pembukuan. Meskipun, Masih banyak pula perusahaan kecil yang belum mengetahui bahwa laporan keuangan itu penting walaupun pembuatannya sederhana karena biasanya mereka fokus pada produknya saja.
Mungkin untuk bisnis kecil, pembuatan buku catatan itu sulit sehingga jarang membuat pembukuan usaha. Sedangkan dalam perusahaan besar sudah memiliki akuntan untuk membuat laporan keuangan.
Padahal, pembukuan merupakan standar untuk mengetahui bisnis yang Anda jalani berkembang atau tidak, Selain itu, Anda juga mampu mengetahui keuntungan bisnis sampai keuangan usaha. Supaya Anda lebih memahami tentang pengertian, manfaat, serta contoh pembukuan simak penjelasannya dalam artikel ini.
Pengertian Pembukuan
Pembukuan adalah proses dokumentasi secara terstruktur demi menghimpun data dan laporan transaksi keuangan. Dokumentasi keuangan yang tercatat antara lain kekayaan, beban, modal, pendapatan, anggaran, dan akumulasi harga penghasilan dan pelimpahan barang atau jasa.
Sebuah pembukuan dalam setiap periode selalu menutupnya dengan adanya laporan. Dari laporan tersebut akan menghasilkan neraca laba rugi yang mencerminkan keuangan perusahaan dalam satu periode. Inilah maksud dari istilah tutup buku.
Dalam sebuah perusahaan besar, dokumentasi dalam pembukuan dilakukan oleh akuntan. Tak heran jika data keuangan yang perusahaan besar miliki lebih terstruktur dan lengkap. Sedangkan perusahaan kecil sering kali abai sehingga data keuangannya tidak jelas. Hal inilah yang harus Anda antisipasi dalam membangun bisnis.
Fungsi Pembukuan
Dalam menjalankan sebuah usaha tentu saja Anda membutuhkan alat bantu pencatatan keuangan untuk bisnis. Karena dengan alat penunjang ini membantu Anda untuk membuat laporan keuangan perusahaan. Berikut beberapa manfaat dari pembukuan:
-
Mengetahui besaran laba dan rugi
Tujuan utama bisnis adalah mendapatkan keuntungan atau laba sebesar-besarnya. Maka sebuah pembukuan perlu untuk mencapai tujuan tersebut. Catatan dalam pembukuan memungkinkan Anda untuk mengetahui jumlah keuntungan atau kerugian dalam satu periode. Bisnis Anda dikatakan mengalami keuntungan apabila saldo bernilai positif. Jika sebaliknya, bisnis Anda mengalami kerugian.
-
Memahami setiap transaksi keluar dan masuk
Untuk mencapai sebuah kesuksesan dalam bisnis, Anda harus mulai dari transparansi data keuangan. Seluruh transaksi jual dan beli harus dicatat secara terperinci dan berurutan sesuai dengan waktunya. Melalui pembukuan, hal ini akan mudah tercapai. Anda dapat lebih mudah mengawasi seluruh aliran dana perusahaan baik dana keluar maupun dana yang masuk.
-
Bahan evaluasi untuk pengembangan bisnis
Salah satu manfaat pembukuan yang telah disebutkan yaitu mengetahui laba dan rugi. Tak hanya itu, pembukuan dapat dijadikan dasar untuk melakukan evaluasi. Pemilik bisnis seperti Anda tentu menginginkan bisnis lebih berkembang dan menghasilkan banyak keuntungan. Periksa kembali pembukuan bisnis Anda dan bandingkan dengan strategi bisnis yang telah dilakukan.
Berkaca pada data di dalam pembukuan, perusahaan dapat merundingkan langkah-langkah strategis yang harus dilakukan untuk meraih visi utama. Apabila terjadi banyak kerugian setelah menjalankan sebuah strategi, sebaiknya lakukan perubahan. Jika Anda mendapatkan keuntungan besar karena melakukan strategi tertentu, maka kembangkan kembali.
