Purchase Order (PO) atau pesanan pembelian merupakan hal yang cukup penting dalam kegiatan bisnis terutama bagi pemilik usaha yang sering melakukan transaksi pembelian kepada pihak lain. Biasanya perusahaan kerap mengadakan PO untuk barang tertentu. Ketika proses transaksi jual-beli berlangsung pembeli akan memesan barang melalui telepon atau email kepada penjual atau pemasok namun seiring berjalannya waktu maka segala kegiatan transaksi bisnis akan terasa lebih kompleks dan sulit untuk dikelola apalagi ketika perusahaan memesan dalam jumlah yang banyak.
Hal itulah yang menyebabkan banyak perusahaan beralih untuk menggunakan purchase order guna mempermudah kegiatan bisnis. Purchase order dokumen yang berisikan informasi secara lengkap dan detail terkait kebutuhan. Dokumen ini memiliki sifat yang mengikat guna melindungi penjual apabila pembeli tidak melakukan proses pembayaran dan apabila penjual tidak mengirimkan barang yang seharusnya.
Pencatatan dokumen kegiatan penjualan perusahaan agar lebih akurat dan detail dapat menggunakan software procurement sehingga bisnis dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.
Pengertian Purchase Order
Setiap perusahaan yang sedang menjalankan kegiatan bisnis tentunya membutuhkan bahan baku dari pemasok atau supplier. Pada perusahaan besar, tak jarang mereka akan memesan barang dalam jumlah banyak sehingga mereka membutuhkan dokumen yang bernama purchase order.
Purchase Order (PO) adalah sebuah dokumen rincian pesanan pembelian barang atau jasa dari pihak pembeli kepada pihak supplier. Sebelum pihak pembeli mengirimkan dokumen PO kepada pihak supplier, internal perusahaan akan membuat dokumen bernama Purchase Requisition (PR) kepada bagian pembelian perusahaan tersebut terkait barang atau jasa yang mereka perlukan.
Apabila bagian pembelian telah menyetujui Purchase Requisition, bagian pembelian meneruskan kebutuhan ke supplier, jika supplier sudah melakukan konfirmasi barulah dokumen PO dibuat. PO memuat semua informasi pesanan yang tertulis secara detail. Umumnya, komponen dalam PO meliputi nama barang, jumlah, harga, dan lain-lain. Semakin spesifik isi dokumen, maka kegiatan transaksi bisnis akan berjalan lebih efektif.
Dengan adanya PO, maka Anda dapat lebih mudah memeriksa barang dan jasa yang Anda pesan. Namun, tetap saja apabila dokumen PO telah terkirim, pihak pembeli dan pembeli wajib melakukan konfirmasi ulang guna meminimalisir kesalahan.
Fungsi Purchase Order
Dengan kehadiran dokumen PO, perusahaan memiliki bukti transaksi yang jelas serta menghindari perusahaan dari tindakan kecurangan, seperti misalnya terjadi pengurangan barang, kenaikan harga secara mendadak, dan mengirimkan barang dengan kualitas yang kurang baik. Berikut adalah fungsi dari Purchase Order yang perlu Anda ketahui:
Menghindari terjadinya kekeliruan
Ketika Anda memesan barang kepada supplier, maka tidak menutup kemungkinan barang tersebut tidak sesuai dengan apa yang Anda harapkan. Seperti misalnya, bahan yang kurang bagus, jumlah yang tidak sesuai, dan lain-lain.
Namun, Anda dapat menghindari hal tersebut dengan dokumen Purchase Order. Hal ini karena ketika barang yang Anda pesan tidak sesuai dengan apa yang tertera pada dokumen, maka Anda dapat melakukan komplain atau retur terhadap produk tersebut.
Selain itu, dokumen PO dapat menjadi bukti yang sah atas barang yang Anda pesan. Berbicara mengenai pengadaan barang pada perusahaan, Anda dapat menggunakan software procurement agar kegiatan yang berhubungan dengan vendor dapat berjalan lebih mudah.
Mencegah double order
Pada umumnya, perusahaan besar maupun menengah cenderung melakukan pesanan dalam jumlah yang banyak. Perusahaan dapat mencegah terjadinya double order dengan menggunakan dokumen PO.
