Pengertian Cloud Accounting dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Apakah Anda saat ini masih mengelola proses akuntansi secara manual? Apakah Anda menjadi frustasi dan lelah karena mengelola secara manual sangat memakan waktu yang lama dan rumit? Kalau begitu, Anda saat ini sedang berada di tempat yang tepat untuk memberikan solusi atas permasalahan Anda. 

Di era bisnis modern saat ini, Anda tidak perlu lagi khawatir karena sudah banyak inovasi yang lahir, salah satunya adalah cloud accounting yang bisa menjadi solusi atas keresahan dan keluhan Anda terkait pengelolaan akuntansi secara manual. Namun, apa itu cloud accounting? 

Cloud accounting adalah sistem akuntansi yang memanfaatkan cloud computing untuk mengelola proses keuangan secara online. Sistem ini dapat meminimalisir kesalahan catatan akuntansi, seperti kesalahan pencatatan, kehilangan data, proses rekonsiliasi bank yang tidak sesuai, dan lainnya. 

Namun, bagaimana sebenarnya accounting online bekerja dan dapat memudahkan proses pencatatan akuntansi? Dalam artikel ini kami akan membahas secara mendalam mengenai cara kerja, kelebihan, kekurangan, dan rekomendasi software akuntansi yang dapat Anda pertimbangkan untuk digunakan. 

Manfaat dan Peran Penggunaan Cloud Accounting bagi Perusahaan 

Secara singkat, pengertian cloud accounting adalah sebuah sistem yang terintegrasi dengan teknologi cloud computing secara online. Hal ini memberikan akses bagi perusahaan untuk dapat mengelola laporan keuangan dari mana saja dan kapan saja tanpa perlu datang ke kantor. 

Tentu, hal tersebut meningkatkan efisiensi perusahaan dalam mengelola laporan akuntansi. Fungsi cloud accounting juga dapat menyatukan seluruh data keuangan ke satu platform utuh, sehingga perusahaan dapat menghemat pengeluaran yang biasanya digunakan untuk membeli kertas laporan. 

Dalam penggunaannya, cloud accounting dapat diakses oleh beberapa pengguna sekaligus. Hal ini dapat membuat pengelolaan sekaligus pemantauan terhadap suatu laporan dapat berjalan di waktu yang bersama, sehingga setiap perubahan akan terus diperbarui secara real-time. 

Berikut adalah beberapa manfaat cloud accounting yang dapat mempermudah proses akuntansi: 

• Meningkatkan akurasi laporan: Selain menyediakan platform untuk menyimpan, cloud accounting juga didukung dengan sistem yang dapat menganalisis dan mendeteksi jika terdapat kesalahan. Hal ini dapat meningkatkan akurasi laporan. 

• Memudahkan kolaborasi: Dengan disediakannya pilihan untuk dapat diakses oleh beberapa pengguna, fungsi accounting online adalah memudahkan proses kolaborasi pada tim akuntansi dalam mengerjakan laporan. 

• Menghemat waktu: Karena berbasis sistem online, cloud accounting software dapat menghemat banyak waktu dalam mengelola laporan karena dapat diakses dari mana saja dan kapan saja tanpa perlu melakukan perjalanan terlebih dahulu ke kantor agar dapat membuka laporan. 

• Menjaga keamanan data: Sistem accounting online dilengkapi dengan sistem keamanan yang tinggi dan backup data secara otomatis. Hal ini meminimalisir terjadinya peretasan dan kehilangan pada data keuangan yang penting bagi perusahaan.

• Transparansi laporan keuangan: Penggunaan cloud accounting software memungkinkan proses pemantauan dapat dilakukan dengan mudah, sehingga meningkatkan transparansi laporan keuangan yang dapat meningkatkan kepercayaan investor ke pihak perusahaan.  

Cara Kerja Cloud Accounting

Sistem accounting online dirancang untuk dapat memudahkan pengelolaan laporan akuntansi. Namun, bagaimana sebenarnya cara kerja dari sistem accounting online? 