Baca juga : Mengenal Software ERP untuk UMKM dan Tips Memilihnya
Jenis Pembukuan Sederhana dan Contohnya
Setelah Anda memahami pengertian dari pembukuan, pahami juga tentang jenis-jenis pembukuan. Dalam ilmu akuntansi, ada beberapa jenis pembukuan sederhana yaitu pembukuan inventaris barang, pembukuan stok, pembukuan kas, laba rugi, dan pembukuan pengeluaran.
1. Pembukuan inventaris barang
Pembukuan inventaris barang berisi catatan semua aset yang perusahaan miliki. biasanya dari pembelian maupun hibah ini dapat menghasilkan aset. Tujuannya yaitu untuk mempermudah pengawasan terhadap harta perusahaan dan mencegah penyalahgunaannya. Setiap barang perusahaan berlabel nomor tertentu kemudian mendokumentasikannya dalam pembukuan.
2. Pembukuan stok barang
Pembukuan persediaan berguna untuk mencatat seluruh barang yang masih tersedia. Catatan ini sangat bermanfaat dalam kegiatan penjualan yang perusahaan lakukan. Fungsi utama dari pembukuan persediaan yaitu memastikan stok barang masih aman.
Perusahaan akan mengetahui waktu yang tepat untuk melakukan re-stroke dengan melihat catatan dalam pembukuan persediaan. Selain itu, adanya pembukuan persediaan juga mencegah terjadinya tindak kecurangan. Apabila ada penjualan yang tidak tercatat akan lebih mudah terdeteksi.
3. Pembukuan kas
Pembukuan catatan kas lebih umum disebut sebagai buku kas. Fungsinya adalah untuk mendokumentasikan segala transaksi keluar dan masuk yang perusahaan lakukan. Sumbernya berasal dari bukti transaksi berupa faktur atau kwitansi.
Buku kas inilah yang menjadi acuan dalam pembuatan laporan keuangan dalam satu periode tertentu. Pembukuan pada kas umumnya menggunakan sistem pembukuan berpasangan. Hal itu karena sistem ini lebih mudah untuk dianalisa ketimbang sistem pembukuan tunggal.
4. Pembukuan laba rugi
Pembukuan laba rugi (income statement atau profit and loss statement) adalah salah satu bagian laporan keuangan perusahaan dalam periode akuntansi tertentu yang berisikan pendapatan serta beban perusahaan, lalu menghasilkan laba/rugi bersih. Laporan ini terdiri atas pendapatan selama periode berjalan dan beban, baik beban usaha maupun diluar usaha selama periode berjalan.
Mencatat laporan laba rugi membantu pemilik bisnis memutuskan apakah mereka dapat menghasilkan keuntungan dengan meningkatkan pendapatan, dengan mengurangi biaya, atau keduanya. Karena itulah, laporan ini termasuk salah satu komponen yang harus masuk dalam pembukuan bersama dengan neraca keuangan dan juga laporan arus kas.
5. Pembukuan pengeluaran
Pada laporan pengeluaran mencatat pengeluaran uang perusahaan untuk biaya operasional dari bisnis misalnya bahan baku, gaji karyawan, dan peralatan. Dari catatan pengeluaran tersebut, kamu bisa tahu besar jumlah dalam mengeluarkan modal dan dapat menetapkan target dan strategi bisnis kedepannya.
Metode Pembukuan dalam Akuntansi
Ada berbagai metode pembukuan yang bisa digunakan, tergantung pada kebutuhan dan kompleksitas bisnis Anda. Artikel ini akan menjelaskan beberapa metode pembukuan utama dalam akuntansi yang dapat membantu Anda dalam mengelola keuangan bisnis secara efisien.
1. Metode Pembukuan Tunggal (Single Entry)
Metode ini merupakan metode pembukuan yang paling sederhana, di mana setiap transaksi dicatat hanya sekali dalam buku besar. Umumnya, metode ini digunakan oleh usaha kecil yang transaksinya relatif sederhana. Pembukuan tunggal hanya mencatat penerimaan dan pengeluaran kas tanpa memperhatikan aspek lain dari transaksi.
2. Metode Pembukuan Ganda (Double Entry)
Metode ini lebih kompleks dibandingkan metode tunggal. Setiap transaksi dicatat dua kali dalam akun yang berbeda, sekali di sisi debit dan sekali di sisi kredit. Prinsip dasar dari metode ini adalah keseimbangan antara debit dan kredit. Metode ini memberikan gambaran yang lebih lengkap dan akurat mengenai kondisi keuangan suatu entitas.