Dokumen PO juga memiliki informasi pesanan yang lengkap dan detail. Sehingga, Anda sebagai pelaku usaha dapat melakukan pengecekan atas produk, seperti misalnya produk apa yang masih ada, barang apa yang belum tercatat ke dalam dokumen PO, dan lain-lain.
Melacak pesanan yang sudah masuk
Dengan adanya informasi yang detail dan lengkap pada Purchase Order maka Anda mampu melacak pesanan dengan lebih mudah sehingga dapat menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.
Selain itu, karena dokumen PO merupakan dokumen yang sah secara hukum maka Anda dan supplier dapat menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi Hasilnya, inventori dan stok pun terkelola dengan baik.
Alasan Pentingnya Purchase Order dalam Proses Bisnis
Baca Juga: Apa itu Sistem Pembelian, Pengertian serta Manfaatnya untuk Bisnis
Walaupun PO penting dalam kegiatan bisnis, namun, faktanya masih banyak perusahaan yang tidak melibatkan dokumen PO dalam proses bisnis. Biasanya, hal ini terjadi karena perusahaan merasa memiliki hubungan baik dengan supplier. Sehingga, perusahaan menganggap tidak perlu menggunakan dokumen PO.
Namun, sebagai pelaku bisnis seharusnya Anda menyadari betapa pentingnya dokumen ini. Purchase Order membantu pembeli untuk memesan barang dan jasa kepada pemasok yang sesuai dengan kebutuhan dalam jumlah banyak.
Perusahaan yang menerapkan PO dalam proses bisnis tentunya akan lebih mudah dalam melakukan pendataan terkait barang dan jasa yang mereka pesan. Sehingga, dapat mencegah tindak kejahatan yang dapat merugikan perusahaan. Selain itu, Anda sebagai pelaku bisnis dapat mengajukan harga yang Anda inginkan kepada pemasok dan apabila harga tersebut disetujui maka hal tersebut dapat lebih menguntungkan perusahaan.
Dokumen PO menjadi surat perjanjian yang sah antara dua belah pihak dan menjadi bukti kepada bank, auditor, dan lembaga pajak bahwa perusahaan Anda melakukan transaksi bisnis jual-beli dengan legal dan benar. Adanya perkembangan teknologi juga memampukan dokumen PO dapat diakses secara digital melalui internet sehingga Anda dapat meminimalisir terjadinya kesalahan input.
Pro dan Kontra Purchase Order
Walaupun memiliki manfaat yang banyak dalam keberlangsungan bisnis tentunya terdapat pro dan kontra terkait dokumen PO. Melansir dari Shopify, berikut adalah pro dan kontra mengenai dokumen purchase order:
PRO
- PO membantu melacak barang yang dipesan dan diterima, sehingga meningkatkan akurasi inventaris.
- PO membantu merencanakan pengeluaran dan memastikan dana tersedia sebelum pembelian, sehingga meningkatkan manajemen keuangan.
- PO membantu pembeli dan supplier menjadwalkan pengiriman dengan detail, sehingga mempercepat prosesnya.
KONTRA
- PO bisa terasa merepotkan untuk pembelian kecil karena proses pembuatan dan penyimpanannya.
- Kartu kredit dapat digunakan untuk pembelian kecil dan menawarkan kemudahan pembayaran.
Alur Kerja Purchase Order
- Departemen yang membutuhkan barang/jasa akan mengajukan purchase requisition kepada divisi procurement. Divisi procurement kemudian meninjau purchase requisition dan membuat PO jika disetujui.
- PO yang dibuat perlu diotorisasi oleh atasan di divisi procurement. Pada beberapa perusahaan, bagian keuangan juga terlibat dalam otorisasi PO, terutama untuk pembelian dalam jumlah besar.
- Setelah PO diotorisasi, PO tersebut akan dikirimkan ke pemasok untuk peninjauan. Pemasok kemudian dapat menyetujui atau menolak kontrak yang tercantum dalam PO.