Sistem accounting online dapat bekerja setelah pengguna memasukkan data keuangan, seperti penjualan dan pembelian. Data tersebut akan masuk dan diproses oleh sistem cloud yang ada. Lebih lanjutnya, data tersebut dapat diolah dan dianalisis secara otomatis menjadi laporan sesuai dengan keinginan pengguna. 

Selama data keuangan telah dimasukkan dan berada di sistem cloud, aplikasi accounting online memberikan tingkat keamanan yang tinggi dengan mengenkripsi data, autentikasi dua faktor, sampai pembatasan kontrol akses sehingga data tetap aman dari ancaman yang merugikan. 

Untuk semakin memudahkan dalam pengelolaan, aplikasi accounting online juga dapat terintegrasi dengan sistem yang mendukung pengelolaan keuangan, seperti CRM, manajemen inventaris, dan sistem payroll. 

Kendala Penggunaan Cloud Accounting Software yang Perlu Diperhatikan

Meskipun mengimplementasikan sistem accounting online dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola laporan akuntansi, masih terdapat kendala dalam penggunaan sistem ini yang perlu Anda perhatikan. Berikut kami sajikan kendala yang kerap terjadi saat menggunakan software accounting online: 

1. Sangat tergantung pada penggunaan internet

Untuk dapat bekerja secara optimal, sistem accounting online membutuhkan jaringan koneksi internet. Meskipun, hal ini dapat memberikan kemudahan untuk diakses, tetapi hal ini juga bisa menjadi kendala yang perlu diperhatikan. 

Sistem accounting online sangat ketergantungan dengan koneksi internet, sehingga jika pengguna tidak terkoneksi dengan jaringan maka sistem ini tidak akan bekerja dengan optimal dan mengelola catatan keuangan perusahaan. 

2. Downtime yang dapat menghambat produktivitas 

Aplikasi accounting online terkoneksi dengan server utama untuk selanjutnya dapat memproses laporan keuangan. Namun, akan ada masanya di mana sebuah server membutuhkan maintenance dari server utama untuk dapat beroperasi secara optimal lagi. 

Secara tidak langsung, hal ini akan membuat perusahaan mengalami kesulitan untuk melakukan pengelolaan keuangan, sehingga dapat mengganggu jalannya produktivitas bagi perusahaan.   

3. Migrasi data yang dapat memakan waktu 

Proses pemindahan data dari pencatatan laporan keuangan secara konvensional dan sistem cloud accounting dapat memakan waktu yang lama. Terlebih jika format data yang digunakan memiliki perbedaan yang cukup signifikan. 

Hal tersebut membuat pengguna harus menunggu beberapa waktu sebelum akhirnya sistem accounting online dapat berjalan secara optimal. 

Tips Memilih Sistem Cloud Accounting yang Tepat untuk Perusahaan

Dalam memilih sistem cloud accounting, Anda dituntut untuk dapat selektif dan teliti untuk menyeleksi. Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda simak sebagai dasar untuk memilih sistem cloud accounting yang tepat: 

• Perhatikan tingkat keamanan yang ditawarkan: Dengan menggunakan cloud accounting, otomatis Anda mempercayakan seluruh data penting dan sensitif untuk dimasukkan dalam sistem. Dalam hal ini, Anda harus memastikan bahwa keamanan yang ditawarkan sudah cukup tinggi agar data-data perusahaan tetap terhindar dari ancaman kehilangan dan peretasan. 

• Fitur-fitur yang tersedia: Pastikan bahwa sistem yang Anda pilih memiliki fitur yang memang berguna untuk pengelolaan keuangan, seperti fitur back up, otomatisasi pencatatan keuangan, integrasi dengan bank, dan lainnya. 

• Kepatuhan terhadap regulasi keuangan: Pilih sistem yang telah terstandarisasi standar keuangan di Indonesia, yaitu Standar Akuntansi Keuangan (SAK). Sehingga laporan keuangan yang dihasilkan dapat tetap mematuhi kebijakan yang berlaku. 

