Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi alat penting bagi bisnis modern saat ini. Tanpa pemahaman yang jelas mengenai modul-modul dalam ERP, perusahaan kesulitan dalam mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, seperti keuangan, inventaris, SDM, dan produksi, yang dapat menyebabkan redundansi dan kesalahan data.
Modul ERP (Enterprise Resource Planning) adalah software untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform. Dengan modul ERP, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memaksimalkan produktivitas melalui otomatisasi dan analisis data real-time.
Pilihan vendor ERP pun telah banyak yang tersedia dengan berbagai modul yang mereka miliki. Modul ERP adalah bagian-bagian terpisah dari perangkat lunak yang mengelola fungsi-fungsi tertentu.
Namun, perlu untuk Anda ketahui, salah dalam memilih vendor ERP dapat berakibat fatal kepada perusahaan. Tujuan pengaplikasian ERP yang awalnya untuk menekan biaya bisa saja tidak dapat terwujud. Bahkan, perusahaan berpotensi menambah kerugian karena keterbatasan vendor ERP tersebut.
Masalah lain yang timbul adalah tidak terintegrasinya satu modul dengan modul ERP yang lain. Kondisi ini tentu memperlambat efektivitas kerja perusahaan karena kumpulan data dari satu divisi tidak dapat diakses oleh divisi lain.
Selain itu, Anda juga perlu memastikan tiap modul dapat dikustomisasi agar tidak membatasi fungsionalitas dan efektivitas sistem. Kustomisasi ini penting agar kebutuhan spesifik perusahaan dapat dipenuhi dan ERP mampu memberikan solusi komprehensif.
Maka dari itu, artikel ini akan memberikan panduan lengkap untuk Anda mengenai apa saja modul-modul dalam ERP. Harapannya, Anda dapat menentukan modul mana yang sesuai dan aplikatif dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan.
12 Macam Modul ERP Wajib bagi Perusahaan
Sebelum memutuskan untuk memilih vendor yang mana, ada baiknya Anda terlebih dahulu mengetahui serta memahami macam-macam modul dalam ERP. Modul-modul ini telah dilengkapi dengan akurasi dan optimasi tingkat tinggi yang memiliki dukungan AI. Berikut merupakan 12 macam modul yang umum disediakan oleh sistem ERP:
1. Inventory
Pernahkah Anda mengalami kesulitan dalam melacak barang di gudang perusahaan? Tidak jarang bahkan barang-barang tersebut bahkan hilang sampai menimbulkan kerugian.
Bukan hanya itu, kesulitan dalam pengelolaan inventaris juga dapat menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok barang. Pada akhirnya, buruknya pengelolaan inventaris itu dapat mengganggu operasional perusahaan. Sistem manual memang sering mengalami kesalahan pencatatan dan pelacakan barang, yang menyebabkan data yang tidak akurat.
Apabila anda seorang pengusaha ritel maupun manufaktur, modul ini akan sangat cocok untuk Anda. Fitur-fitur yang dimiliki software manajemen inventaris ini membantu pengelolaan segala aspek yang terkait dengan persediaan barang atau bahan baku yang dimiliki perusahaan.
Modul ini mampu untuk melacak dan mengelola stok barang perusahaan secara menyeluruh. Lebih dari itu, fitur utama dari modul ini meliputi:
- Pencatatan persediaan: Melacak jumlah, lokasi, dan status barang secara real-time.
Pengelolaan penjualan: Mengintegrasikan informasi penjualan dan pembelian untuk mengupdate stok secara otomatis. - Optimalisasi persediaan: Menggunakan analisis prediktif untuk menentukan jumlah stok optimal, mengurangi risiko kelebihan stok atau kekurangan stok.
- Pelaporan dan analisis: Menghasilkan laporan detail tentang status inventory, tren penjualan, dan kebutuhan restock.
Dengan fitur utama yang dimiliki oleh software ini, Anda tidak akan lagi mengalami overstocking ataupun understocking. Apabila terjadi tentu akan membahayakan arus kas dan penyimpanan.
2. Warehouse management system
Manajemen gudang yang efisien adalah kunci keberhasilan dalam operasional perusahaan. Namun, bagaimana jika gudang anda masih berjalan secara tradisional? Keterlambatan dalam pengiriman pun sering terjadi.