- Jika PO disetujui, maka kedua belah pihak, yaitu pembeli dan pemasok, terikat dalam kontrak. PO kemudian dicatat dalam bagian keuangan perusahaan. Pemasok selanjutnya akan mempersiapkan barang dan mengirimkan invoice kepada pembeli. Pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan, baik sebelum atau setelah pengiriman barang.
Perlu diingat bahwa software procurement dapat membantu dalam mengelola PO dan mengotomatisasi prosesnya. Selain itu, terdapat beberapa jenis PO dengan cara kerja yang sedikit berbeda, seperti blanket order dan standing order.
Baca juga: Rekomendasi Software Purchase Order (PO) di Indonesia
Contoh Purchase Order
Setelah melihat alur kerja purchase order, tentunya Anda perlu mengetahui seperti apa dokumen PO agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembuatan dokumen tersebut. Hal ini karena terdapat dua jenis dokumen yang sering perusahaan gunakan, yaitu PO manual dan PO digital. Purchase order manual merupakan dokumen yang menggunakan kertas dalam proses transaksi, sedangkan purchase order digital dibuat dan dikirimkan dalam bentuk file secara online.
Contoh PO Manual
Contoh PO Digital
Komponen dalam Form PO
Sebagai dokumen pemesanan pembelian, purchase order berisikan informasi terkait barang yang akan Anda pesan. Dokumen PO memiliki kemiripan dengan dokumen invoice, hanya saja perbedaannya terletak pada isi dan nomor pesanan unik yang fungsinya membantu melacak pesanan pembelian dengan mudah. Berikut adalah komponen dalam pembuatan form PO:
Identitas perusahaan
Perusahaan yang memesan barang kepada pihak pemasok wajib mencantumkan identitas seperti nama perusahaan dan nama orang yang melakukan pemesanan. Jangan lupa untuk memberikan Informasi secara detail terkait nama supplier.
Tanggal purchase order
Tanggal PO sangat penting untuk memberitahu pihak pembeli terkait pemesanan barang dan jasa. Penting untuk mencantumkan nomor PO agar pelacakan barang dapat berjalan lebih mudah.
Alamat & Tanggal pengiriman dan penagihan
Alamat & tanggal dalam hal ini sangat penting karena menyangkut pengiriman barang. Khususnya untuk pembeli yang memiliki banyak cabang guna menghindari kesalahan saat proses pengiriman dan mempermudah dalam pengiriman invoice atau rincian penagihan.
Nomor telepon dan E-mail
Pembeli wajib mencantumkan nomor telepon atau email agar ketika barang yang mereka pesan habis, terjadi kendala, dan lain-lain, maka pihak pemasok dapat dengan mudah menghubungi pihak pembeli. Selain itu, relasi antara pembeli dan penjual dapat berjalan dengan baik.
Deskripsi barang
Dalam PO, pembeli harus memberikan informasi secara lengkap mengenai barang atau jasa yang mereka pesan. Deskripsi barang bisa berupa nomor model, harga, kuantitas, warna, ukuran, jenis, dan lain-lain.
Pembayaran
Adanya informasi mengenai waktu pembayaran merupakan hal yang penting dalam PO. Misalnya, pembayaran akan jatuh tempo 30 hari setelah barang sampai ke pihak pembeli. Selain itu, apabila pembeli melakukan pembayaran secara cash maka bisa jadi harga barang akan lebih murah.
Perbedaan Purchase Order dengan Invoice
Ketika sebuah perusahaan menjalankan transaksi jual-beli kepada pihak lain, tentunya tidak akan terlepas dari istilah purchase order dan invoice. Hal ini karena kedua dokumen tersebut memiliki peranan penting dalam kegiatan bisnis. Sekilas, dokumen PO dan invoice memang memiliki kemiripan. Sehingga, tak sedikit orang yang tidak dapat membedakan kedua dokumen tersebut. Berikut adalah perbedaan antara PO dan invoice yang perlu Anda ketahui.
- Purchase order adalah perjanjian yang dibuat oleh pihak pembeli kepada pihak pemasok, sebaliknya invoice dibuat oleh pihak pemasok kepada pihak pembeli.
