Proses pembelian yang rumit dan tidak efisien tentunya bisa menjadi mimpi buruk bagi kelancaran operasional bisnis. Kesalahan yang terjadi saat pembelian bisa berakibat fatal, mulai dari pemborosan biaya, dalam menerima barang, hingga penurunan reputasi perusahaan.
kesalahan tersebut bisa diminimalisirkan dengan menggunakan aplikasi purchase order. Purchase Ordering Systems hadir sebagai solusi cerdas yang membantu Anda mengoptimalkan proses pembelian.
Fitur yang dimiliki oleh aplikasi purchase order sangat membantu karena menghemat waktu dan uang. Proses pembuatan PO, pelacakan pesanan, hingga approval pembayaran menjadi lebih mudah dan cepat.
Memilih software Purchase Order (PO) yang tepat adalah investasi penting bagi masa depan bisnis Anda. Kesalahan dalam memilih akan mengakibatkan menghambat pertumbuhan bisnis.
Dengan menggunakan aplikasi PO yang tepat dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, meningkatkan transparansi, dan membantu Anda membuat keputusan pembelian yang lebih baik.
Dalam artikel ini, kita akan mengupas tuntas sembilan aplikasi PO terbaik untuk bisnis Anda dan beberapa tips dalam memilih software purchase order yang baik.
Apa itu Software Purchase Order (PO) dan Manfaatnya bagi Bisnis?
Software e-procurement atau yang bisa disebut dengan sofware purchase order adalah solusi digital yang menyederhanakan keseluruhan proses purchase order dari pembuatan hingga pelacakan dan persetujuan. Software ini bertindak sebagai platform terpusat, menggantikan metode tradisional purchase order berbasis kertas.
Di bawah ini akan dijelaskan mengenai manfaat dari aplikasi PO. Berikut manfaat utama software purchase order :
- Kemudahan pembuatan PO: Membuat purchase order dengan mudah dan akurat, menghilangkan kebutuhan pengisian formulir secara manual.
- Pelacakan pesanan secara real-time: Memantau status pesanan Anda di setiap tahap, mulai dari pemesanan hingga pengiriman.
- Proses persetujuan yang dioptimalkan: Memfasilitasi persetujuan elektronik untuk purchase order, mempercepat proses pembelian.
- Integrasi manajemen inventaris: Terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris untuk mengotomatiskan purchase order berdasarkan level stok barang.
- Penghematan biaya: Mengurangi biaya pembelian dengan mengotomatiskan tugas berulang dan mengoptimalkan manajemen inventaris.
9 Rekomendasi Software Purchase Order (PO) di Indonesia
Solusi inovatif yang dapat membantu perusahaan mengotomasikan dan menyederhanakan alur kerja adalah dengan menggunakan Software purchase order (PO). Solusi ini sangat baik dalam meningkatkan keuntungan suatu perusahaan.
Namun, dengan banyaknya pilihan software purchasing yang tersedia, memilih yang tepat bisa menjadi hal yang membingungkan. Panduan ini akan membantu Anda menjelajahi berbagai faktor penting yang perlu dipertimbangkan saat memilih aplikasi PO yang ideal untuk kebutuhan bisnis Anda.
Berikut ini ada sembilan rekomendasi software Purchase Order (PO) terlengkap di Indonesia yang perlu anda tahu :
1. Software Purchase Order (PO) EQUIP ERP
Software Purchase Order (PO) terbaik yang dapat Anda pilih adalah software purchase order EQUIP. Dengan software EQUIP, Anda dapat meningkatkan manajemen bisnis Anda, seperti efisiensi biaya pembelian, penyederhanaan manajemen purchasing multi cabang sampai analisa stok secara komprehensif.
Selain itu, aplikasi po milik EQUIP ERP juga dapat diintegrasikan dengan faktur penjualan, sehingga bisa meminimalisir kesalahan dalam input data membuat faktur penagihan serta pembayaran otomatis.
EQUIP menawarkan kemudahan untuk pengelolaan pengadaan produk/barang dari berbagai industri dan perusahaan. EQUIP juga sudah dilengkapi oleh e-catalogue yang mempermudah pembelian sekaligus melacak seluruh purchase request dari berbagai macam divisi pada satu layar.
Untuk mendemonstrasikan kemampuan lengkap dari software Purchase Order (PO) EQUIP dan memberikan pemahaman mendalam tentang bagaimana dapat meningkatkan efisiensi manajemen bisnis Anda, kami mengundang Anda untuk mengikuti sesi demo gratis.