Manajemen gudang yang buruk dapat berujung masalah serius bagi bisnis. Saat pengelolaannya tidak optimal, biaya operasional untuk gudang akan membengkak lalu mengganggu rantai pasok. Bila jenuh dengan kondisi tersebut, Warehouse Management System (WMS) akan memfasilitasi kebutuhan gudang Anda.
Bayangkan semua tugas manual yang memakan waktu seperti penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman, dapat diotomatisasi. Modul ERP untuk manajemen gudang menyediakan fitur otomatisasi yang mengubah cara Anda bekerja.
Dengan sistem ini, proses-proses yang awalnya rumit dapat dibuat menjadi jauh lebih sederhana. Waktu dan usaha pun dapat yang berkurang secara signifikan. WMS akan membawa manajemen gudang Anda untuk memaksimalkan profitabilitas dan meminimalisasi human error yang sering terjadi.
Jika tertarik dan ingin merasakan sendiri fitur-fitur ini, Anda dapat menghubungi kami untuk demo gratis serta berkonsultasi dengan tim ahli.
3. Purchasing management
Bila tidak teliti dalam pembelian, perusahaan bisa mengalami pemborosan sebab tidak adanya data acuan yang memadai. Di sisi yang lain, perusahaan juga dapat mengalami kekurangan stok bila tidak mampu memperkirakan jangka waktu pengadaan dengan tepat.
Anda tidak perlu khawatir sebab modul purchasing management dalam sistem ERP mampu mengelola pengadaan secara efektif dan efisien.
Dengan input data secara berkala, perusahaan akan terbantu oleh modul ini dalam mengoptimalkan pengeluaran, memelihara hubungan baik dengan pemasok, sampai mampu mendukung kebutuhan konsisten berkelanjutan. Fitur utama modul purchasing management:
- Pengelolaan pemasok: Modul ini menyimpan data terperinci tentang pemasok, termasuk riwayat transaksi, penilaian kinerja, dan informasi kontak. Ini membantu perusahaan dalam memilih dan memelihara hubungan dengan pemasok yang paling dapat diandalkan dan efektif biaya.
- Pengelolaan Purchase Orders (PO): Membuat, mengirim, dan melacak purchase orders. Modul ini otomatis mengintegrasikan PO dengan inventory dan financial systems untuk mengupdate stok dan keuangan secara real-time saat transaksi dilakukan.
- Negosiasi dan pengelolaan kontrak: Fasilitas untuk menegosiasikan syarat dan harga dengan pemasok serta mengelola kontrak pengadaan jangka panjang. Hal ini termasuk kemampuan untuk memantau kinerja berdasarkan kontrak yang telah disetujui.
- Analisis dan laporan pengadaan: Menghasilkan laporan tentang aktivitas pengadaan, yang dapat membantu mengidentifikasi tren pengeluaran, mengevaluasi efektivitas pemasok, dan mengoptimalkan strategi pembelian.
- Pengelolaan permintaan dan persetujuan: Mengelola permintaan pembelian dari berbagai departemen, serta menyediakan workflow persetujuan yang memastikan semua pembelian disetujui oleh otoritas yang tepat sebelum PO dikirim.
4. Accounting
Akuntansi adalah pekerjaan beresiko tinggi yang rentan akan terjadinya human error. Perusahaan sering kali menghadapi kesulitan dalam pencatatan keuangan yang akurat dan terintegrasi.
Selain keakuratan, kecepatan dalam pelaporan akuntansi juga diperlukan sebab informasi keuangan dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
Pencatatan keuangan yang buruk akan mengakibatkan pengambilan keputusan yang tidak optimal dan tidak tepat waktu. Mengatasi hal tersebut, sudah saatnya Anda beralih pada software akuntansi.
Melalui modul ini, proses akuntansi dapat terotomatisasi. Sistem kerja pun jauh lebih cepat dengan minim kesalahan dan selaras dengan sistem akuntansi yang telah ada sebelumnya. Fungsi utama modul akuntansi:
- Buku besar (General Ledger): Inti dari modul akuntansi. Semua transaksi keuangan perusahaan dapat direkam. Buku besar menyediakan framework untuk membuat laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi.
- Akun piutang (Accounts Receivable): Mengelola uang yang harus diterima dari pelanggan. Ini termasuk fakturisasi, pencatatan pembayaran, dan pengelolaan piutang.
