Memahami perbedaan procurement dan purchasing sangat penting untuk pengelolaan rantai pasok yang efisien. Meski sering dianggap serupa, keduanya memiliki cakupan dan fungsi berbeda. Procurement berfokus pada pengadaan strategis, sementara purchasing lebih operasional, terkait proses pembelian.
Sebagai bagian penting dari rantai pasok, kedua peran ini saling melengkapi untuk memastikan ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Dengan pemahaman yang tepat, perusahaan dapat merancang sistem manajemen rantai pasok yang optimal.
Penggunaan teknologi, seperti aplikasi purchasing, membantu mempercepat proses, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan akurasi data. Solusi ini memungkinkan pengelolaan pengadaan dan pembelian dalam satu platform terintegrasi.
Pengertian Procurement
Procurement adalah keseluruhan proses yang mencakup perencanaan, seleksi, negosiasi, hingga pengelolaan hubungan dengan pemasok untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa perusahaan. Berbeda dengan purchasing, yang lebih fokus pada aktivitas pembelian, procurement melibatkan analisis pasar, manajemen kontrak, dan hubungan jangka panjang dengan pemasok.
Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan barang atau jasa dengan kualitas terbaik, harga yang bersaing, dan waktu pengiriman yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Proses dalam Procurement
Proses procurement melibatkan berbagai tahapan yang lebih panjang dan melibatkan banyak pihak dalam organisasi. Berikut adalah tahapan umum dalam proses procurement:
- Identifikasi Kebutuhan
Proses dimulai dengan identifikasi barang atau jasa yang diperlukan perusahaan. Tahap ini melibatkan kolaborasi antar departemen untuk menentukan kebutuhan dengan tepat. - Pencarian dan Evaluasi Pemasok
Setelah kebutuhan diketahui, langkah berikutnya adalah mencari pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Proses ini melibatkan evaluasi berdasarkan kualitas, biaya, kapasitas pengiriman, serta reputasi pemasok di pasar. - Negosiasi dan Penentuan Syarat Kontrak
Begitu pemasok terpilih, tahap negosiasi dimulai. Di sini, perusahaan dan pemasok akan menyepakati harga, volume pembelian, serta syarat dan ketentuan lainnya yang menguntungkan kedua pihak. - Manajemen Kontrak dan Hubungan Pemasok
Salah satu aspek penting dalam procurement adalah membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok. Pemantauan dan manajemen kontrak secara terus-menerus dilakukan untuk memastikan kesepakatan tetap berjalan sesuai rencana dan memenuhi kebutuhan perusahaan.
Tujuan Utama Procurement
Tujuan utama dari procurement adalah untuk memastikan kelancaran pasokan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dengan cara yang efisien dan dengan harga yang bersaing. Selain itu, procurement juga berfungsi untuk mengelola hubungan jangka panjang dengan pemasok agar tercipta kolaborasi yang menguntungkan kedua belah pihak.
Pengertian Purchasing
Sementara itu, purchasing adalah salah satu bagian dari procurement yang lebih fokus pada aktivitas operasional sehari-hari dalam pembelian barang atau jasa. Purchasing meliputi proses pembuatan pesanan pembelian (purchase order), penerimaan barang atau jasa, serta pengelolaan pembayaran kepada pemasok. Purchasing berfungsi untuk memastikan bahwa barang yang dibutuhkan perusahaan tersedia tepat waktu, dengan harga yang sesuai dan sesuai dengan kualitas yang diinginkan.
Proses dalam Purchasing
Proses purchasing lebih sederhana dan berfokus pada eksekusi langsung dari pembelian barang atau jasa. Berikut adalah tahapan utama dalam purchasing:
- Pembuatan Purchase Order (PO)
Setelah permintaan pembelian disetujui, tim purchasing akan membuat purchase order (PO) yang berfungsi sebagai dokumen resmi pemesanan barang atau jasa kepada pemasok. PO mencakup informasi terkait harga, jumlah, dan waktu pengiriman barang. - Penerimaan Barang atau Jasa
Setelah barang atau jasa dikirim oleh pemasok, tim purchasing bertugas untuk memeriksa kualitas dan jumlah barang yang diterima agar sesuai dengan yang tertera pada PO. - Pembayaran kepada Pemasok
Setelah barang atau jasa diterima dan diperiksa, tim purchasing akan melanjutkan ke tahap pembayaran. Pembayaran dilakukan sesuai dengan syarat yang telah disepakati dalam kontrak atau PO.