Fitur dan unggulan EQUIP ERP :
- Tampilan software yang menarik dan mudah digunakan.
- Menyediakan template professional yang dapat menyederhanakan pembuatan purchase request dan RFQ (proses permintaan penawaran harga dari pemasok atau kontraktor untuk tugas atau proyek tertentu).
- Perbandingan RFQ (Request for Quotation) adalah pengoptimalan tender pembelian dan memilih vendor terbaik.
- Kemudahan dalam mengelola vendor, Anda bisa memperoleh laporan lengkap mengenai kinerja supplier atau vendor bisnis Anda menggunakan fitur bernama vendor evaluation system.
- Manajemen multi level approval, mempermudah pembuatan purchase request dalam multi level approval matrix di setiap proses pengajuan pembelian produk dari berbagai cabang dan divisi perusahaan anda.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
2. Precoro
Precoro adalah salah satu aplikasi po berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses pembelian dan Kantor pusat Precoro berada di Brooklyn, New York, Amerika Serikat.
Precoro mempunyai beberapa fitur yang lengkap untuk memenuhi kebutuhan Anda khususnya dalam pengadaan. Fitur yang diunggulkan adalah :
- Permintaan pembelian online: Buat dan kelola permintaan pembelian dengan mudah dan efisien dari mana saja.
- Persetujuan alur kerja: Otomatiskan persetujuan pembelian untuk mempercepat proses pembelian.
- Katalog elektronik: Buat dan kelola katalog produk dan layanan yang disetujui untuk pembelian.
- Perbandingan harga: Bandingkan harga dari beberapa vendor untuk mendapatkan harga terbaik.
- Pesanan pembelian elektronik: Buat dan kelola pesanan pembelian secara elektronik dan lacak kemajuannya.
- Pencocokan faktur otomatis: Cocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan penerimaan barang secara otomatis.
- Pembayaran elektronik: Lakukan pembayaran kepada vendor secara elektronik dengan mudah dan aman.
- Pelaporan dan analisis: Dapatkan wawasan tentang data pengeluaran untuk membuat keputusan yang lebih baik.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. HashMicro
HashMicro menyediakan software purchase order yang telah membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya pembelian sehingga lebih efisien. Dengan software purchase order ini, perusahaan bisa melacak barang yang memasuki gudang tanpa repot lewat notifikasi saat pengiriman dan penerimaan pesanan.
Kegiatan pembelian tentu saja menjadi lebih terkendali menggunakan sistem manajemen cost center dan budgeting tiap departemen. aplikasi po yang ditawarkan oleh HashMicro memberikan kemudahan kepada perusahaan dalam manajemen backorder, proses pelacakan pengiriman, serta pembayaran barang yang berasal dari penyedia.
Selain itu, perusahaan tidak perlu lagi mengkhawatirkan keterlambatan pembayaran. Sebab sistem tersebut menyediakan notifikasi untuk invoice dengan otomatis dari vendor tertentu yang belum perusahaan bayar guna meningkatkan efisiensi pada proses pembelian.
Beberapa fitur lain yang terdapat pada software ini, yaitu :
- PR (Purchase Request) Approval management, dalam fitur ini anda bisa menolak atau menyetujui purchase request dalam berbagai lokasi bisnis, karyawan atau departemen hanya memakai satu platform.
- RFQ, PO dan PR management, dengan fitur ini, maka anda bisa membuat PR sekaligus mengubahnya sebagai purchase order.
- Blanket Order (Pesanan Berulang) Management, memungkinkan Anda untuk menyederhanakan proses pemesanan barang secara berulang setelah membuat perjanjian dengan supplier.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
4. Kissflow
Kissflow adalah platform pengembangan aplikasi low-code (meminimalisir penggunaan pengkodean manual) yang mendekatkan pengguna bisnis dan TI untuk menyederhanakan manajemen kerja dan mempercepat transformasi digital secara dramatis.
Aplikasi ini juga menyediakan aplikasi po sebagai solusi manajemen proses bisnis (BPM) berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses bisnis.
Kissflow menawarkan berbagai fitur yang dapat membantu bisnis menghemat waktu, uang, dan meningkatkan efisiensi. Berikut adalah beberapa fitur utama Kissflow:
- Pembuat alur kerja drag-and-drop: Buat alur kerja yang kompleks dengan mudah tanpa perlu coding. Formulir online: Kumpulkan data dari pengguna Anda dengan mudah dan aman.