- Akun hutang (Accounts Payable): Mengelola kewajiban yang harus dibayar ke pemasok. Ini mencakup pengelolaan faktur, pembayaran, dan laporan hutang.
- Pelaporan keuangan (Financial Reporting): Menghasilkan laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Laporan ini penting untuk analisis keuangan internal dan kebutuhan pelaporan eksternal.
- Penyusutan aset (Asset Depreciation): Menghitung dan merekam penyusutan aset tetap, seperti gedung, peralatan, dan kendaraan, sesuai dengan kebijakan akuntansi yang berlaku.
- Manajemen kas (Cash Management): Mengatur arus kas masuk dan keluar untuk mengoptimalkan likuiditas perusahaan. Ini termasuk pengelolaan rekening bank, proyeksi arus kas, dan transaksi keuangan lainnya.
5. Human resource management
Semakin banyak karyawan perusahaan, pengelolaannya pun akan semakin sulit. Biaya operasional yang telah dikeluarkan untuk gaji mereka akan tidak produktif bila pengelolaan karyawannya tidak optimal.
Manajemen karyawan yang masih dilakukan secara manual sangat memakan waktu. Penjadwalan shift, pengelolaan absensi, sampai pengaturan cuti sakit akan menghambat produktivitas bila belum terotomatisasi.
Lewat fungsi ERP yang sering disebut sistem HRIS ini, perusahaan mampu merinci data semua karyawan, termasuk tinjauan kinerja, deskripsi pekerjaan, absensi/cuti, dan pengaturan KPI. Seperti modul lainnya, modul ini akan menggantikan spreadsheet tahunan dengan otomatisasi yang selalu memperbaharui data karyawan perusahaan secara berkala.
Otomatisasi yang dapat dilakukan juga meliputi penjadwalan karyawan, rekrutmen, sampai manajemen kompensasi. Tidak hanya itu, sistem yang terintegrasi mampu membuat perhitungan bonus bagi sales potensial sebab terhubung dengan data CRM.
6. Supply chain management (SCM)
Pengelolaan alur produk dari supplier sampai konsumen adalah suatu tugas yang kompleks. Banyak risiko-risiko buruk yang mungkin terjadi seperti keterlambatan pengiriman, tidak efisiennya manajemen inventaris, menurunnya kualitas produk, sampai koordinasi yang buruk antara pemasok dan produsen.
Namun, hadirnya modul SCM akan sangat membantu Anda dalam meminimalisasi kemungkinan-kemungkinan buruk di atas. Sebab, SCM telah dilengkapi dengan kemampuan perekapan data historis sehingga mempunyai visibilitas dalam memperkirakan permintaan.
Selain itu, modul satu ini juga mampu mengoptimalkan manajemen inventaris dengan menyediakan data real-time tentang persediaan. Sehingga, kekurangan ataupun kelebihan stok dapat dicegah dan menekan kerugian.
Dengan kelebihan yang dimilikinya ini, modul SCM sangat cocok ke berbagai contoh industri seperti manufaktur, ritel, farmasi, sampai logistik dan transportasi. Contoh pada manufaktur, SCM akan membantu dalam pengelolaan bahan baku, proses produksi, dan distribusi produk jadi.
7. Sales and distribution management
Pengelolaan penjualan adalah salah satu proses bisnis yang begitu rumit. Hilangnya pelanggan maupun calon pelanggan sering terjadi karena terlambat dalam penawaran dan respons kepada pelanggan. Buruknya sistem komunikasi pelanggan yang belum terintegrasi ini akan berdampak pada produktivitas.
Melalui jenis modul ini, manager penjualan dapat mengakses skema dan aktivitas penjualan dengan baik. Perusahaan dapat melacak pesanan, pengiriman, dan kinerja penjualan secara real-time. Pengambilan keputusan strategis pun cepat diambil karena berlandaskan data yang akurat.
Modul sales sangat cocok untuk berbagai sektor industri salah satunya bisnis retail. Sistem ERP dapat memberikan data dan analitik penjualan yang akurat, mengidentifikasi produk berkinerja tinggi, mengoptimalkan strategi penetapan harga, dan menargetkan pasar yang tepat.