3. Metode Kas (Cash Basis)
Metode kas mencatat transaksi keuangan saat kas diterima atau dibayarkan. Dengan kata lain, pendapatan dicatat ketika uang diterima, dan beban dicatat ketika uang dibayarkan. Metode ini sering digunakan oleh usaha kecil karena kesederhanaannya.
4. Metode Akrual (Accrual Basis)
Metode akrual mencatat pendapatan dan beban saat transaksi terjadi, terlepas dari kapan kas diterima atau dibayarkan. Metode ini memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kondisi keuangan karena mencerminkan pendapatan yang diperoleh dan beban yang terjadi dalam periode akuntansi yang sama.
5. Metode Pembukuan Dasar (Basic Bookkeeping)
Metode ini menggabungkan elemen dari metode tunggal dan ganda, serta dapat mencakup pencatatan dasar dari pendapatan, pengeluaran, dan transaksi dasar lainnya tanpa memerlukan pelacakan mendalam atau laporan keuangan yang kompleks.
6. Metode Pembukuan Komputerisasi (Computerized Bookkeeping)
Dengan berkembangnya teknologi, banyak perusahaan yang beralih ke sistem pembukuan komputerisasi. Metode ini menggunakan software akuntansi untuk mencatat, menyimpan, dan menganalisis data keuangan. Software ini dapat membantu dalam mengotomatisasi banyak tugas pembukuan, meningkatkan akurasi, dan memudahkan proses pelaporan.
7. Metode Pembukuan Perpetual (Perpetual Inventory System)
Metode ini digunakan terutama dalam pengelolaan persediaan, di mana pencatatan persediaan dilakukan secara terus-menerus setiap kali terjadi transaksi pembelian atau penjualan. Sistem ini memberikan informasi real-time tentang jumlah dan nilai persediaan.
8. Metode Pembukuan Periodik (Periodic Inventory System)
Metode ini mencatat perubahan persediaan hanya pada akhir periode akuntansi. Pembelian persediaan selama periode tersebut dicatat dalam akun pembelian, dan persediaan akhir dihitung secara fisik pada akhir periode untuk menentukan biaya barang yang terjual.
Tips Membuat Pembukuan untuk Keuangan Usaha
Hal pertama yang perlu Anda lakukan dalam proses membuat laporan keuangan adalah membuat buku catatan yang terpisah antara satu jenis transaksi dengan transaksi lainnya. Umumnya usaha kecil melakukan beberapa bentuk transaksi yakni pembelian perlengkapan, biaya operasional, pembelian bahan baku, dan gaji karyawan bila ada.
Langkah kedua setelah membuat buku pengeluaran adalah membuat buku pemasukan. Terdapat dua akun yang harus Anda catat dalam buku ini yakni catatan pemasukan kas dan catatan pemasukan piutang. Membuat buku pemasukan ini sangatlah penting, sebab nantinya akan bermanfaat untuk mengukur penghasilan usaha kecil Anda dalam kurun waktu tertentu, bisa bulanan, triwulan, maupun tahunan.
Setelah menyiapkan kedua buku tersebut, barulah kemudian Anda bisa membuat buku catatan yang berfungsi untuk menggabungkan kedua catatan di atas. Nama buku ini adalah Buku kas umum. Pentingnya, membuat buku ini adalah untuk mengukur dan membandingkan jumlah pemasukan usaha kecil Anda dengan jumlah pengeluaran Anda. Dari buku inilah kemudian Anda bisa mengetahui apakah usaha Anda merugi atau untung.
Dalam proses membuat pembukuan, hal darurat yang tidak boleh terlewatkan oleh Anda adalah membuat catatan persediaan barang. Anda harus secara detail mencatat barang/persediaan apa saja yang keluar setiap harinya. Anda juga harus mencatat barang apa saja yang Anda beli dalam waktu tertentu. Buku ini berfungsi untuk melakukan pengawasan terhadap segala jenis barang yang ada pada usaha Anda.