• Layanan pelanggan yang diberikan: Periksa layanan pelanggan yang diberikan oleh setiap vendor penyedia accounting online. Pastikan bahwa layanan pelanggan yang diberikan responsif, agar dapat membantu jika terdapat kesulitan saat mengoperasikan sistem. 

Sistem Cloud Accounting Equip sebagai Solusi Terbaik Pengelolaan Laporan Keuangan

Kebutuhan akan cloud accounting yang meningkat di era bisnis modern membuat vendor penyedia sistem accounting online juga meningkat. Salah satu vendor cloud accounting dengan kualitas terbaik adalah Equip. 

Cloud accounting dari Equip dirancang khusus untuk dapat membantu pengelolaan keuangan perusahaan. Sistem ini dilengkapi dengan fitur-fitur komprehensif dan demo gratis yang memberikan akses untuk dapat mempelajari dan memahami terlebih dahulu sistem cloud accounting Equip. 

Aplikasi ini didesain memiliki antarmuka yang ramah pengguna, sehingga mudah untuk digunakan oleh berbagai pengguna dari berbagai latar belakang. Selain itu, aplikasi ini dapat terintegrasi dengan mudah dengan sistem lain dan memastikan bahwa migrasi data berjalan dengan cepat dan mudah. 

Agar dapat membantu pengelolaan keuangan, cloud accounting dari Equip dilengkapi dengan fitur Multi Level Analytical yang dapat secara otomatis menganalisis laporan keuangan dari seluruh transaksi keuangan yang ada secara real-time dan dapat di filter berdasarkan berbagai kategori. 

Fitur lain dari sistem accounting online Equip yang dapat membantu proses akuntansi adalah Bank Integration – Auto Reconciliation yang dapat memastikan bahwa saldo yang tercatat dalam pembukuan internal telah sesuai dengan saldo yang tercatat di bank. 

Lebih lanjutnya, berikut adalah fitur lengkap lainnya yang ditawarkan oleh cloud accounting dari Equip untuk mempermudah pengelolaan keuangan: 

• Bank Integration – Auto Payment: Memastikan transaksi pembayaran terjadwal dan dieksekusi tepat waktu.

• Cash Flow Reports: Memantau arus kas masuk dan keluar perusahaan guna memastikan likuiditas yang cukup, membuat perencanaan keuangan yang tepat, dan mengidentifikasi serta mengatasi potensi masalah keuangan.

• Forecast Budget: Memprediksi anggaran di masa depan berdasarkan data historis untuk membantu pengadaan dana. 

• Budget S Curve: Melacak dan memahami distribusi pengeluaran dalam proyek secara visual, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih tepat. 

• Financial Statement with Budget Comparison: Melakukan perbandingan terhadap keuangan aktual dengan anggaran yang telah ditetapkan.

Kesimpulan 

Era bisnis modern memunculkan berbagai inovasi baru, salah satunya adalah sistem accounting online. Penggunaan cloud accounting membantu proses mengelola keuangan menjadi mudah dan efisien. 

Terintegrasi dengan cloud accounting software adalah solusi terbaik agar perusahaan dapat memiliki laporan keuangan dengan akurasi yang tinggi dan terhindar dari risiko merugikan, seperti kesalahan pencatatan, human error, dan lainnya. 

Cloud accounting software dari Equip dapat menjadi salah satu vendor yang layak untuk Anda pertimbangkan. Vendor ini disesuaikan dengan format yang diatur oleh hukum pemerintah, seperti DJP, PSAK, dan lainnya. Sehingga perusahaan tetap patuh pada regulasi pemerintah saat membuat laporan keuangan. 

Jika Anda ingin mempelajari dan memahami lebih lanjut bagaimana accounting online software dari Equip dapat membantu pengelolaan keuangan, Anda dapat mengakses demo gratis yang disediakan dengan mengklik di sini!