- Persetujuan alur kerja: Otomatiskan proses persetujuan untuk mempercepat proses bisnis.
- Pelacakan kemajuan: Lacak kemajuan proses Anda secara real-time.
- Laporan dan analisis: Dapatkan wawasan tentang data proses Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. Total ERP
Total ERP adalah solusi lengkap untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas usaha. aplikasi po milik Total ERP menawarkan solusi all-in-one yang berarti Anda dapat meningkatkan efektivitas di berbagai aspek penting alur kerja perusahaan Anda hanya dengan satu software.
Beberapa fitur lain yang terdapat pada software ini, yaitu :
- Management Blanket Order, Fitur ini mempermudah Anda pemesanan produk dengan pemasok dalam jangka waktu tertentu dan mendapatkan keuntungan maksimal dari penawaran terbaik.
- RFQ, PO dan PR management, dengan fitur ini, menghubungkan permintaan pembelian Anda dengan prosess permintaan penawaran harga.
- Total ERP menyediakan sistem pengelolaan yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan berbagai jenis perusahaan. Anda dapat memantau, mengelola, dan melakukan pelaporan secara otomatis dengan mudah.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. Maserp
PT. Mitra Andalan Sistem adalah salah satu PO software yang efektif membantu sistem operasional perusahaan pada siklus pembelian produk.
Maserp menyediakan aplikasi po yang dapat membantu perusahaan dalam pembuatan transaksi yang berupa purchase order, nota debet, bukti penerimaan barang, pembayaran untuk hutang dagang, nota kredit, sisa pesanan pembelian, dsb.
Fitur yang disediakan oleh aplikasi po milik Maserp adalah sebegai berikut:
- Generate Purchase Order, proses di mana sebuah perusahaan atau organisasi membuat dan mengeluarkan dokumen resmi kepada vendor atau pemasok untuk membeli barang atau jasa.
- Tracking System, proses pelacakan dan manajemen status pesanan pembelian dari saat pesanan dibuat sampai barang atau jasa diterima dan pembayaran diselesaikan.
Bukan hanya membantu melakukan transaksi, Maserp ini bisa membantu perusahaan menyediakan berbagai laporan, seperti daftar supplier, daftar barang, bukti penerimaan barang, daftar outstanding dokumen A/P tiap supplier, rincian dari outstanding PO, analisa umur dari hutang dagang, dan lainnya.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. Odoo
Odoo, didirikan oleh Fabien Pinckaers di Belgia, menawarkan sistem ERP berbasis rangkaian aplikasi open source. Kemudahan kustomisasi dan penggunaan menjadi daya tarik utama, berkat sifat open source dan komunitasnya yang besar.
Walapun aplikasi po milik Odoo memiliki harga yang relatif murah tetapi perusahaan di luar negara Odoo dikenakan biaya tambahan dan fitur dasarnya memerlukan banyak kustomisasi. Kustomisasi ini memakan waktu lama dan keamanannya dipertanyakan karena sifat open source.
Secara keseluruhan, Odoo menghadirkan software purchase order yang menarik dengan kemudahan kustomisasi dan penggunaan. Namun, perlu dipertimbangkan biaya tambahan, waktu kustomisasi yang lama, dan potensi risiko keamanan sebelum mengadopsinya.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
8. Xero
Xero merupakan perusahaan software di Selandia Baru yang telah berdiri dari tahun 2006. Perusahaan ini menawarkan banyak solusi operasional untuk bisnis. Umumnya Xero memiliki keunggulan pada software akuntansi. Namun, dalam software tersebut memiliki fitur purchase order.
Dengan adanya aplikasi purchase order milik Xero, perusahaan dapat dimudahkan dalam mengirimkan dan membuat orderan pembelian dengan cara online.
Akan tetapi, fitur purchase order untuk sendiri masih basic dan belum terlalu lengkap. Oleh karena itu, mereka menawarkan kostumisasi pada proses implementasinya.
Selain itu, aplikasi purchase order ini juga bisa melacak orderan sekaligus pengiriman guna memastikan aktivitas pembelian telah berjalan lancar.
Terdapat beberapa fitur yang ditawarkan oleh aplikasi Xero, antara lain create online order, customize purchase orders, dan convert orders into bills.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
9. RedErp
Red ERP merupakan ERP Solution yang dihadirkan PT Lawencon Internasional untuk membantu perusahaan mengintegrasikan serta mengotomatisasikan setiap kegiatan operasional bisnis menjadi satu sistem yang terpadu.