Selanjutnya, membuat buku stok barang. Buku stok barang hanya bisa berguna untuk mencatat barang yang habis pakai. Untuk barang yang sifatnya lama tidak bisa mencatatkannya pada buku persediaan.
Oleh karena itu, setiap usaha memerlukan buku inventaris barang . Buku inventaris ini juga berfungsi untuk mencatat barang tetap yang berasal dari hibah, belanja dan sumbangan yang sifatnya lama. Proses yang terakhir, penting juga untuk membuat laporan laba dan rugi. Tentu saja tujuannya adalah untuk mengetahui besar keuntungan maupun kerugian bisnis Anda.
Mencatat laporan keuangan memang bukan hal yang mudah, namun perusahaan harus melakukan pencatatan keuangan demi kelangsungan usaha berjalan. Maka dari itu, apabila Anda punya usaha dan semakin berkembang, Anda dapat menggunakan aplikasi pembukuan keuangan untuk memudahkan Anda dalam melakukan laporan keuangan.
Baca Juga : Sistem Pembukuan Berpasangan: Pengertian Serta Cara Menerapkannya Dalam Bisnis
Apa Itu Aplikasi Pembukuan?
Dalam menjalankan sebuah usaha tentu saja kita membutuhkan alat bantu pencatatan keuangan untuk bisnis kita. Karena dengan alat penunjang ini membantu kita untuk membuat laporan keuangan perusahaan. Perusahaan dapat melakukan pencatatan penjualan toko secara manual misalnya dengan menggunakan buku besar atau untuk lebih mudahnya menggunakan aplikasi pembukuan.
Lalu apa itu aplikasi pembukuan? Aplikasi pembukuan adalah perangkat lunak yang memang khusus untuk memproses pencatatan atau laporan transaksi keuangan usaha UMKM atau perusahaan secara lebih cepat, akurat, aman dan lebih mudah. Pembukuan akuntansi biasanya meliputi modal, kewajiban, keuntungan, harta, dan biaya lainnya.
Baca juga : Manfaat E-Invoice untuk Kelancaran Dalam Berbisnis
Manfaat Penggunaan Aplikasi Pembukuan
Menggunakan program online yang memiliki fitur laporan yang lengkap, akurat dan mudah digunakan akan sangat membantu pemilik usaha dalam mengambil keputusan bisnis yang menguntungkan secara real time.
Selain itu, aplikasi akuntansi juga bermanfaat untuk menyimpan dan mengelola data secara otomatis yang minim resiko human error untuk menghasilkan laporan akurat dan rinci juga otomatisasi pada seluruh pekerjaan akuntansi dengan mudah, sehingga lebih efisien dan dapat fokus pada pengembangan bisnis.
Fitur Dalam Aplikasi Pembukuan
Aplikasi pembukuan usaha telah mengambil alih proses akuntansi dalam berbagai industri perusahaan. Proses akuntansi secara manual yang memakan waktu dan rentan terhadap error dinilai tidak efisien dan memperlambat kinerja akuntan. Maka dari itu, mengapa semakin banyak pemilik bisnis yang beralih ke solusi laporan keuangan otomatis. Berikut ini adalah beberapa fitur yang terdapat pada aplikasi pembukuan usaha untuk suatu bisnis.
-
Manajemen petty cash
Tanpa sadar, bahwasanya perusahaan itu sering mengeluarkan biaya dengan nominal yang kecil. Walaupun pengeluaran biaya tersebut kecil tapi tetap perusahaan itu membutuhkan catatan keuangan khusus untuk pengeluaran ini.
Dari laporan yang mencatat jumlah pengeluaran perusahaan disebut juga sebagai petty cash atau kas kecil. Salah satu fitur aplikasi pembukuan adalah manajemen petty cash, fungsinya untuk memudahkan pengelolaan petty cash perusahaan untuk mengetahui pengeluaran perusahaan dengan tepat dan cepat.
-
Otomatisasi pembuatan laporan
Aplikasi pembukuan usaha memberikan informasi yang lebih lengkap mengenai keuangan Anda. Beberapa di antaranya bahkan memungkinkan penggunanya untuk memprediksi arus kas, termasuk kapan akan memerlukan biaya pengeluaran dan kapan akan menghasilkan keuntungan.
