Petty cash adalah salah satu elemen penting dalam manajemen keuangan bisnis yang seringkali dianggap sepele namun memiliki peran krusial. Apakah Anda pernah mengalami kesulitan dalam mengelola pengeluaran kecil namun berulang yang sering kali tidak tercatat dengan baik? Jika ya, Anda tidak sendirian. Banyak pemilik bisnis menghadapi masalah ini yang dapat mengganggu akurasi laporan keuangan dan efisiensi operasional.
Mengabaikan manajemen petty cash dapat menyebabkan berbagai masalah seperti ketidaksesuaian dalam pembukuan, kebocoran keuangan, dan kesulitan dalam audit. Ketidakmampuan untuk melacak pengeluaran kecil secara efektif bisa berdampak besar pada kesehatan finansial perusahaan. Ketakutan akan kebocoran dana dan ketidakakuratan laporan harus menjadi pengingat bagi setiap pemilik bisnis untuk memberikan perhatian lebih pada pengelolaan petty cash.
Namun, ada solusi yang efektif untuk mengatasi masalah ini. Dengan memahami konsep dasar petty cash dan menerapkan metode perhitungan yang tepat, Anda dapat meningkatkan kontrol dan akurasi dalam manajemen keuangan bisnis Anda. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara rinci apa itu petty cash, mengapa penting untuk bisnis Anda, dan bagaimana cara menghitung serta mengelolanya dengan efisien. Langkah-langkah praktis ini akan membantu Anda menjaga ketertiban dalam pengeluaran kecil sehari-hari dan memastikan keuangan bisnis Anda tetap sehat dan transparan.
Pengertian Petty Cash
Petty cash adalah dana tunai yang disimpan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran kecil yang tidak praktis jika dilakukan melalui cek atau transfer bank. Pengeluaran ini termasuk biaya seperti membeli alat tulis, membayar ongkos kirim kecil, atau memberikan tip. Meskipun nilainya tidak besar, namun jumlahnya yang sering dan berulang dapat mempengaruhi pencatatan keuangan jika tidak dikelola dengan baik.
Setiap perusahaan tentunya memiliki kegiatan operasional yang perlu mereka bayarkan. Semakin majunya suatu bisnis, semakin banyak pula modal yang harus perusahaan keluarkan dalam jumlah besar. Dalam kegiatan usaha terdapat pengeluaran berskala besar dan kecil.
Biasanya uang dengan nominal yang kecil yang perusahaan siapkan untuk keperluan seperti konsumsi rapat, ongkos kirim, dan lain sebagainya. Itulah mengapa, setiap pelaku usaha baiknya selalu menyiapkan petty cash atau kas kecil dalam menjalankan operasional bisnisnya. Selain itu, kas kecil memiliki ciri khas yakni jumlah dana yang terbatas dan telah pihak manajemen tetapkan. Namun, itu semua tergantung dari kebijakan pihak perusahaan yang disesuaikan dengan skala operasional.
Baca juga: Ketahui Pentingnya Pembukuan untuk Perkembangan Bisnis Anda
Tujuan dan Manfaat Petty Cash
Keberadaan kas kecil dalam setiap usaha bukan tanpa alasan bahkan perusahaan besar pun tetap menggunakan kas kecil untuk kegiatan mereka. Petty cash dapat menghindari prosedur perusahaan yang kurang efisien ketika ada pengeluaran yang diperlukan secara mendadak dalam jumlah yang kecil.
Selain itu, petty cash juga menjaga relasi perusahaan dengan mitra dan mempercepat aktivitas yang membutuhkan dana mendesak tanpa pernah Anda rencanakan sebelumnya. Pelaku usaha juga tidak perlu risau dengan perlengkapan kantor yang telah habis karena kas kecil mampu mengatasi masalah habisnya kebutuhan usaha dalam waktu yang cepat.
Kas kecil juga membantu tenaga kerja untuk menjalankan tugasnya dengan lebih mudah. Seperti yang kita ketahui, tugas seorang karyawan akuntan memang tidak semudah yang kita bayangkan karena mereka harus bertanggung jawab terkait masalah keuangan. Sehingga, seorang akuntan harus memiliki ketelitian dalam menghitung laporan keuangan. Namun dengan adanya kas kecil tentu pengeluaran menjadi jelas dan analisis untuk bahan laporan juga tidak rumit.