Red ERP membuat aplikasi purchase order yang dapat memudahkan perusahaan karena memiliki fitur yang dijelaskan di bawah ini:
- Digital billing system: cetak invoice transaksi atau struk sesuai nilai nominal transaksi dengan otomatis.
- Sistem integrasi: perbaharui inventaris barang yang keluar serta transaksi yang masuk dengan komprehensif dan sistematis.
- Request for Quotation (RFQ): Tanda terima, faktur, laporan serta analisis dengan mudah.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Baca juga: 15 Aplikasi Invoice Terbaik untuk Bisnis di Indonesia
Tips Memilih Software Purchase Order yang Baik
Memilih software purchase order (PO) yang tepat merupakan langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pembelian dalam bisnis Anda. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam memilih aplikasi PO yang baik:
1. Pahami kebutuhan bisnis Anda
Langkah pertama adalah memahami kebutuhan bisnis Anda. Hal ini meliputi:
- Jenis dan volume pembelian: Berapa banyak jenis barang atau jasa yang Anda beli? Berapa volume pembelian Anda per bulan atau per tahun?
- Alur kerja pembelian: Bagaimana alur kerja pembelian saat ini di perusahaan Anda? Apakah ada beberapa tahap persetujuan yang diperlukan?
Fitur yang diperlukan: Fitur apa saja yang Anda butuhkan dalam aplikasi PO? Apakah - Anda memerlukan fitur seperti manajemen vendor, pelacakan pesanan, persetujuan online, atau analisis data?
- Integrasi dengan sistem lain: Apakah Anda ingin aplikasi PO terintegrasi dengan sistem lain di perusahaan Anda, seperti sistem ERP atau akuntansi?
2. Tetapkan anggaran
Software PO tersedia dalam berbagai harga, mulai dari yang gratis hingga yang sangat mahal. Penting untuk menetapkan anggaran sebelum Anda mulai mencari software PO.
3. Lakukan riset
Ada banyak aplikasi PO yang tersedia di pasaran. Lakukan riset untuk membandingkan berbagai software dan menemukan yang terbaik untuk kebutuhan Anda. Anda dapat membaca ulasan online, menonton demo, atau berbicara dengan vendor software.
4. Pertimbangkan kemudahan penggunaan
Software PO yang mudah digunakan akan membantu Anda menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi. Pastikan software PO yang Anda pilih memiliki antarmuka yang mudah digunakan dan intuitif.
5. Cobalah demo software
Banyak vendor software PO menawarkan uji coba gratis. Manfaatkan kesempatan ini untuk mencoba software yang ditawarkan sebelum Anda membelinya dan menjadi bahan pertimbangan untuk Anda.
Kesimpulan
Mengoptimalkan proses pembelian menjadi krusial bagi bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya. Software purchase order (PO) hadir sebagai solusi inovatif yang membantu perusahaan mengotomatisasi dan menyederhanakan alur kerja pembelian.
Memilih software PO yang tepat membutuhkan pertimbangan cermat atas beberapa faktor penting, seperti kebutuhan bisnis, fitur yang diperlukan, integrasi dengan sistem lain, kemudahan penggunaan, dan anggaran. Dengan memilih software yang tepat, Anda dapat membuka pintu menuju proses pembelian yang lebih cerdas, efisien, dan menguntungkan bagi bisnis Anda.
PO System dari EQUIP ERP hadir sebagai solusi komprehensif. Dengan fitur-fitur automasi yang ditawarkan oleh berbagai software PO terbaik, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian, menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Demo gratis sekarang!
FAQ about Software Purchase Order
Aplikasi purchase order (PO) adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola proses pemesanan barang atau jasa secara otomatis, mulai dari pembuatan hingga pelacakan pesanan, sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengadaan.
Proses PO adalah langkah-langkah yang diambil oleh perusahaan untuk membuat, menyetujui, dan mengirimkan pesanan kepada pemasok. Tahapan ini meliputi permintaan barang, persetujuan manajemen, pengiriman PO, dan penerimaan barang atau jasa.
Contoh PO bisa berupa dokumen yang dikeluarkan oleh tim pembelian di perusahaan manufaktur untuk memesan bahan baku dari pemasok, mencantumkan jumlah, harga, dan tanggal pengiriman yang disepakati.