Biasanya data keuangan seperti laba rugi sulit untuk menghasilkan secara terperinci apalagi jika bisnis yang mengelola berjumlah banyak dan berlokasi di berbagai tempat. Namun dengan sistem software yang komplit seperti EQUIP, Anda bisa mengetahui laba rugi berdasarkan area, toko atau kantor, dan bahkan jenis produk.
-
Kemudahan pembayaran
Aplikasi keuangan online membantu otomatiskan pencatatan pembayaran dari pelanggan ataupun pembayaran ke vendor dalam satu platform yang terintegrasi. Pajak, pendapatan, biaya pengeluaran, dan lain-lain dapat Anda hitung secara otomatis. Berbagai error seperti duplikasi data dapat teridentifikasi oleh sistem sehingga akurasi dapat ditingkatkan secara signifikan.
-
Efaktur integration
Selain menunjukkan berapa banyak pajak yang akan Anda bayar pada faktur tertentu, beberapa aplikasi pembukuan usaha juga memungkinkan Anda untuk membuat laporan yang menunjukkan berapa banyak pajak tertentu yang telah bisnis Anda bayarkan selama periode waktu tertentu. Sehingga lebih mudah bagi Anda untuk mengumpulkan data yang memang perlu untuk melengkapi dan mengajukan formulir pajak pemerintah.
Baca juga : Jurnal Umum: Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Cara Membuatnya
Lima Rekomendasi Aplikasi Pembukuan yang Cocok Untuk Bisnis Anda
Dengan adanya aplikasi, Anda tidak perlu lagi kesulitan membuat ataupun menyusun laporan dan menghitung bertumpuk-tumpuk jurnal. Jika terjadi kesalahan, Anda tinggal menghapus error data dengan satu klik tombol saja. Mudah dan sangat efisien, bukan? Berikut ini 5 rekomendasi aplikasi pembukuan usaha yang cocok untuk bisnis Anda.
1. EQUIP
Aplikasi pertama adalah EQUIP merupakan salah satu produk HashMicro, penyedia solusi ERP terkemuka di Singapura. Software Akuntansi EQUIP dirancang untuk memberikan kemudahan pada pengelolaan keuangan berbagai tipe bisnis dan industri.
Program akuntansi EQUIP ini dilengkapi dengan berbagai jenis fitur yang perusahaan butuhkan dalam proses pengelolaan finansial, seperti manajemen faktur dan pembayaran, manajemen nota kredit dan debit, manajemen pajak yang terlokalisasi, pembuatan berbagai laporan keuangan, manajemen multi-mata uang, rekonsiliasi rekening bank, akun analitik, dan lainnya.
2. Freshbooks
Aplikasi laporan keuangan usaha cocok bagi pengguna cloud adalah Freshbooks. Perusahaan membentuk Aplikasi dengan ikon daun ini khusus agar terintegrasi dengan cloud. Tidak hanya menawarkan fitur pencatatan pemasukan dan keuangan saja, Freshbooks juga menyediakan layanan pelacak pemasukan otomatis, invoice, time tracking, report, faktur pajak hingga alarm untuk mengingatkan pembayaran.
3. Quickbooks
Aplikasi akunting selanjutnya adalah Quickbooks. Aplikasi ini mampu membuat faktur dan kamu dapat melampirkan foto bahkan catatan untuk faktur dan transaksi yang berfungsi untuk membuat laporan keuangan meliputi laporan penjualan, laporan laba rugi, laporan neraca, laporan pembelian, dan lain sebagainya.
Kelebihan lainnya pada aplikasi ini adalah pengguna dapat melakukan pengelompokkan terhadap transaksi pendapatan sehingga kamu bisa membuat laporan laba rugi berdasarkan kelompok.
4. Wave
Wave merupakan software yang berasal dari Amerika Serikat dan sudah digunakan lebih dari ratusan ribu orang. Aplikasi ini memiliki fitur-fitur yang cukup lengkap seperti melakukan pengiriman invoice, pencatatan keuangan, dan juga membuat kwitansi online. Kelebihan yang dari Wave ini memiliki tampilan yang menarik, kamu tidak perlu melakukan instalasi software, mempunyai fitur yang cukup lengkap.