8. Project management
Apabila Anda seorang manajemen proyek, tentunya pernah mengalami kurangnyanya visibilitas dan kontrol terhadap berbagai aspek proyek. Pemantauan proyek secara komprehensif susah dilakukan karena data yang tidak aksesibel dan tidak terintegrasi antardepartemen.
Modul jenis ini menyediakan visibilitas real-time ke seluruh proyek melalui dashboard yang interaktif dan laporan yang komprehensif. Manajer proyek dapat melihat status proyek, kemajuan tugas, dan penggunaan sumber daya secara langsung, memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.
Dengan fitur pelacakan kemajuan, modul ERP memungkinkan manajer proyek untuk memantau perkembangan setiap tugas dan aktivitas proyek. Ini membantu dalam mengidentifikasi keterlambatan atau penyimpangan dari jadwal yang telah ditetapkan dan mengambil tindakan korektif segera.
9. Customer relationship management
Pernahkah Anda kehilangan data pelanggan karena manajemen data yang buruk dan tidak terpusat? Atau, Anda kehilangan pelanggan potensial karena gagal memahami kebutuhan pelanggan? Penggunaan sistem yang masih manual seperti harus menduplikasi data memang sangat memakan waktu.
Jika pernah mengalami permasalahan di atas, modul CRM sangat cocok untuk bisnis Anda. Aplikasi CRM akan menopang pemasaran perusahaan dengan fitur-fiturnya seperti visualisasi menyeluruh terhadap semua proses pencatatan data konsumen.
Fitur tersebut memungkinkan sistem untuk menyediakan bagan, grafik, dan berbagai ragam visual lain untuk memberikan data terkait hubungan pelanggan dan kinerja tim pemasaran secara keseluruhan. Sehingga, modul ini sangat cocok untuk berbagai perusahaan yang menjadikan pemasaran sebagai sektor vital.
Contohnya pada industri Face Moving Consumer Goods (FMCG), fitur teams yang dimiliki modul ini memungkinkan pemantauan kinerja tim pemasaran dengan memberikan laporan terkait opportunities, quotation, dan order to invoice masing-masing tim penjualan.
10. Procurement
Apabila Anda bekerja dalam bidang pengadaan, ketidakefisienan dalam proses pengadaan adalah pengalaman yang umum terjadi. Proses-proses manual yang memakan waktu, kurangnya visibilitas terhadap status pengadaan, sampai kesulitan dalam melacak pengeluaran adalah imbas dari penggunaan sistem yang masih manual.
Ketidakefisienan ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam mendapatkan bahan atau layanan yang diperlukan, biaya yang lebih tinggi, dan bahkan gangguan dalam operasi bisnis.
Sekarang, Anda perlu melakukan otomatisasi pada operasional pengadaan. Melalui software procurement, proses-proses manual yang memakan waktu akan tergantikan dengan sistem yang terotomatisasi.
Mulai dari permintaan pembelian hingga penerimaan barang dan pembayaran, semua langkah dapat diotomatisasi, mengurangi waktu dan usaha yang biasanya diperlukan.
Bukan hanya itu, modul procurement juga memungkinkan visibilitas dan pelacakan real-time terhadap semua aktivitas pengadaan. Manajer pengadaan dapat dengan mudah memantau status permintaan pembelian, pesanan yang sedang diproses, dan pengiriman barang. Ini membantu dalam memastikan bahwa tidak ada pesanan yang terlewat atau tertunda.
11. Asset control
Satu hal yang paling menakutkan dari dunia bisnis contohnya manufaktur adalah terjadinya downtime (waktu henti). Di dunia produksi yang menuntut kegesitan, downtime 15 menit saja akan berimbas kepada kerugian perusahaan dan hilangnya kepercayaan pelanggan.
Anda dapat mengelola bahkan mencegah terjadinya downtime lewat penerapan teknologi dalam modul asset control.
Dengan jenis modul asset control ini, strategi pencegahan dapat diterapkan. Sistem mampu melakukan pemeliharaan prediktif dan redundansi sistem sehingga angka risiko downtime dapat ditekan.
12. Document management system
Bayangkan Anda memiliki perusahaan dengan 500 karyawan. Perusahan ini pun memiliki berbagai departemen seperti produksi, pemasaran, penjualan, sampai keuangan.