Tujuan Utama Purchasing
Tujuan utama purchasing adalah untuk memastikan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan tersedia tepat waktu dengan harga yang sesuai, dan kualitas yang memadai. Proses ini juga bertujuan untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan dengan memastikan ketersediaan barang yang diperlukan dalam kegiatan produksi atau operasional sehari-hari.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Meskipun procurement dan purchasing sering digunakan bergantian, ada beberapa perbedaan purchasing dan procurement yang mendasar, baik dari segi cakupan, tujuan, hingga proses yang dilalui.
| Procurement | Purchasing |
| Fokus : Strategi pengadaan barang atau jasa secara keseluruhan | Fokus : Aktivitas pembelian barang atau jasa |
| Proses : Melibatkan perencanaan, evaluasi pemasok, negosiasi | Proses : Terkonsentrasi pada pembuatan PO dan pembayaran |
| Tujuan : Membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok | Tujuan : Memastikan ketersediaan barang atau jasa tepat waktu |
| Lingkup : Lebih luas, melibatkan analisis pasar, seleksi pemasok, dan manajemen kontrak | Lingkup : Berfokus pada transaksi pembelian saja |
Persamaan Procurement dan Purchasing
Meskipun keduanya memiliki perbedaan yang signifikan, procurement dan purchasing juga memiliki beberapa kesamaan yang perlu dipahami:
- Tujuan Utama
Baik procurement maupun purchasing bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan barang atau jasa yang diperlukan untuk operasional sehari-hari. - Keterkaitan Proses
Proses purchasing merupakan bagian dari keseluruhan proses procurement. Procurement menyusun strategi dan manajemen hubungan jangka panjang dengan pemasok, sementara purchasing mengeksekusi keputusan yang telah dibuat dalam proses tersebut. - Peran dalam Manajemen Rantai Pasok
Keduanya memegang peranan penting dalam mengelola rantai pasok perusahaan untuk memastikan bahwa barang atau jasa tersedia tepat waktu, dengan harga yang sesuai dan kualitas yang memadai.
Manfaat Menggunakan Sistem untuk Procurement dan Purchasing
Dalam era digital, banyak perusahaan mulai mengadopsi aplikasi dan software untuk mendigitalisasi proses procurement dan purchasing. Salah satu platform yang dapat digunakan adalah aplikasi purchasing yang membantu perusahaan dalam mengelola pembelian barang secara lebih efisien dan akurat.
Dengan menggunakan sistem terintegrasi, perusahaan dapat mempermudah pembuatan purchase order (PO), memantau status pesanan, serta mengelola anggaran dan pembayaran dengan lebih transparan. Salah satu solusi yang dapat diandalkan adalah sistem pembelian dari EQUIP, yang menawarkan berbagai fitur yang membantu perusahaan dalam mengelola procurement dan purchasing secara efektif.
Fitur-fitur Software Procurement EQUIP:
- E-Procurement for online tenders and RFQ / ITQ
Memudahkan proses pembelian barang serta mengotomatisasi dan mengamankan proses pembayaran ke vendor.Â
- OCR for RFQ
Mempercepat proses digitalisasi RFQ fisik ke dalam sistem dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan input apabila dilakukan secara manual.
- Automatic Vendor Rating (Punctuality, Pricing Index – compared to other vendors & Completeness)
Memastikan bahwa perusahaan bekerjasama dengan vendor yang terpercaya berdasarkan fulfillment pesanan.
- Vendor Promotion Program Management
Mengetahui vendor mana yang memberikan penawaran terbaik, mengoptimalkan manfaat dari promosi vendor, dan memastikan bahwa penawaran terbaik dimanfaatkan dengan maksimal.
- Budget tracking & limit per purchase
Mencegah terjadinya pengeluaran yang melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Dapat membantu perusahaan dalam menjaga kontrol finansial yang ketat selama proses pembelian atau pengadaan.
Kesimpulan
Memahami perbedaan procurement dan purchasing sangat penting bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan manajemen rantai pasok mereka. Procurement berfokus pada strategi jangka panjang dalam pengadaan barang dan jasa, sedangkan purchasing lebih pada aktivitas operasional untuk memastikan ketersediaan barang tepat waktu. Keduanya memiliki peran yang saling melengkapi dan tidak dapat dipisahkan dalam menjalankan operasional bisnis.
Investasi dalam teknologi seperti aplikasi purchasing akan sangat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan dalam proses pengadaan. Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat lebih fokus pada strategi dan pengelolaan hubungan dengan pemasok untuk menciptakan bisnis yang lebih produktif dan berkelanjutan.
FAQ Tentang Perbedaan Procurement dan Purchasing
Procurement mencakup proses lengkap mulai dari perencanaan, negosiasi, hingga pengadaan barang/jasa, sedangkan purchasing hanya fokus pada pembelian barang secara langsung.
Tugas procurement meliputi riset pemasok, kontrak, dan strategi pengadaan, sementara purchasing lebih terfokus pada proses pemesanan dan penerimaan barang sesuai kebutuhan.
Procurement melibatkan perencanaan jangka panjang dan hubungan dengan pemasok untuk efisiensi biaya, sedangkan purchasing adalah bagian operasional dalam memenuhi permintaan secara langsung.