Tapi, sayangnya tidak adanya fitur dukungan untuk stok dan inventory. Karena aplikasi ini hanya untuk digunakan di Amerika Serikat dan Kanada maka dari itu aplikasi ini mungkin akan terlihat aneh jika menggunakanya di Indonesia karena ada beberapa fitur yang tidak dapat terakses.
5. Teman bisnis
Aplikasi android teman bisnis mungkin dapat membantu kamu dalam melakukan laporan keuangan pada bisnis kamu. Aplikasi ini cocok untuk kamu yang mempunyai bisnis kecil-kecilan dan tidak memiliki ilmu atau pengetahuan mengenai akuntansi. Teman bisnis bisa dapat menjadi aplikasi laporan akuntansi online shop gratis yang dapat kamu coba, selain untuk online shop aplikasi ini memang untuk pelaku usaha kecil menengah, produksi, bahkan reseller.
Setiap aplikasi di atas memiliki kelebihan, kekurangan, skala pemakaian, serta fitur spesifiknya sendiri. Sehingga sebelum menggunakannya, silahkan tentukan mana yang paling sesuai kebutuhan Anda.
Software EQUIP ERP untuk Membantu Pencatatan Pembukuan Keuangan Usaha Anda
Di tengah persaingan yang semakin ketat seperti sekarang, menjalankan bisnis dengan metode manual hanya akan membuat bisnis tertinggal dari yang lain. Dengan bantuan software akuntansi EQUIP, Anda dapat mengotomatiskan berbagai pekerjaan administratif sehari-hari. Proses input data manual yang melelahkan dan rentan dengan human error akan teratasi dengan EQUIP ERP.
EQUIP dapat mempercepat pengelolaan data dalam jumlah yang besar dengan cepat dan tepat sehingga Anda dapat fokus untuk mengembangkan bisnis dan menghasilkan keuntungan lebih.
Selain itu, Anda dapat memanfaatkan EQUIP untuk membuat laporan keuangan jadi mudah dengan semua rincian transaksi yang tercatat rapi lewat program laporan keuangan otomatis dan teliti, sehingga mengurangi kesalahan dalam penyimpanan semua semua mutasi dan akun penting bisnis Anda. Data laporan akuntansi menjadi lebih akurat dan terpercaya.
Masih banyak manfaat EQUIP untuk berbagai industri lainya yang mencakup ERP, CRM, HRM, Inventaris, E-Faktur, Implementasi Software ERP EQUIP tidak membutuhkan waktu lama dan hanya dalam hitungan hari. Hal ini tentu saja amat menguntungkan ketika Anda harus mengimplementasikan software ERP dalam waktu singkat.
Baca Juga : Apa Itu ERP serta Manfaatnya Untuk Bisnis?
Kesimpulan
Demikianlah penjelasan mengenai pembukuan, mulai dari pengertian, jenis, contoh, Manfaat, serta rekomendasi aplikasi keuangannya. Melihat bahwa aktivitas tersebut mengacu pada tugas mencatat dan mengelola informasi keuangan bisnis yang harus dilakukan setiap hari.
Data seperti transaksi, biaya aktual dan informasi keuangan lainnya dapat tercatat melalui laporan keuangan. Peran pembukuan sangatlah penting dalam menjalankan sebuah organisasi, karena memungkinkan untuk melacak semua informasi keuangan.
Informasi ini penting untuk mempermudah Anda dalam membuat keputusan pembiayaan dan operasi yang baik ke depannya. Melalui laporan keuangan yang efektif, bisnis Anda dapat memastikan pencatatan dan pengelolaan aset dan kewajiban finansial secara akurat dan efisien.
Dengan mengacu pada pencatatan keuangan, Anda bisa lebih mudah dalam melakukan penghitungan dan pengukuran pendapatan dalam periode atau jangka waktu tertentu. Mencatat keuangan memang bukan hal yang mudah, namun Anda dapat memanfaatkan sistem akuntansi Equip untuk mempermudah catatan keuangan bisnis Anda. Coba demo gratisnya di sini!