Baca juga: Purchase Order, Pentingkah untuk Bisnis?
Model Pengelolaan Petty Cash
Saat mengelola keuangan tentunya setiap perusahaan memiliki cara tersendiri untuk mengaturnya. Begitu pula ketika mengelola kas kecil. Terdapat dua metode yang perlu Anda ketahui supaya pencatatan transaksi keuangan dapat berjalan secara lengkap dan tanpa kesalahan. Berikut penjabarannya:
1. Metode tetap
Teknik ini dapat Anda gunakan pada pembukuan kas kecil yang jumlah rekeningnya selalu tetap. Biasanya perubahan yang ada di dalam kas akan digantikan dengan sejumlah uang dalam kurun waktu tertentu. Selain itu, metode ini cukup mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran sehingga tidak perlu untuk mencatatnya. Akan tetapi pencatatan biasanya terjadi ketika jumlah uang yang ada di kas kecil ini sudah tidak lagi dirasa cukup dan perlu pengisian ulang.
Langkah operasional dari metode ini dimulai dengan pemberian sejumlah uang pada akuntan kas kecil dan ketika diperlukan, uang tersebut digunakan dalam pembayaran transaksi atau saat kondisi mendesak.
2. Metode tidak tetap
Metode tidak tetap memiliki jumlah nilai kas yang selalu berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, pada metode tetap, perusahaan menetapkan kebijakan jumlah nominal uang pada kas kecil sebesar Rp. 5.000.000 apabila uang tersebut habis maka akan dilakukan pengisian uang sesuai dengan nominal awal. Sedangkan, cara tidak tetap jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.
Selain itu, teknik ini akan melakukan pencatatan pada buku kas kecil atau jurnal formal setiap ada pengeluaran sehingga Anda bisa mengetahui secara langsung sisa saldo yang ada pada kas kecil. Gunakan software akuntansi dari EQUIP untuk meninggalkan cara lama penghitungan transaksi keuangan secara manual.
Baca juga: Aplikasi Akuntansi Terbaik yang Mudahkan Proses Pembuatan Jurnal Penutup
Cara Menghitung Petty Cash
Setelah memahami definisi dan metodenya. Tentunya terdapat dua cara berbeda untuk melakukan perhitungan kas kecil. Berikut adalah contoh dari kas kecil berdasarkan metode yang digunakan:
1. Teknik tetap
Misalnya toko Y mengisi saldo kas kecil sebesar Rp300.000 untuk pengeluaran rutin setiap awal minggu bulan april dan dicatat dalam buku kas kecil. Dalam kurun waktu seminggu ternyata toko Y memiliki pengeluaran yang menggunakan petty cash, yakni:
- 4 April: biaya pulsa telepon Rp50.000
- 5 April: perbaikan perlengkapan Rp100.000
- 6 April: pembelian bahan baku tambahan: Rp70.000
- 7 April: biaya keamanan toko Rp20.000
- 8 April: beban gaji Rp60.000
Sehingga, pencatatan pembukuan kas kecil dapat kita gambarkan dalam tabel berikut ini.
Pengeluaran pada 8 April menandakan tutup buku kas kecil pada periode tersebut. Perusahaan kembali melakukan pengisian saldo kas kecil untuk minggu berikutnya pada 10 April dengan jumlah yang sama yakni Rp. 300.000.
2. Teknik tidak tetap
Cara ini tidak jauh berbeda dengan metode sebelumnya. Misalnya toko Y mengisi saldo sebesar Rp3.000.000 untuk pengeluaran rutin setiap awal minggu bulan agustus dengan catatan perhari yakni:
Setelah itu pada tanggal 07 Agustus toko Y melakukan pengisian ulang dana sebesar Rp2.500.000 dan dicatat jurnal.
Baca juga: Jurnal Umum: Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Cara Membuatnya
Dokumen yang Anda perlukan dalam Petty Cash:
Dokumen dari kas kecil harus lengkap agar memiliki bukti yang terpercaya dan mencegah tindakan yang melanggar peraturan perusahaan serta menjadi bahan evaluasi kedepannya agar perusahaan dapat berkembang lebih baik lagi. Terdapat beberapa dokumen yang Anda perlukan untuk mencatat petty cash adalah:
- Bukti kas keluar: Adanya dokumen ini dapat memantau pergerakan keuangan perusahaan dan sangat dibutuhkan saat ingin melakukan pengisian ulang saldo pada kas kecil.