- PO adalah dokumen yang berisikan informasi detail terkait pemesanan barang atau jasa, sedangkan invoice adalah rincian penagihan atas barang atau jasa yang perusahaan pesan kepada pihak pembeli.
- Purchase order dikirimkan kepada pemasok ketika sedang memesan barang atau jasa. Invoice dikirimkan setelah barang atau jasa selesai dikerjakan serta sebelum atau saat tanggal jatuh tempo.
Teknologi Pencatatan Purchase Order
Teknologi memainkan peran penting dalam pencatatan dan pengelolaan purchase order (PO), membantu bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses pembelian. Beberapa teknologi utama yang dapat digunakan meliputi:
1. Software ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu platform, termasuk manajemen purchase order. Dengan ERP, semua data terkait pembelian dapat diakses dan dikelola dalam satu sistem, memudahkan pelacakan dan pengelolaan PO secara real-time. Fitur otomatisasi dalam ERP juga memungkinkan pengelolaan inventaris, pengiriman, dan pelaporan yang lebih efisien.
2. Sistem E-Procurement
Sistem e-procurement memungkinkan bisnis untuk mengelola proses pembelian secara elektronik. Ini mencakup pembuatan, pengiriman, dan persetujuan PO secara digital, yang mengurangi kebutuhan akan dokumen fisik dan mempercepat proses pembelian. E-procurement juga menyediakan fitur pelacakan yang membantu memonitor status pesanan dari awal hingga selesai.
3. Aplikasi Manajemen Purchase Order
Aplikasi khusus untuk manajemen PO menawarkan fitur-fitur seperti otomatisasi pembuatan PO, manajemen vendor, pelacakan status PO, dan integrasi dengan sistem keuangan lainnya. Aplikasi ini dirancang untuk mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan kecepatan serta akurasi dalam proses pembelian.
EQUIP menawarkan solusi manajemen purchase order yang terintegrasi dengan fitur-fitur canggih yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda seperti software invoice dan lain sebagainya, memastikan proses pembelian berjalan lancar dan efisien.
4. Cloud Computing
Menggunakan platform berbasis cloud untuk manajemen PO memungkinkan akses data secara real-time dari mana saja. Cloud computing juga mendukung kolaborasi antar tim dan penyimpanan data yang aman serta skalabilitas yang tinggi sesuai kebutuhan bisnis.
5. Blockchain Technology
Blockchain dapat digunakan untuk meningkatkan transparansi dan keamanan dalam proses purchase order. Teknologi ini memungkinkan pencatatan transaksi yang tidak dapat diubah, memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proses pembelian memiliki akses ke data yang sama dan valid.
6. Mobile Applications
Aplikasi mobile untuk manajemen PO memungkinkan pengelolaan dan persetujuan PO dari perangkat seluler. Ini memberikan fleksibilitas bagi manajer dan tim pembelian untuk mengelola proses pembelian kapan saja dan di mana saja.
7. Artificial Intelligence (AI) dan Machine Learning (ML)
AI dan ML dapat digunakan untuk menganalisis data pembelian dan memberikan wawasan yang berguna untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini juga dapat memprediksi kebutuhan inventaris dan mengidentifikasi pola pengeluaran yang dapat membantu dalam negosiasi dengan vendor dan pengelolaan biaya.
Kesimpulan
Dalam artikel ini, kita telah membahas pentingnya Purchase Order (PO) dalam bisnis, mulai dari pengertian, fungsi, hingga alur kerja dan komponen penting dalam dokumen PO. PO tidak hanya membantu menghindari kekeliruan dan mencegah double order, tetapi juga memudahkan pelacakan pesanan dan memastikan transaksi berjalan efisien. Kami juga menyoroti pro dan kontra PO serta pentingnya teknologi dalam pencatatan PO.
Menggunakan aplikasi procurement seperti EQUIP dapat membantu bisnis Anda mengelola PO dengan lebih efisien. Dengan fitur otomatisasi, integrasi real-time, dan pelacakan yang mudah, EQUIP memastikan proses pembelian berjalan lancar dan akurat. Untuk melihat bagaimana solusi ini dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda, Anda dapat mencoba demo gratis EQUIP.