Setiap harinya, banyak operasional bisnis yang mengeluarkan dokumen seperti kontrak, faktur, laporan keuangan, dokumen sumber daya manusia, dan catatan produksi
Jika tidak menggunakan pengelolaan dan pengarsipan dokumen yang memadai. Perusahaan anda akan keteteran. Di saat yang dibutuhkan, dokumen baik fisik maupun digital yang Anda cari malah tidak terorganisir, bahkan hilang.
Melalui modul ini, semua dokumen perusahan anda akan disimpan dalam sistem terpusat. Pencarian dokumen hanya dalam hitungan detik.
Tips dalam Memilih Vendor ERP Ideal untuk Perusahaan Anda
Vendor ERP yang tepat akan membawa performa perusahaan Anda jauh melesat dibanding biasanya. Namun masalahnya, bagaimana cara memilih vendor yang tepat setelah memahami modul-modul di atas? Berikut beberapa tips yang dapat Anda lakukan sebelum menentukan pilihan vendor ERP:
a. Pahami kebutuhan bisnis Anda
Sebelum Anda mulai mengevaluasi vendor ERP, sangat penting untuk memahami kebutuhan spesifik bisnis Anda. Identifikasi tantangan utama yang dihadapi bisnis Anda dan tujuan yang ingin dicapai dengan sistem ERP.
Ini termasuk memahami ruang lingkup operasi Anda, jumlah pengguna, dan fungsionalitas spesifik yang Anda butuhkan, seperti keuangan, manajemen rantai pasok, sumber daya manusia, dan manajemen hubungan pelanggan.
b. Cek keahlian dan pengalaman vendor
Cari vendor dengan rekam jejak yang terbukti di industri Anda. Vendor dengan keahlian spesifik industri lebih mungkin memahami tantangan unik Anda dan menyediakan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Periksa portofolio mereka, studi kasus, dan testimoni klien untuk menilai pengalaman dan keberhasilan mereka dalam proyek serupa.
c. Nilai kemampuan integrasi sistem
Sistem ERP harus terintegrasi dengan lancar dengan perangkat lunak dan sistem yang ada. Evaluasi kemampuan vendor untuk mengintegrasikan solusi ERP mereka dengan alat yang Anda gunakan saat ini, seperti perangkat lunak akuntansi, CRM, dan aplikasi bisnis lainnya. Integrasi yang mulus memastikan konsistensi data dan menyederhanakan proses di seluruh departemen.
d. Pertimbangkan skalabilitas dan fleksibilitas
Bisnis Anda mungkin akan tumbuh dan berkembang. Jadi, penting untuk memilih sistem ERP yang dapat berkembang bersama bisnis Anda. Evaluasi apakah solusi vendor cukup fleksibel untuk mengakomodasi ekspansi di masa depan, modul tambahan, dan peningkatan volume data tanpa gangguan yang signifikan.
Salah satu vendor ERP yang memenuhi standar-standar tersebut adalah EQUIP. Dengan pengalamannya di bidang ERP, EQUIP memiliki semua modul-modul yang di atas lengkap dengan fitur-fitur sebagai pertimbangan yang telah disebutkan.
Anda mungkin sudah memiliki gambaran tentang vendor ideal untuk perusahaan setelah mengetahui macam-macam modul ERP. Jika Anda tertarik untuk menggunakan modul-modul lengkap dari EQUIP, Anda bisa mulai mendaftar untuk coba demo gratisnya sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, dengan klik banner di bawah ini.
Kesimpulan
Setelah mengetahui macam-macam modul yang tersedia dalam ERP, Anda bisa menyesuaikan kembali dengan kebutuhan perusahaan. Pemahaman akan modul ini penting karena vendor ERP yang Anda pilih bisa saja menyediakan modul yang tidak sesuai dengan kebutuhan Anda.
Maka dari itu, Anda harus lebih cermat memperhatikan perbedaan tiap modul dan vendor mana saja yang mampu menyediakan modul tersebut. Anda bisa memilih EQUIP yang menyediakan seluruh modul di atas.
Selain memiliki fasilitas modul yang lengkap, modul-modul yang disediakan EQUIP terintegrasi satu sama lain di satu sistem terpusat. Anda bisa merasakan sendiri kelengkapan fiturnya lewat demo gratis lalu berkonsultasi bersama dengan tim ahli.