- Cek merupakan dokumen yang tidak kalah penting dan perusahaan pakai untuk melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum pada pembawa cek. Selain itu, dokumen ini akan melakukan pembayaran lewat jasa bank terlebih dahulu.
- Permintaan pengeluaran kas kecil akan dipakai oleh pengguna untuk meminta sejumlah uang kepada akuntan dana kas kecil. Bagi seorang akuntan, dokumen ini berguna sebagai bukti pengeluaran. Tetapi dokumen ini harus diisi dengan kebutuhan yang memang rasional.
- Permintaan pengisian digunakan oleh akuntan dana kas kecil untuk meminta kepada divisi utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana petty cash. Biasanya terjadi ketika jumlah dana yang ada tidak mencukupi atau sudah tinggal sedikit
- Bukti pengeluaran: Dokumen bukti pengeluaran ini bisa menjadi bukti konkrit terkait pengeluaran bagaimana penggunaannya. Terdapat lampiran-lampiran pengeluaran seperti misalnya nota sebagai bukti transaksi yang telah perusahaan lakukan.
Baca juga: Kenali Bukti Transaksi yang Penting Bagi Keuangan Bisnis Anda
Pengaruh Petty Cash bagi perusahaan
Penggunaan petty cash tentunya memiliki pengaruh yang besar bagi perusahaan. Dengan adanya kas maka setiap transaksi yang perusahaan lakukan dapat lebih jelas dan terarah. Regulasi yang relatif mudah membuat perusahaan bisa melakukan aktivitas harian tanpa sistem yang rumit. Misalnya kantor mengalami kehabisan air galon, maka karyawan dapat melakukan pembelian ulang menggunakan kas kecil.
Petty cash juga memudahkan perusahaan untuk memetakan biaya sesuai besaran dana yang akan perusahaan keluarkan. Sehingga, kesalahan dalam melakukan alokasi minim terjadi karena kegiatan transaksi telah dikelompokkan sesuai dengan besarannya masing-masing. Jika tiba masa pembayaran suatu transaksi dalam jumlah kecil, maka dapat perusahaan lihat dalam pembukuan petty cash. Sebaliknya jika muncul transaksi yang membutuhkan nominal ekstra, dapat dilihat di buku yang berbeda.
Teknologi untuk Petty Cash
Dalam operasional sehari-hari, pengelolaan petty cash atau kas kecil seringkali menjadi tantangan bagi banyak perusahaan. Mengelola transaksi kecil namun berulang ini secara manual bisa memakan waktu, rawan kesalahan, dan sulit untuk dilacak dengan akurat. Oleh karena itu, menggunakan software akuntansi menjadi solusi yang sangat efektif untuk mengatasi permasalahan ini. Berikut beberapa alasan mengapa software akuntansi merupakan solusi terbaik untuk mengelola petty cash:
1. Otomatisasi Pencatatan
Dengan software akuntansi, semua transaksi petty cash dapat dicatat secara otomatis. Setiap pengeluaran dapat langsung diinput ke dalam sistem, mengurangi risiko kesalahan manual dan memastikan semua transaksi tercatat dengan benar. Ini membantu dalam menjaga ketertiban catatan keuangan dan memudahkan audit.
2. Pelacakan Real-Time
Software akuntansi memungkinkan pelacakan penggunaan petty cash secara real-time. Anda dapat dengan mudah melihat berapa banyak dana yang tersisa, siapa yang menggunakan dana tersebut, dan untuk keperluan apa. Pelacakan real-time ini membantu dalam memantau pengeluaran secara lebih efektif dan mencegah penyalahgunaan dana.
3. Akurasi dan Akuntabilitas yang Lebih Baik
Keakuratan dalam pencatatan keuangan sangat penting. Software akuntansi meningkatkan akurasi dengan mengurangi kesalahan input manual. Selain itu, setiap transaksi terekam dengan jelas sehingga memudahkan dalam melakukan audit dan memastikan akuntabilitas dalam pengelolaan kas kecil.
4. Pelaporan yang Efisien
Software akuntansi menyediakan fitur pelaporan yang efisien. Anda dapat membuat laporan detail mengenai penggunaan petty cash, yang dapat disesuaikan berdasarkan periode tertentu, jenis pengeluaran, dan kategori lainnya. Laporan ini membantu dalam menganalisis pola pengeluaran dan membuat keputusan keuangan yang lebih baik.
5. Integrasi dengan Sistem Keuangan Lain
Software akuntansi biasanya terintegrasi dengan modul keuangan lain seperti manajemen inventaris dan akuntansi umum. Integrasi ini memastikan bahwa setiap transaksi petty cash tercermin dalam laporan keuangan keseluruhan perusahaan, memberikan gambaran lengkap tentang kondisi keuangan.
6. Kontrol Anggaran
Dengan software akuntansi, Anda dapat menetapkan batasan dan kontrol terhadap penggunaan petty cash. Sistem ini dapat memberikan peringatan ketika dana hampir habis atau ketika pengeluaran melebihi batas yang ditentukan, membantu menjaga anggaran tetap terkendali.
7. Rekonsiliasi yang Sederhana
Rekonsiliasi petty cash menjadi lebih sederhana dengan software akuntansi. Sistem ini dapat mencocokkan transaksi dengan kwitansi dan bukti pembayaran secara otomatis, memastikan bahwa saldo kas kecil selalu sesuai dan transparan.
Manfaat Menggunakan Software Akuntansi untuk Petty Cash
Software akuntansi seperti EQUIP menawarkan berbagai fitur yang mempermudah pengelolaan petty cash. Dengan otomatisasi pencatatan transaksi, software ini mengurangi kesalahan manual dan memastikan pencatatan yang tepat waktu. Sinkronisasi inventaris secara otomatis memperbarui stok barang setiap kali ada transaksi, mengurangi risiko ketidaksesuaian stok.
Selain itu, implementasi enkripsi data dan kontrol akses berbasis peran melindungi informasi sensitif dari ancaman kecurangan dan pencurian. Laporan keuangan yang dapat diakses secara real-time memungkinkan pemilik bisnis memantau penjualan, pendapatan, dan pengeluaran dengan akurasi tinggi.
Integrasi dengan CRM membantu mengelola hubungan pelanggan, melacak preferensi mereka, dan memberikan penawaran yang dipersonalisasi untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Pemesanan, penagihan, dan manajemen inventaris yang otomatis meningkatkan efisiensi operasional dan koordinasi antar departemen.
Baca juga: Ketahui Pengertian Mark Up Pricing dan Penerapannya dalam Bisnis
Kesimpulan
Petty cash merupakan hal penting dalam kegiatan perusahaan. Hal-hal kecil dan sepele akan selalu membutuhkan kas kecil untuk mempermudah dalam pembuatan laporan keuangan. Sehingga, dalam menghitung keuangan, perusahaan memerlukan seorang akuntan yang memiliki ketelitian dan tanggung jawab. Petty cash juga memberikan banyak manfaat bagi setiap pelaku usaha karena pengeluaran dapat lebih terkontrol berdasarkan jumlah dana yang telah perusahaan sediakan.
Mengabaikan petty cash dapat berdampak buruk pada keuangan bisnis. Banyak pemilik usaha merasa kesulitan melacak pengeluaran kecil, yang dapat menyebabkan ketidakakuratan laporan keuangan. Hal ini mengingatkan pentingnya mengelola petty cash dengan baik untuk menjaga kelancaran operasional dan kepercayaan pelanggan.
Untuk mengatasi masalah ini, memahami konsep dasar petty cash dan menggunakan software akuntansi adalah solusi efektif. Software akuntansi membantu otomatisasi pencatatan transaksi, pelacakan penggunaan secara real-time, meningkatkan akurasi, menyediakan pelaporan efisien, dan mengintegrasikan dengan sistem keuangan lain.
Misalnya, software akuntansi seperti EQUIP membantu dalam manajemen petty cash, sinkronisasi inventaris, dan menjaga keamanan data. Selain itu, software ini juga menyediakan laporan keuangan real-time dan membantu mengelola hubungan pelanggan.
Anda juga dapat mempertimbangkan penggunaan software akuntansi dari EQUIP untuk meningkatkan pengelolaan keuangan bisnis Anda. Coba demo gratisnya dan nikmati fitur-fitur canggih yang membantu mengelola petty cash dan aspek keuangan lainnya dengan lebih baik, meningkatkan efisiensi dan kesuksesan bisnis Anda.
